News & Wissen Der Lösungsauftrag (Solution Order) in SAP als Schlüssel für effizientere Prozesse und zufriedene Kunden

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einem Bistro und bestellen sich einen Kaffee und etwas zu Essen. Während Sie auf Ihre Bestellung warten, denken Sie darüber nach, wie viele Personen an diesem Prozess beteiligt sind und wie gut der Ablauf von Bestellung bis zur Rechnung funktioniert. Von der Bedienung über den Barista bis hin zur Küche und der Thekenkraft - mindestens vier Arbeitskräfte haben mit Ihrer Bestellung zu tun. Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Funktionieren die Abläufe auch so reibungslos? Falls nicht, könnte der Lösungsauftrag in SAP genau das Richtige für Sie sein.

Im ersten Teil der neuen Blogserie möchte ich Ihnen eine grobe Übersicht über ein leistungsstarkes Tool zur Auftragsbearbeitung in SAP vorstellen. Wir werden ein kleines Beispiel anführen und kurz auf die wichtigsten Funktionen dieser vielseitigen All-in-One Lösung eingehen.

Worum handelt es sich bei dem Lösungsauftrag?

Der Lösungsauftrag (die Solution Order) ist wie ein Schweizer Taschenmesser für Unternehmen, die nicht nur physische Produkte, sondern auch Dienstleistungen oder ganze Lösungspakete anbieten möchten. SAP hat dieses Feature der Auftragsabwicklung in SAP S/4HANA entwickelt, um komplexe Verkaufsprozesse zu vereinfachen. Bleiben wir bei unserem Beispiel mit dem Bistro und dem Barista. Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen nicht nur die Kaffeemaschine, den Aufbau/Anschluss, sondern dazu einen Wartungsvertrag und eine Schulung für den Barista oder das Personal. Damit alles übersichtlich bleibt und effizient verwaltet werden kann, gibt es den Lösungsauftrag. Er bündelt Produkte, Dienstleistungen und Verträge in einem einzigen Auftrag und ermöglicht eine durchgängige Prozessabwicklung – von der Bestellung bis zur Abrechnung.

Aufbau des Lösungsauftrags

Ein praktisches Beispiel

Ein Hersteller von Kaffeemaschinen verkauft nicht nur die Maschine selbst, sondern bietet seinen Kunden auch oftmals Installation, Zubehör und eine Barista-Schulung an. Ohne einen Lösungsauftrag müsste das Unternehmen für jede dieser Leistungen separate Aufträge anlegen, was mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden wäre.

Mit dem Lösungsauftrag kann das Unternehmen alles in einem einzigen Auftrag bündeln.

• Physisches Produkt: Lieferung der Kaffeemaschine
• Dienstleistung: Installation und Konfiguration durch einen Techniker
• Zubehör: Schläuche, Brüheinheiten etc.
• Schulung: Eine Barista-Schulung für das Personal

Nach Erstellung des Lösungsauftrags werden je nach Konfiguration automatisch die entsprechenden Folgeaufträge generiert. Änderungen und Erweiterungen (wie zum Beispiel weiteres Zubehör oder ein weiterer Service) lassen sich ebenfalls problemlos nachträglich hinzufügen.

Wie funktioniert der Lösungsauftrag in SAP?

1. Anlegen eines neuen Auftrags

• Ein neuer Lösungsauftrag wird über die App „Lösungsaufträge verwalten“ angelegt. In dieser App können sowohl bestehende Lösungsaufträge eingesehen, angelegt als auch verwaltet werden.

2. Erfassung der Kopfdaten

• Als nächstes werden alle Kopfdaten, die auch für die Folgeaufträge relevant sind, eingetragen.

3. Eingabe der einzelnen Positionen

• Der Lösungsauftrag besteht aus mehreren Positionen, die wir hier erfassen und verwalten können.

4. Status der einzelnen Positionen

• Jede Position wird mit einem Status versehen, der sich in 4 Kategorien unterteilen lässt:

Offen – Standardstatus, den eine Position nach dem Anlegen erhält.

In Bearbeitung – Der Status wird gesetzt, sobald die Bearbeitung einer Position beginnt. Gleichzeitig wird auch der Kopfstatus automatisch angepasst.

Freigegeben – Wird eine Position freigegeben, generiert SAP automatisch den entsprechenden Folgebeleg, beispielsweise einen Kundenauftrag, Serviceauftrag oder Servicevertrag.

Erledigt – Der Status „Erledigt“ wird gesetzt, wenn eine Position abgeschlossen ist oder das System die Bearbeitung automatisch beendet.

Positionen wie Zubehör oder Ersatzteile, die zunächst nicht im Auftrag berücksichtigt werden sollen (evtl. bei späterem Bedarf), können im Lösungsauftrag mit dem Status „Offen“ geführt werden, bis sie benötigt werden. Solange dieser Status aktiv ist, werden sie nicht in Folgeaufträge einbezogen.

5. Integration der verschiedenen SAP-Module

• Die Vertriebsprozesse, wie das Anlegen eines Folgeauftrages für Produkte oder Services, werden automatisch angestoßen. Hier zeigt sich deutlich die enge Integration des Lösungsauftrags mit den Modulen SD (Sales and Distribution) und CS (Customer Service).

6. Abwicklung und Nachverfolgung

• Unternehmen haben jederzeit die Möglichkeit, den Status der einzelnen Aufträge zu überwachen, zum Beispiel ob ein Serviceauftrag abgeschlossen oder ein Produkt geliefert worden ist.
• Um die Übersicht auch in den einzelnen Aufträgen zu gewährleisten, wird in jedem Folgeauftrag, der automatisch von dem Lösungsauftrag angelegt wurde, die Nummer des Lösungsauftrags hinterlegt.
• Einzelne Aufträge können anhand dieser Nummer gezielt gefiltert oder gesucht werden.

7. Abrechnung und Fakturierung

• Ein wichtiger Bestandteil des Lösungsauftrags ist die Abrechnung der enthaltenen Produkte und Dienstleistungen. Da der Auftrag sowohl Einmalkäufe, projektbasierte Dienstleistungen als auch wiederkehrende Abonnements enthalten kann, ist das Abrechnungssystem flexibel anpassbar.
• Mit dem Lösungsauftrag können Positionen gemeinsam oder separat abgerechnet werden.
• Durch die Integration der Module Finance (FI) und Controlling (CO) besteht eine direkte Verbindung zur Finanzbuchhaltung.

Warum lohnt sich der Lösungsauftrag?

Der SAP S/4HANA Public Cloud-Lösungsauftrag bietet Unternehmen mit komplexen Verkaufsmodellen ein leistungsstarkes Tool zur Auftragsabwicklung. Durch die automatische Orchestrierung und Generierung von Folgeaufträgen können Unternehmen effizienter arbeiten und Kosten senken.

Unternehmen müssen zunehmend komplexere Verkaufsprozesse abwickeln, die mehrere Komponenten umfassen. Genau hier spielt der Lösungsauftrag seine Stärken voll aus.

• Bündelung mehrerer Komponenten: Produkte, Services und Verträge können in einem einzigen Auftrag erfasst, terminiert, geplant und verwaltet werden.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Alle Elemente eines Lösungspaketes sind zentral erfasst, was die Verwaltung vereinfacht, und die Übersicht verbessert.
• Erweiterbarkeit: Ergänzende Verträge, Produkte, Ersatzteile oder Services lassen sich problemlos hinzufügen oder bearbeiten.
• Orchestrierung: Durch die Orchestrierung sind alle relevanten Prozesse – von der Bestellung bis zur Abrechnung – in einem zentralen Auftrag verknüpft und einfach nachzuverfolgen.

Fazit

Zusammengefasst bietet der Lösungsauftrag:

• Eine umfassende und integrierte Lösung für komplexe Kundenanforderungen
• Eine teilweise automatische Prozesssteuerung
• Höhere Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen
• Reduzierten administrativen Aufwand und schnellere Reaktionszeiten
• Bessere Übersicht über die Gesamtprofitabilität und Kennzahlen wie realisiertem Erlös, realisierten Kosten und realisierter Marge über alle Auftragsarten

Angesichts der steigenden Nachfrage und Angeboten an Komplettlösungen, hat SAP ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen geschaffen. Die Prozesse lassen sich effizienter und kundenorientierter gestalten, was nicht nur zur Kundenzufriedenheit beiträgt, sondern auch die eigene Verwaltung erheblich vereinfacht.

Stand: 28. März 2025