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Ich möchte Ihnen die Faszination der Prozesseröffnung über die Meldung in SAP S/4HANA ein wenig näherbringen, da sie immer wichtiger wird, jedoch selten direkt im Fokus steht. Wie jemand, der im Hintergrund alle eigenständigen Prozesse zusammenhält und die Verbindung untereinander einfordert. Dadurch wird nach Einrichtung dieses Prozesses direkt damit angefangen, Geld zu verdienen. Warum? Weil Prozesse optimiert (weniger Rückfragen, Verknüpfung der einzelnen Prozesse) und Fehler minimiert (Datenübernahme in Folgebelege) werden.
Dabei ist die Meldung so viel mehr als einfach „nur“ ein Tool zur ersten Datenerfassung oder zum Start eines Prozesses. Durch sie können für den entsprechenden Vorgang entscheidende Folgeprozesse direkt gestartet, verfolgt und überwacht werden. Auch ist es möglich, Aktivitäten oder Maßnahmen über die Meldung ein- und an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten.
Der Aufbau der Meldung in SAP S/4HANA
Der Bildaufbau wird für jede einzelne Meldungsart individuell auf die Folgeprozesse abgestimmt gestaltet. Zudem werden benötigte Funktionen hinterlegt und mögliche Maßnahmen und Aktivitäten zur Verfügung gestellt. Das macht die Eingabe wichtiger Daten effizienter. Darüber hinaus lassen sich Fehlerquoten minimieren, vor allem wenn die ersten Meldungen nicht von einem Fachbereich, sondern von einem Callcenter entgegengenommen werden. Dabei ist es unerheblich, für welchen Bereich die Folgefunktionen bestimmt sind. Egal, ob daraus Belege in SD, CS, MM, QM, PP, FI, etc. entstehen sollen – das ist alles einstellbar.
Die allgemeine - individuell anpassbare - Meldung in SAP S/4HANA
Sind komplexere Strukturen vorhanden und ist für die Auswahl der richtigen Meldungsart ein gewisses Fachwissen von Nöten, kann eine allgemeine – individuell anpassbare – Meldung in SAP S/4HANA vorgeschaltet werden. Bei dieser allgemeinen Meldung ist es möglich, durch den entsprechenden Fachbereich die Meldungsart zu wechseln. Alle bereits eingegebenen Daten werden hierbei übernommen bzw. durch Automatismen ermittelt. Wird etwa mit der technischen Platzstruktur gearbeitet, in der allgemeinen Meldung jedoch lediglich die Verknüpfung zum technischen Platz hergestellt, werden beim Wechsel der Meldungsart weitere benötigte Daten wie Partnerrollen etc. automatisch ermittelt.
Alle Daten, die in einer Meldung in SAP S/4HANA eingegeben oder ermittelt worden sind und in den Folgebelegen von Belang sind, werden bei der Eröffnung eines solchen Beleges automatisch mit übernommen; der Belegfluss wird fortgeschrieben.
Über den Belegfluss ist anhand der Meldungsnummer alles nachvollziehbar: von der Anfrage über den Kundenauftrag und die Lieferung bis hin zur Faktura, ebenso Reklamationen und Serviceaufträge – bis zum Abschluss des Einsatzes ist jeder einzelne Beleg verknüpft und kann von hier aus eingesehen oder bearbeitet werden.
Die Störungsmeldung
Sollen etwa bei einer Störungsmeldung ein oder mehrere Partnerrollen über die Meldung der Störung informiert werden, wie z.B. im Immobilienbereich (Hausverwalter, Eigentümer, Hausmeister, etc.), kann die E-Mail durch eine kleine Anpassung der Aktivitätenleiste an mehrere Empfänger versendet werden. Alle Eingaben, Maßnahmen oder Aktivitäten werden genauestens in der Meldung dokumentiert, so dass immer eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Wer sollte die Meldung als Start einsetzen? Ganz klar – jedes Unternehmen!
Die Meldung ist ein Tool, das zwar nicht zwingend erforderlich ist, das Arbeiten jedoch wesentlich effizienter, nachvollziehbarer und weniger anfällig für Fehler macht. Die Kundenfreundlichkeit und somit auch die Kundenzufriedenheit werden gesteigert.
Fazit
Durch das Einrichten der Meldung als Prozessstart kann bares Geld verdient und die Reputation eines Unternehmens gesteigert werden.
SAP S/4HANA und SAP Fiori
Bei SAP S/4HANA macht die Einführung der Meldung als Prozessstart sogar noch mehr Sinn, als im langsam auslaufenden SAP R/3. Denn durch die Funktionalität von SAP Fiori können die Meldungen ähnlich wie bei einem Cockpit angezeigt, analysiert und bearbeitet werden. Neu eingegangene Meldungen werden direkt in Echtzeit angezeigt und können unmittelbar vom Fachbereich bearbeitet oder diesem zugewiesen werden.
Neben der durch diesen Prozess schon erreichten Prozessoptimierung wird dieses Ergebnis in SAP S/4HANA mit SAP Fiori noch weiter verbessert.
Stand: 17. Juli 2020
