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XRechnung SAP

News & Wissen XRechnung - was Sie darüber wissen müssen

Seit dem 27. November 2020 lässt der Bund nur noch die elektronische Rechnungsstellung zu. Somit müssen alle Rechnungen an deutsche Behörden und Einrichtungen elektronisch eingereicht werden. Nicht nur Lieferanten des Bundes sind verpflichtet, E-Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge vorzunehmen, sondern auch die öffentlichen Auftraggeber müssen die elektronischen Rechnungen akzeptieren.

Viele Lieferanten müssen sich zwar auf die neue Anforderung umstellen, jedoch hat es auch viele Vorteile. Zum einen werden Bürokratieaufwand und Papierverbrauch reduziert, zum anderen fallen zusätzlich Portokosten weg.

Damit die E-Rechung automatisch verarbeitet werden kann, benötigt es ein strukturiertes und maschinenlesbares XML-Datenformat. Dadurch wird gewährleistet, dass Rechnungsinformationen übermittelt und weiterverarbeitet werden können. Viele Begriffe wie XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X werden immer wieder zum Thema E-Rechnung genannt.

XRechnung

Damit der Empfänger eine E-Rechnung auch elektronisch verarbeiten kann, muss die Rechnung elektronisch lesbar sein und ein entsprechendes Format haben. Es reicht somit nicht mehr aus, eine PDF Rechnung zu erstellen und diese an die Behörde zu schicken.

Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine E-Rechnung im Standard XRechnung.

Die X-Rechnung ist in erster Linie eine XML-Datei, die der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie ist gesetzlich als deutscher Standard festgelegt. Die XML-Datei enthält alle relevanten Informationen einer Rechnung - von der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum über Informationen zum Käufer und Verkäufer bis hin zu Details bezüglich der einzelnen Rechnungspositionen wie Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Preis und Umsatzsteuer.

ZUGFeRD 2.0 und Factur-X

ZUGFeRD steht für den Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland. Für den Anwender ist die ZUGFeRD-Datei ein PDF, das die XML-Datei mit „im Bauch“ hat. Dabei entspricht die XML-Datei ebenfalls der Norm EN 16931. Es handelt sich somit um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer (für Anwender) lesbaren Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel. Unternehmen, die sich für ZUGFeRD entscheiden, haben die Möglichkeit zwischen einer E-Rechnung als PDF- oder XML-Datei. Das heißt, ZUGFeRD kann mit der neuesten Version die XRechnung abbilden. Dies ist wichtig, da der Bund die XRechnung nur ohne PDF akzeptiert.

OZG-RE und ZRE Bund

Damit Rechnungssteller, z. B. Lieferanten oder Dienstleister, ihre E-Rechnungen an Bundesbehörden versenden können, stehen unter anderem zwei Plattformen zur Verfügung: die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) und die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE Bund).

Die OZG-RE dient für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie der Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.

Die ZRE Bund ist für die Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung die verpflichtend zu nutzende zentrale Rechnungseingangsplattform.

Beide Web-Plattformen leiten die XRechnung anhand der LeitwegID an die entsprechende angeschlossene Einrichtung weiter. Um als Rechnungssender das jeweilige Portal nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Die Registrierung und die Nutzung ist für alle Rechnungssteller kostenlos.

Die Übermittlung der XRechnung kann über vier Übertragungskanäle erfolgen:

  • Weberfassung
  • Web-Upload
  • E-Mail
  • DE-Mail
  • Webservice

Übermittlung XRechnungen

Wichtig ist zu berücksichtigen, dass die XRechnung nur im XML-Datei-Format von beiden Plattformen angenommen wird.

LeitwegID

Die LeitwegID dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem öffentlichen Auftraggeber. Ohne diese ID ist eine Zustellung der Rechnung nicht möglich. Sie ist beim Auftraggeber zu erfahren oder kann über das Webportal der OZG-RE oder ZRE Bund gesucht werden.

Aufbau einer LeitwegID

Aufbau LeitwegID

Die ersten Stellen der LeitwegID dienen als Grobadressierung:
Für Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ist standardmäßig „991" vorgesehen. Die XRechnung wird für diesen Bereich über die ZRE Bund versendet.
Für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung ist standardmäßig „992" festgelegt. Die XRechnung wird für diesen Bereich über die OZG-RE versendet.

Nach einem Trennzeichen folgt die in der Bundesverwaltung maximal zehnstellige Feinadressierung, die behördenspezifisch vergeben wird.

Den Abschluss der Leitweg-ID bildet eine Prüfziffer, mit der die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Leitweg-ID überprüfbar ist.

Versand von E-Rechnungen aus SAP

Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, bietet die CPRO INDUSTRY Add-Ons und Lösungen für den Versand des Rechnungsdatenformats - sowohl für die XRechnung als auch für ZUGFeRD. Diese Add-Ons laufen sowohl unter SAP ECC als auch unter SAP S/4HANA. Dabei wird über das Kundendruckprogramm, das über die Nachrichtenart ermittelt wird, eine XML-Rechnung erstellt. Anschließend kann die Rechnung über einen Versandmonitor an die jeweilige Rechnungsstelle oder den Empfänger gesendet werden.

Im Folgendem ein Beispiel, wie eine XML-Rechnung in SAP erstellt und versendet werden kann:

  1. In den Stammdaten des Kreditors oder im Vertriebsbeleg wird die LeitwegID hinterlegt.
  2. Anschließend wird eine Faktura erstellt, z. B. über die Transaktion VF01. Diese kann entweder manuell oder automatisiert generiert werden.
  3. Mit der Freigabe an die Buchhaltung wird eine für die XRechnung angelegte Nachrichtenart ein entsprechendes Druckprogramm ermittelt.
  4. Die Drucknachrichtenart kann über Schlüsselkombination und Konditionssätze entsprechend ausgesteuert werden, sodass man die Möglichkeit hat, zwischen „XRechnung oder nicht" zu unterscheiden.
  5. Ist die Nachrichtenfindung erfolgreich, wird die XRechnung für den Versand bereitgestellt und an den Versandmonitor übergeben.
  6. Im Versandmonitor kann die XRechnung mit der XML-Datei eingesehen werden.Versandmonitor XRechnung XML-Datei
  7. Zum Schluss wird die Rechnung versendet. Der Versand kann manuell oder automisch über eine Hintergrundverarbeitung angestoßen werden.

Fazit

Die Anforderungen an die echte – EU-konforme – XRechnung sind hoch. Mit einer oftmals als E-Rechnung angesehenen PDF-Datei ist es dabei nicht getan. Da eine erfolgreiche Umstellung vom Papier- bzw. PDF-Format auf die XRechnung unausweichlich ist, sollten Unternehmen das Thema so schnell wie möglich angehen.

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