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Sie planen aktuell die Einführung von SAP oder sind bereits mittendrin? Die ersten Workshops laufen schon und Ihre Key-User stimmen mit den Beratern die Prozesse ab? Früher oder später kommt dann in sämtlichen Modulen der Punkt „Formulare“ auf. In fast allen Bereichen werden Formulare gedruckt oder versendet: Im Einkauf sind es die Bestellungen, im Verkauf die Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen und im FI die Mahnungen. Nicht selten ist dies ein emotionales Thema bei den Kunden. Was auch verständlich ist, da die Formulare zum einen inhaltlich wichtig und zum anderen das Aushängeschild der Firma sind.
In den meisten Fällen existieren bei einer Neueinführung bereits Formulare aus dem Altsystem. Das gängigste Vorgehen, die Formulare zu implementieren, ist folgendes:
Der Kunde listet die aktuellen Formulare in den jeweiligen Modulen auf und die Berater nehmen das Standardformular von SAP, insofern ein geeignetes vorhanden ist, und legen es dem Kunden vor. Dieser prüft das Formular und notiert, was ihm fehlt und was geändert werden muss.
Mit den bisherigen Formularen und dem Ausdruck des Standardformulars, samt Notizen, beginnt der Formular-Entwickler nun eine Kopie des SAP-Standards anzupassen. Kurz gesagt: Auf Grundlage des SAP-Standardformulars wird das neue Kundenformular entwickelt.
Hier ein Beispiel eines SAP-Standardrechnungsformulars:
Wenn die Kunden nahe am Standardformular bleiben, ist das durchaus ein schneller Weg. Trotzdem sind die Kopien der SAP-Formulare etwas schwierig zu erweitern. In den meisten Fällen muss aber sehr viel geändert werden - angefangen beim Corporate Design über DIN-Normen bis hin zu Sonderlogiken.
Dieses Vorgehen ist für uns Entwickler immer mühsam und aufwendig und somit auch teurer für den Kunden. Deshalb haben uns wir bei der CPRO INDUSTRY dazu entschieden, eigene Vorlageformulare, nämlich Adobe Forms (PDF-Formulare), zu entwickeln und ein „Formularpaket“ daraus zu schnüren. Mit den Erfahrungen aus den vergangenen Kundenprojekten haben wir Formulare erstellt, welche die gängigsten Anforderungen enthalten, die bisher immer im Standard angepasst werden mussten. Außerdem können Informationen wie kundeneigenes Logo, Absender und Fußzeilen über ein individuelles Customizing gesteuert werden. Des Weiteren haben wir eine eigene Übersetzungslogik entwickelt, mit der die Formulare schneller und einfacher übersetzt werden können - nach dem Go-Live auch von der IT-Abteilung des Kunden. Für eine Übersetzung muss keine Formularanpassung mehr durchgeführt werden. Auch das Problem mit der komplizierten Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit im Standard wurde behoben.
Aktuell beinhaltet das Formularpaket folgende Formulare in den Sprachen DE, EN und FR:
- SD - Vertrieb / Verkauf
- Angebot
- Auftrag
- Lieferschein
- Rechnung
- FI – Finanzen
- Mahnung
- Zahlungsavis
- Kontoauszug
- Offene Posten Liste
- Saldenbestätigung (Debitor & Kreditor)
- MM – Materialwirtschaft
- Bestellung
- Kontrakt
Hier ein Beispielausdruck des Rechnungsformulars, wie es aus dem Formularpaket kommt:
Neben der Erleichterung für uns Entwickler und der Zeitersparnis, können diese Vorlagen auch schnell im System eingesetzt werden, ohne direkte Entwicklungen. Es müssen nur das individuelle Customizing und die Nachrichtensteuerung gepflegt werden.
Diese Vorlagen können aber nicht nur für SAP-Neueinführungen verwendet werden. Auch im Fall eines Umstiegs von SAP Smart Forms oder gar SAPscript auf Adobe Forms sind die Vorlagen nutzbar.
Außerdem können unsere Vorlagen sehr schnell und einfach angepasst werden. Jetzt wird es kurz etwas technisch: In den SAP-Formularen werden Tabellen zum Beispiel als „Tabellen“ mit einer fest vorgegebenen Anzahl an Spalten erstellt. Soll nun eine weitere Spalte hinzukommen, kann diese Erweiterung nicht schnell und einfach erfolgen. In unseren Formularen arbeiten wir mit Teilformularen. Hier kann mühelos und ohne Weiteres eine Spalte (oder auch zwei oder zehn Spalten) ergänzt und wieder entfernt werden - um nur eine von vielen Verbesserungen zu nennen.
Dieses Paket wird in Zukunft kontinuierlich ausgebaut und um weitere gängige Formulare erweitert.
Hier noch einmal alle Infos auf einem Blick:
Fazit
Als Formular-Entwickler, der seit über 12 Jahren Formulare erstellt, anpasst und betreut, bin ich froh, nun ggf. nicht mehr die alten SAP-Standardformular kopieren und anpassen zu müssen. Durch die neuen Vorlagen kann einiges an Zeit eingespart werden.
