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Was ist SAP HCM?

Bei SAP HCM handelt es sich um ein vollumfängliches Personalwirtschaftssystem. Als Teil der SAP-Infrastruktur beinhaltet es sämtliche Funktionen, die für die Personalverwaltung und –entwicklung, das Bewerbermanagement und die Abrechnung relevant sind. Darüber hinaus ist das System eng mit der Organisationsstruktur verknüpft, wodurch die Aktualität von Datensätzen zu jeder Zeit gewährleistet ist und hierarchieabhängige Vorgänge automatisiert werden können. Durch die Integration verschiedener Teilmodule lässt sich SAP HCM an unternehmensindividuelle Gegebenheiten anpassen.

Digitalisierung im HR

Die Digitale Transformation zieht sich durch alle Bereiche. In der Fertigung wird der Begriff häufig mit Industrie 4.0 gleichgesetzt. Im Personalmanagement ist zuweilen die Rede von HR 4.0. Worum geht es hier?

Heute lassen sich (nahezu) unendlich große Datenmengen (Big Data) verarbeiten, sämtliche Geräte untereinander vernetzen (Internet of Things) und neue Geräteklassen im Geschäftsalltag nutzen (Mobile Technology). Im Rahmen der Digitalen Transformation werden Prozesse vollkommen neu gedacht. Ging es früher darum, bestehende Papierformulare in elektronische Oberflächen umzusetzen, können wir heute den Hintergrund der Digitalisierung von Geschäftsmodellen hinterfragen: „Ist dieser Prozess überhaupt noch sinnvoll?“ Bei der digitalen Abbildung von Prozessen ist die Akzeptanz der neuen Technologien entscheidend. Die Prozessbeteiligten müssen individuell mit den richtigen Technologien abgeholt werden. Von diesem kulturellen Wandel ist nahezu jeder Mitarbeiter betroffen – und dem Personalmanagement kommt hier eine Schlüsselrolle zu.

Einerseits ist die Personalabteilung selbst Process Owner vieler interner Prozesse – vom Urlaubsantrag bis zur Gehaltsanpassung. Diese Prozesse sind größtenteils bis heute nicht digitalisiert oder nur ungenügend in bestehende Systeme eingebunden. Damit rollt eine Digitalisierungswelle auf die HR-Abteilungen zu.

Andererseits muss das Personalmanagement in den nächsten Jahren aktiv den kulturellen Wandel der Digitalen Transformation begleiten. Die Mitarbeiter der HR-Abteilung sind hier Vertrauenspersonen und Vermittler, wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht. Nicht zuletzt ist es ihre Aufgabe, die Personalentwicklung gemeinsam mit den Fachbereichen auf die neuen Anforderungen auszurichten.

Personalprozesse

Moderne Personalarbeit umfasst mehr als das klassische Human Capital Management. Auch die Begleitung von Mitarbeitern vor dem Eintritt in das Unternehmen, während der Zeit im Unternehmen bis zu ihrem Austritt (und sogar darüber hinaus) nimmt eine wichtige Rolle ein. Auch unterstützt das Personalmanagement die Führungskräfte als strategischer Partner bei ihren Aufgaben. Es bringt die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zusammen.

Hat früher noch der Arbeitgeber den Bewerbungsprozess bestimmt, kann der Bewerber sich heute das Unternehmen aussuchen. Grund dafür ist der demographische Wandel. Dabei nutzen Bewerber immer stärker das Internet und informieren sich über das Image des Unternehmens, dessen Werte und Visionen. Während die Lage der Bewerber sich verbessert, sehen Arbeitgeber sich mit einem zunehmenden Arbeitskräftemangel konfrontiert. Eine riesige Herausforderung für HR-Abteilungen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sind hier auf fachliche und technische Unterstützung hin zu modernen hybriden IT-Systemen angewiesen.

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen von der Öffentlichkeit wahrgenommen wird, kann mit einer geeigneten Marketingstrategie gezielt gestaltet werden, um vor allem potenzielle Mitarbeiter vom Image des Unternehmens zu überzeugen. Mit dem gemeinsamen Ziel einer schärferen Arbeitgebermarke, arbeiten HR-Abteilungen heute eng mit dem Marketing zusammen. Der Aufbau und die Pflege der Unternehmensmarke, das Employer Branding, ist eines der wichtigsten Unternehmensinstrumente im Kampf um qualifizierte Fachkräfte.

Auch wenn es nicht mehr die einzige Aufgabe der HR-Abteilung ist: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss laufen. Am Ende muss immer eine richtige Abrechnung geliefert werden. Deshalb ist gerade im Personalmanagement die Stabilität und Verfügbarkeit der Systeme entscheidend.

SAP HCM: HR-Kernfunktionen und Gehaltsabrechnung

Die Stammdatenpflege, die ordentliche Zeitwirtschaft und die korrekte Lohn-  und Gehaltsabrechnung – das sind die Basisdienstleistungen einer jeden Personalabteilung. Monat für Monat müssen diese Dienstleistungen kontinuierlich und stabil für alle Mitarbeiter im Unternehmen erbracht werden.

Die SAP stellt hierfür das HCM-Modul innerhalb der ERP Business Suite zur Verfügung. Das Core HR ist nach wie vor die optimale Basislösung für alle Kunden, die

  • bereits getätigte SAP-Investitionen erhalten möchten
  • hohe Anpassbarkeit und Flexibilität in den Kernfunktionen benötigen
  • Cloud-Technologien im HR-Bereich aktuell noch strategisch ausschließen

SAP HCM bietet Unternehmen eine stabile Basis für Personalabrechnung, Personaladministration und Zeitwirtschaft. Die HR-Lösung integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Landschaften und ist zugleich Bestandteil der neuen Echtzeit-ERP-Suite SAP S/4HANA. Die Möglichkeit, SAP SuccessFactors in hybriden Betriebsmodi direkt mit dem HCM-Modul zu koppeln, sorgt für Beständigkeit und Agilität.

Ihre Vorteile:

  • Möglichkeit von digitalen Urlaubsanträgen
  • Zentrale Pflege aller relevanten Personalstammdaten
  • Mitarbeiterhistorie für nachvollziehbare Datenänderungen
  • Konsistenz und Transparenz von Datensätzen
  • Teilautomatisierte Personalabrechnungen
  • Korrekte Zeiterfassungsmöglichkeiten
  • Vielseitige Möglichkeiten zum Reporting
  • Integration weiterer SAP-Module
  • Darstellung und Planung von Mitarbeiterentwicklungen
  • Umfangreiches SAP Talent Management
  • Unterstützung moderner Kanäle zum SAP E-Recruiting
  • Unterstützung von Onboarding-Prozessen

Personalkostenplanung

Fast 20 Prozent der Gesamtkosten entfallen in der deutschen Industrie auf die Personalkosten (destatis, 2014). Im Dienstleistungsbereich ist dieser Anteil erheblich höher. Noch immer werden diese Kosten häufig von mehreren Einzelpersonen in riesigen Excel-Tabellen geplant. Daraus resultieren langwierige und vielfach unrealistische Planungsphasen, aber auch fehlendes Vertrauen der Führungskräfte in die Aussagekraft von Berichten. Dabei liegen die Informationen für eine systematische und transparente Planung bereits in SAP HCM vor.

Auf der Basis der Abrechnungsergebnisse und Personalstammdaten (und diverser anderer Quellen) lässt sich in SAP HCM eine systematische und transparente Planung erstellen. Sie berechnen verschiedene Planungsszenarien wie Gehaltsanpassungen oder Personalzugänge. Auch werden Veränderungen in der Organisationsstruktur in die Planung einbezogen und Führungskräfte über webbasierte Oberflächen in den Planungsprozess integriert. Die Planungsergebnisse werden am Ende in Ihr CO-System überführt. Dadurch geht das Wissen von Controlling und HR Hand in Hand in die Planung ein – und dann klappt es auch mit dem Soll-Ist-Vergleich.

 

Funktionsüberblick:

  • Planung von Organisationsveränderungen
  • Simulation von Was-Wäre-Wenn-Szenarien
  • Planung auf Basis unterschiedlicher Datenquellen, z. B. Abrechnungsergebnissen, Personalstammdaten und berechneter Bestandteile
  • Überführung der Planung in Ihr CO-System
  • Darstellung der Ergebnisse im SAP-BW-System
  • Webbasierte, dezentrale Planung, um Führungskräfte in den Prozess einzubeziehen
  • Integration in weitere Teilmodule der SAP-HCM-Lösung, darunter Organisationsmanagement, Veranstaltungsmanagement und Vergütungsmanagement

Ihre Vorteile:

  • Planung in einem zentralen System, nicht länger in unterschiedlichen Excel-Mappen
  • Vermeidung von Medienbrüchen und Datenverlusten im Prozess
  • Transparente und nachvollziehbare Planung der Personalkosten
  • Mehr Akzeptanz der Planung im Unternehmen durch Integration der Führungskräfte in den Prozess
  • Geringer manueller Aufwand
  • Vielfältige Auswertungs- und Strukturierungsmöglichkeiten

Business Process Outsourcing (BPO) HCM

Nach wie vor ist die wichtigste Anforderung an jede HR-Abteilung die monatliche Gehaltsabrechnung. Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft erwartet die Abrechnung regelmäßig, zuverlässig und vor allem richtig. Abweichungen, Fehler und Korrekturen werden nicht geduldet und führen direkt zu großer Unzufriedenheit bei den Betroffenen.

Die Erstellung einer korrekten Abrechnung wird dabei immer komplexer. Flexible Entgelt- und Arbeitszeitmodelle führen dazu, dass nahezu jeder Mitarbeiter in der Abrechnung individuell behandelt werden muss. An diesem Trend führt kein Weg vorbei: Um Nachwuchstalente zu gewinnen, müssen Unternehmen auf die persönlichen Bedürfnisse eingehen. Gleichzeitig nimmt die Agilität auf Seiten der Gesetzgeber zu, die neue Möglichkeiten wie auch neue Einschränkungen schaffen.

Up-to-date bleiben, Sonderfälle richtig einschätzen, Auslastungsspitzen abdecken – für die eigene Abrechnung wird all das immer aufwändiger. Outsourcing kann hier eine gute Lösung sein. Lagern Sie bestimmte Teile des Abrechnungsprozesses aus und schaffen Sie neue Freiräume für eigene Ressourcen. Nebenbei treiben Sie die Prozessoptimierung voran und reduzieren Fixkosten.

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