News & Wissen Einführung der SAP S/4HANA Cloud mit Hilfe der SAP Activate-Methodik (Teil 2/3)

Im ersten Teil unserer Blogreihe zur SAP Activate-Methodik haben wir bereits einiges über den Implementierungsansatz in der Cloud erfahren und die „Discover“-Phase kennengelernt. Nun möchten wir hier ansetzen und die SAP Activate-Phasen „Prepare“, „Explore“ und „Realize“ vorstellen.

Die Prepare-Phase

Der Weg in die SAP S/4HANA Cloud mit SAP Activate

In der Prepare-Phase geht es darum, das Projekt zu planen, die Systemlandschaften aufzusetzen und Cloud-Zugänge zu organisieren. Einer der weiteren Hauptbestandteile dieser Phase stellt die Aktivierung der Best Practice-Pakete für das jeweilige Szenario und die entsprechende Branche dar.

Um einen Überblick über die Prepare-Phase zu ermöglichen, sind nachfolgend einige der Schlüsselaktivitäten dieser Phase aufgelistet:

• Definition des Projektziels, des Projektumfangs und eines Projektplans
• Identifizierung und Quantifizierung der Geschäftsziele
• Sicherung der Unterstützung der Geschäftsleitung
• Etablierung von Projektstandards, der Projektorganisation und Kontrolle
• Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam
• Validierung der Projektziele
• Beginn der Selbstermöglichung
• Erhalt und Aktivierung des Starter-Systems
• Projekt-Kick-Off

Einer der wichtigsten Schritte in der Prepare-Phase stellt die Bereitstellung des Cloud Starter-Systems dar. Nach der Anlage der Nutzer kann sich das Projektteam des Kunden im Rahmen des - seitens der SAP angedachten - selbstgesteuerten Lernens an das System herantasten. Hierzu werden von der SAP zahlreiche Hilfsmittel und Materialien bereitgestellt, wie beispielsweise:

• SAP Methodologies Jam Community
• vierteljährliche Release Notes
• SAP Best Practice Explorer
• SAP Learning Hub

Folgendes Schaubild verdeutlicht den Verlauf der Systemlandschaften während der SAP S/4HANA Cloud-Implementierung mit SAP Activate.

Systemlandschaften während der SAP S/4HANA Cloud-Implementierung

Zum Abschluss der Prepare- und zum Übergang in die nächste Phase sollte die Vorbereitung auf die Fit-to-Standard-Analyse erfolgen.

Vorbereitung auf die Fit-to-Standard-Analyse

Das Ziel der Fit-to-Standard-Analyse besteht darin, die bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden mit den vorhandenen SAP-Standardprozessen zu verknüpfen, entsprechendes Optimierungspotenzial zu erkennen und dadurch die Systemlösung zu verbessern.

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen folgende Aspekte erreicht werden:

• Validierung des Umfangs und der Geschäftsprozesse im Rahmen der Kundenbedürfnisse
• Definition der Kernkonfiguration
• Definition der Organisationsstrukturen und des Kontenplans
• Aufstellung der benötigten Stammdaten
• Konzeption eines Berechtigungskonzeptes

Die Explore-Phase

Der Weg in die SAP S/4HANA Cloud mit SAP Activate

In der dritten Phase der SAP Activate-Methodik, der sogenannten Explore-Phase, ist die am Ende der Prepare-Phase erwähnte Fit-to-Standard-Analyse das Herz und der Mittelpunkt. Weiterhin liegt ein Hauptaugenmerk auf der Ausführung und Überwachung des Projekts.

• Ausführung und Überwachung: Hier geht es darum, die Zielerreichung zu überwachen, Abweichungen zu identifizieren, den Projektstatus zu kommunizieren sowie auf Risiken und Anpassungen zu reagieren. Der Projektplan dient als Leitfaden, an dem sich das Projektmanagement und das Team orientieren und den aktuellen Stand des Projekts überprüfen kann.

• Fit-To-Standard-Analyse: Die Fit-to-Standard-Analyse wird in Form von Workshops abgehalten, welche um die einzelnen Funktionsbereiche der Systemlösung organisiert sind. Innerhalb dieser Funktionsbereiche wird die Lösung in Form der Best Practice-Prozesse präsentiert und es wird aufgezeigt, wie die Lösung den Geschäftsherausforderungen angepasst werden kann. Abschließend werden Abweichungen zwischen der Systemlösung und den Kundenanforderungen als Deltas identifiziert und diskutiert. Abweichungen werden im sogenannten Backlog festgehalten.

In jedem Fit-to-Standard-Workshop finden folgende Schritte statt:

1. Betrachtung der SAP Best Practices
2. Demonstration der Geschäftsprozesse: Hierzu werden das Startsystem und die mitgelieferten Stammdaten genutzt.
3. Diskussion, wie die Prozesse zu den Anforderungen des Kunden passen
4. Identifizierung von Delta-Anforderungen: Delta-Anforderungen sind Geschäftsanforderungen, die nicht mit den Standardprozessen abbildbar sind.
5. Identifizierung der benötigten Konfiguration
6. Ermöglichung des Kunden, die Geschäftsprozesse durchführen zu können

Fit-to-Standard - Workshopansatz

Zur Durchführung der Fit-to-Standard-Analyse stellt die SAP zahlreiche Beschleuniger in verschiedenen Formen zur Verfügung, wie im nachfolgenden Schaubild zu erkennen.

Fit-to-Standard-Analyse - Beschleuniger

Ergebnis der Fit-to-Standard Analyse

Am Ende Ihrer Fit-to-Standard Analyse sollten folgende Punkte erfüllt sein und als Vorbereitung für die nächste Phase dienen:

• Die Auswirkung der Systemlösung auf die Geschäftsprozesse sollte feststehen.
• Identifizierung von Lücken im Rahmen des Backlogs
• Best Practice-Aktivierung
• erforderliche Konfigurationswerte
• Die Wertschöpfung für die Nutzer und das Unternehmen sollten feststehen.
• Ein Bewusstsein für KPIs sollte geschaffen sein.
• Die Formular-, Report- und Berechtigungsanforderungen sollten feststehen.

Anforderung des Qualitätssystems

Zum Abschluss der Explore-Phase sollten Sie im Startsystem Ihr persönliches Qualitätssystem anfordern. Die SAP stellt zur Aktivierung die App „Manage your Solution" zur Verfügung, mit der Sie die Anforderung des Systems selbstständig durchführen können.

Die initialen Voraussetzungen zur Anforderung des Qualitätssystems sind:

• Fit-to-Standard-Analyse abgeschlossen
• Definition der Konfiguration abgeschlossen
• Organisationsstrukturen definiert
• Kontenplan definiert
• Qualitätssystem - Fragebogen zur Anforderung ausgefüllt

Sobald das Q-System zur Verfügung steht, geht es weiter mit der Realize-Phase.

Die Realize-Phase

Der Weg in die SAP S/4HANA Cloud mit SAP Activate

Der Hauptzweck dieser Phase ist die umfassende Gestaltung und das Testen der integrativen Systemlandschaft auf Basis der Geschäftsprozesse und der in den vorherigen Phasen definierten Anforderungen an das System.

Aufgaben in dieser Phase sind beispielsweise:

• Etablierung einer Lösungslandschaft
• Ausführung einer umfassenden Endprüfung der Lösung
• Aufsetzen der Produktivlandschaft
• Vorbereitungen für die Datenmigration und -archivierung
• Durchführung von Trainings für Key-User und das Projektteam
• Finalisierung von Leitfäden für die Endanwender

Zur abschließenden Qualitätssicherung sollten zum Ende der Realize-Phase folgende Aspekte erfolgreich abgeschlossen sein:

• Ein detaillierter Endnutzer Lernplan wurde formuliert.
• Die Systemlösung funktioniert, Prozesse wurden umfassend getestet, Formulare angepasst und können gedruckt werden.
• Die Datenmigration wurde umfangreich getestet, die Daten wurden in das Produktivsystem migriert und eine finale Analyse der Datenqualität hat begonnen.
• Testpläne wurden erstellt und erfolgreich abgeschlossen.
• Der Nach-Go-Live-Support-Prozess wurde definiert und abgestimmt.
• Cut-Over-Pläne, Umfang sowie Berechtigungskonzept wurden getestet und umfassend dokumentiert.

Ausführung und Überwachung des Projekts

Das Projektteam führt die geplante und genehmigte Projektarbeit fort und misst die Projektperformance, um Abweichungen vom Plan zu identifizieren.

Der Projektmanagementplan, der während der Prepare-Phase erstellt wurde, leitet das Projektteam in den Bereichen Management, Ausführung, Überwachung und Kontrolle der Projektaktivitäten. Der Projektmanager ist für die Einhaltung der Projektziele verantwortlich.

Im Kern sollte sich das Hauptaugenmerk auf folgende Aspekte richten:

1. Managen der Projektdurchführung
2. Aktualisierung der Projektmanagement-Dokumente
3. Planung und Ausführung agiler Sprints
4. Managen von Problemen, Risiken und Änderungen im Projekt
5. Kommunizieren des Projektstatus und -fortschritts

Produktivsystem

Das Produktivsystem (P) sollte unmittelbar nach Erhalt des Qualitätssystems angefordert werden und somit fast parallel zum Qualitätssystem zur Verfügung stehen.

• Das Starter System wird 30 Tage nach Bereitstellung des Produktivsystems abgeschaltet.

Sowohl das Q-System als auch das P-System werden im Rahmen der Quartalsupdates geupgradet.

Konfiguration der Lösung

Die gesammelten Backlog-Items, die im Fit-to-Standard Workshop in der Explore-Phase gesammelt wurden, werden in diesem Rahmen im Qualitätssystem aufgesetzt, getestet und demonstriert. Anpassungen werden hier durchgeführt, falls notwendig.

Die Backlog-Items sind in Sprints mit einer Dauer von ein bis zwei Wochen gestaffelt. Am Ende eines jeden Sprints erfolgt der Transport in das Produktivsystem.

Schlüsselfunktionen sind hier:

• kurze Konfigurationszyklen inklusive Test, Review und Transport
• Die Konfiguration basiert auf dem Backlog, der während des Fit-to-Standard-Workshops erstellt wurde.
• ein kompletter Test der Konfigurationsergebnisse eines Sprints
• Sprint-Reviews bezüglich der konfigurierten Einstellungen im System zur Überprüfung der Geschäftsanforderungen
• wöchentliche Transporte ins Produktivsystem im Rahmen eines Change Projects

Testüberblick

Zur Vorbereitung der Tests gehören sowohl die Aufbereitung von Testszenarien als auch Testfälle und Testskripte zur Durchführung der Tests. Die Testfälle können auf den im SAP Best Practice Explorer verfügbaren Testfällen basieren, die heruntergeladen und auf die Projektanforderungen angepasst werden können.

Sollte eine Testautomatisierung im Projektumfang enthalten sein, müssen die Testskripte in der Test-Automatisierungssoftware eingepflegt werden. Exklusiv für SAP S/4HANA Cloud-Kunden stellt die SAP Testautomatisierungstools in folgenden Applikationen bereit:

• Manage Your Solution
• Manage Your Test Processes
• Test Your Processes

Der Sinn dieser Automatisierungstools besteht darin, die konfigurierten Geschäftsprozesse automatisch zu testen. Neben diesem Tool bietet die SAP ebenfalls entsprechende Standardtests an, welche die Best Practice-Prozesse abdecken. Diese Tests können angepasst und für projektspezifische Tests verwendet werden.

Die Testausführung während der Realize-Phase ist die Aktivität, in die bisher geplante und vorbereitete Testszenarien ausgeführt, deren Status aufgenommen und Probleme analysiert und behoben werden.

Datenmigration im SAP S/4HANA Migration Cockpit

Die Datenmigration via SAP S/4 HANA Migration Cockpit beinhaltet:

• die Erstellung von Datenmigrationsvorlagen
• den Upload der Daten in den Arbeitsbereich des Migration Cockpit
• die Validierung der Daten
• die Simulation der Datenmigration
• die finale Ausführung der Datenmigration

Diverse Testzyklen sorgen dafür, die Daten zu extrahieren, die Datenqualität zu bereinigen, die Daten zu transformieren und schlussendlich in das SAP-System zu migrieren.

Cutover Planung

Im Cutover-Plan sind die Strategie, der Umfang, die zeitliche Abfolge der Aktivitäten sowie die Hypercare-Phase direkt nach Go-Live detailliert dokumentiert.

Die wichtigsten Aktivitäten sind hier:

• die Datenmigration vom Alt- ins SAP-Produktivsystem
• die Aufsetzung und Finalisierung des Produktivsystems
• der Abschluss aller Buchungen und Prozesse im Altsystem
• die manuelle Pflege gewisser Daten im neuen System
• Aufsetzung und Verifizierung der Schnittstellenanbindungen
• Import aller Transporte und manueller Konfigurationen

Im letzten Teil unserer Blogreihe - am 11. Dezember 2020 - behandeln wir die letzten beiden SAP Activate-Phasen und geben ein abschließendes Fazit zur Methodik selbst.

Stand: 3. Dezember 2020