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News & Wissen Projektbericht Teil 1: SAP S/4HANA-Einführung inklusive Remote-Integrationstest in Zeiten von Corona

Ralf Kuhlmann (Integrationsberater / Geschäftsstellenleiter)
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Ralf Kuhlmann (Integrationsberater / Geschäftsstellenleiter)

Lesen Sie jetzt den Projektbericht über die SAP S/4HANA-Einführung in Zeiten von Corona und einer Premiere für uns, einem Integrationstest über Remote:

Gemeinsam mit unserem Partner, der systema Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH, führen wir aktuell ein SAP S/4HANA 1809-Implementierungsprojekt nach Greenfield-Ansatz bei der Moers Frischeprodukte GmbH & Co. KG aus. Geplanter Produktivstart ist am 1. Mai 2020.

Im Jahr 2018 als Joint Venture zwischen Dr. Oetker und der Molkerei Gropper gegründet, stellt die Moers Frischeprodukte Frischeprodukte aus Milch und Frucht her. Das sind vor allem Desserts und gekühlte Getränke. Zu finden sind die Produkte in den meisten Discountern und Supermärkten. Vermarktet und vertrieben werden sie sowohl in Deutschland als auch in zahlreichen Ländern Europas.

Die systema, eine mittelständische Beratung, die sich auf den Nahrungs- und Genussmittelbereich spezialisiert hat, ist seit vielen Jahren ein bewährter Partner. Im aktuellen Projekt unterstützt uns die systema vor allem mit ihrer Expertise in den molkereispezifischen Prozessen.

Das SAP S/4HANA-Projekt

Das Projekt hat seine Höhen und Tiefen, die in einem mittelständischen Implementierungsprojekt üblich und normal sind, insgesamt verläuft es aber sehr positiv – trotz herausfordernder Umstände.

Zunächst lief alles nach Plan: Die Implementierung der Geschäftsprozesse war abgeschlossen, die To-do-Liste schrumpfte zunehmend und der Testplan war fertig aufgestellt. Jetzt musste nur noch das Qualitätssicherungssystem vorbereitet werden, um den Integrationstest optimal starten zu können. Dieser war in der 12. Kalenderwoche als nächster Meilenstein im Projektplan angesetzt. Doch genau an dieser Stelle wird die Welt und damit natürlich auch das Projekt von der Coronakrise überrascht – und die damit verbundene Kontaktbeschränkung trifft uns mit voller Wucht.

Ein Integrationstest ohne Key-User und Berater vor Ort? Bisher eigentlich undenkbar!

Üblicherweise ist der Integrationstest in einem Mittelstandsprojekt die Phase engster Zusammenarbeit zwischen den Key-Usern und ihren Beratern sowohl innerhalb der Modulteams als auch in übergreifenden und integrativen Prozesstests. Entscheidend sind kurze Wege und direkte Abstimmungen.

Umstellung auf Cloud und Remote

Die Vorstellung, dass sich die enge Zusammenarbeit Remote, per Telefon oder durch einfache Telko-Systeme fortsetzen lässt, konnte niemand im Projekt entwickeln.

Man muss es jedoch beinahe als Glück im Unglück bezeichnen, dass uns diese Situation und die damit einhergehenden schwierigen Rahmenbedingen jetzt und nicht bereits vor einigen Jahren getroffen haben. Mit Hilfe moderner Technik und in Zusammenarbeit mit Moers Frischeprodukte haben wir ein Konzept entwickelt, mit dem wir den Versuch starten konnten, den SAP S/4HANA-Integrationstest Remote durchzuführen und damit den Produktivstarttermin zu halten.

Als technisches Tool haben wir die Kollaborationsplattform Microsoft Teams ausgewählt. Office 365 und damit auch Microsoft Teams wird bei Moers Frischeprodukte bereits seit Ende 2019 verwendet. Darin lag bereits ein Teil der Projektablage, der regelmäßig von vielen unterschiedlichen Projektteilnehmern bearbeitet werden muss: Offene-Punkte-Liste, Testplan, usw.

Eine unternehmensübergreifende Kommunikation zwischen Moers Frischeprodukte und den Beratern konnte problemlos etabliert werden. Aufgrund der modernen Cloud-Technik war hierzu nicht einmal eine VPN-Verbindung nötig.

Wir konnten die projektweite Nutzung der Kollaborationssoftware Microsoft Teams ohne großen Schulungsaufwand aufziehen.

Die Projektleitung teilte die Projektteilnehmer thematisch in Arbeitsgruppen ein und es wurde eine Aufgaben- und Terminplanung auf Basis des Testplanes durchgeführt.

Der SAP S/4HANA-Remote-Integrationstest

In den ersten zwei Tagen des einwöchigen SAP S/4HANA-Integrationstests über Remote fühlte es sich für alle Beteiligten (Key-User, Berater und Projektleitung) zunächst sehr ungewohnt und vor allem indirekt an. Jedoch war bereits im Tagesabschlussmeeting des zweiten Testtages einhellig das Feedback zu vernehmen, dass der Test sehr positiv voranschreitet.

Die Kommunikation der Testgruppen war danach sehr direkt und flüssig. Die einzelnen Arbeitsgruppen waren durch permanent offenstehende Kanäle stets miteinander verbunden. Bereits im Laufe des zweiten Testtages hatten sich einfache Regeln und Verhaltensweisen etabliert, die es jedem Beteiligten erlaubten, an seinen Aufgaben zu arbeiten, aber auch eine permanente Abstimmung in der Gruppe zuließen.

Die dreimal täglich durchgeführten Statusmeetings konnten strukturiert und effektiv abgehalten werden. Die befürchtete Umstellung auf indirekte Kommunikation per E-Mail wurde nur in sehr wenigen Fällen vollzogen und konnte schnell korrigiert werden. Selten habe ich eine so intensive Testwoche erlebt, in der die Kommunikation und Abstimmung so eng war.

Nach der Testwoche durchgeführte Feedback-Gespräche mit den Key-Usern und Beratern haben dem Vorgehen eine hohe Zufriedenheit mit der Qualität der Kommunikation bescheinigt. Tenor: „Es war zwar stressig, aber gut und machbar!“.

Seit dem erfolgreichen Integrationstest gibt es zusätzlich wöchentliche Abstimmung auf Ebene der Projektleitung und der Geschäftsführer aller beteiligten Stakeholder, sogenannte kleine Lenkungskreise.

Dies sorgt für eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf der Geschäftsführerebene. Missverständnisse entstehen erst gar nicht und die Wege bleiben kurz. Auch diese Meetings finden jetzt in Microsoft Teams statt. Für noch mehr Nähe und Effektivität sorgt die Kamera-Übertragung.

Fazit

Mit entsprechender Planung und moderner Technik konnten wir mit der Moers Frischeprodukte einen erfolgreichen SAP S/4HANA-Remote-Integrationstest durchführen und planen weiterhin mit dem fixierten Produktivstarttermin am 1. Mai 2020.

Dank moderner Cloud-Technik und flexibler Mitarbeiter auf allen Seiten fühlen wir uns auch für den Produktivstart gewappnet – selbst wenn die Kontaktbeschränkung über diesen Termin hinaus bestehen bliebe. Wir fühlen uns gerüstet den Produktivstart mit einem hohen Remote-Anteil durchzuführen und können Moers Frischprodukte in der Hyper-Care Phase gut begleiten. Die Corona-Krise zwingt uns ungewöhnliche Wege zu beschreiten. Dies verstehen wir gerne als Chance, bisherige Vorgehensweisen in der Projektorganisation zu überdenken und neue – oft sogar bessere – zu übernehmen.

 

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