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Transparenz, Effizienz und Fehlerreduzierung - welches Unternehmen strebt diese Ziele nicht an? Mit steigender Digitalisierung wachsen ebenso die Ansprüche an Unternehmen, sodass das E-Invoicing, die elektronische Rechnungsstellung, als Möglichkeit der Zielerfüllung immer mehr an Bedeutung gewinnt - und das weltweit.
So hat sich die Europäische Union (EU) vorgenommen, die Einführung und Standardisierung des E-Invoicing für die Eingangsrechnungen mittels neuer Vorschriften voranzutreiben. Mit Blick auf die ViDA-Initiative der Europäischen Kommission hat Deutschland als einer der EU-Staaten seine eigenen Vorschriften erlassen, die ab dem kommenden Jahr in Kraft treten werden.
E-Invoicing verpflichtend ab 01.01.2025
Seit dem Jahr 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für den B2G-Bereich im XRechnung-Format (EN-16931) verpflichtend. Nun soll ab dem 1. Januar 2025 nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) die elektronische Rechnung für die Eingangsrechnungen im inländischen B2B-Bereich eingeführt werden. Das heißt, Unternehmen müssen zukünftig in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Darauf aufbauend wird im Jahr 2028 die Einführung der elektronischen Ausgangsrechnung im E-Invoicing-Format verpflichtend. Ziel dieser Einführung ist insbesondere das Eindämmen von Steuerhinterziehungen, genauso wie die Minimierung von Kosten und die Steigerung der Nachhaltigkeit. Doch was bedeutet das für Sie?
- ab 01/2025: Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im Rechnungseingang
- bis 12/2026: Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ist es zulässig, auch nicht nach Richtlinie 2014/55/EU konforme E-Rechnungsformate oder die Papierrechnung auszustellen.
- bis 12/2027: Die Frist der alternativen Rechnungsformate verlängert sich für Unternehmen mit Gesamtjahresumsätzen kleiner als 800.00 EUR.
Außerdem ist es erlaubt, bei Rechnungserstellung im Rechnungsausgang nicht nach Richtlinie 2014/55/EU konforme E-Rechnungsformate zu nutzen. - ab 01/2028: Anforderungen der E-Rechnung sind für Ein- und Ausgangsrechnungen einzuhalten
E-Invoicing – Definition & Umsetzung
Das E-Invoicing leitet die Einführung eines elektronischen Meldesystems im End-to-End-Prozess ein, das den schnellen Austausch von Rechnungsinformationen ermöglicht. Im Rahmen des E-Invoicing-Prozesses werden einheitlich strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen erstellt, die elektronisch übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden. Das heißt, der Rechnungsstellungsprozess wird automatisiert, wodurch eine (beinahe) Echtzeittransparenz, eine erhöhte Datenintegrität und Zeitersparnis entsteht.
Die Umsetzung einer solchen Methodik innerhalb eines B2B-Prozesses ist - neben den allgemeinen Rahmenbedingungen wie dem Faktura-Prozess - abhängig von dem gewählten Umsetzungsformat durchzuführen.
Der neue technische Standard innerhalb Deutschlands nennt sich derzeit „XRechnung". Diese stellt anhand der ERechV dar, welche Angaben in einer elektronischen Rechnung (eDoc) enthalten sein müssen und wie diese zu strukturieren sind. Ein weiteres bekanntes Format ist das hybride ZUGFeRD, das aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument und einer darin eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Das ausgewählte E-Rechnungsformat (nach Richtlinie 2014/55/EU) sowie die allgemeinen Komponenten des E-Invoicing-Prozesses spielen daher eine entscheidende Rolle in der Umsetzung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Die Lösung seitens SAP zur Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung mit geringem Aufwand und hoher gesetzlicher Richtigkeit nennt sich „eDocument", als Teil des SAP Document and Reporting Compliance (DRC).
SAP Document and Reporting Compliance
SAP DRC ist eine verfügbare Lösung in SAP S/4HANA oder (anderen) ECC-Systemen, welche die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt und zusätzlich bei der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen unterstützt. Dabei stellt SAP DRC nicht ausschließlich eine Lösung für E-Rechnungen dar, sondern ist darüber hinaus zur Erstellung elektronischer geschäftlicher Dokumente im Allgemeinen anzuwenden, zum Beispiel für Ihre Steuermeldung. Doch was ist SAP DRC genau?
Aufgaben und Aufbau des SAP DRC-Prozesses
Zu den Aspekten des SAP Document and Reporting Compliance gehören die Erstellung automatisierter E-Dokumente mit Echtzeitüberwachung und -korrektur, ebenso wie ein umfassendes datengestütztes Reporting und die Erstellung von Echtzeit-Szenarien und Berichten basierend auf vordefinierten Prozessen. Die anpassungsfähige Lösung hat die Reduzierung von Nichteinhaltungsrisiken gesetzlicher Anforderungen zum Vorteil. Durch die hohe Standardisierung führt SAP DRC ebenso zu einer Verbesserung der Effizienz und Einheitlichkeit im Unternehmen und beeinflusst somit auch den Geldfluss positiv.
SAP DRC basiert zumeist auf drei technischen Komponenten:
- Das eDocument Framework ist für die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Dokumente zuständig und dient dabei ebenso innerhalb eines speziellen Cockpits als Komponente zum Monitoring.
- Das SAP Application Interface Framework (AIF) dient dem Mapping der benötigten landesspezifischen Daten bzw. XML-Formaten und arbeitet zusätzlich als Schnittstelle zwischen SAP S/4HANA oder einem anderen ECC-Produktivsystem und der SAP Cloud Platform Integration.
- Die SAP Cloud Platform Integration (CPI) ist eine Komponente zur externen Kommunikation mit den Steuerbehörden der Länder. Diese ermöglicht die Authentisierung, den Versand und die Eingangsbestätigung der Rückmeldung.
Wie funktioniert der E-Invoicing-Prozess mittels SAP DRC?
Die Eingangsrechnung
SAP DRC in der Eingangsrechnung ermöglicht es dem Kunden, elektronische Rechnungen, zum Beispiel von Lieferanten, zu empfangen und ggf. weiterzuverarbeiten. Das heißt, SAP DRC unterstützt und automatisiert verschiedene Stellen im Rechnungseingangsprozess.
Zumeist wird für die Eingangsrechnung das sogenannte Pan-European Procurement Online (PEPPOL)-Netzwerk genutzt. Mit diesem werden die Rechnungen nicht mehr direkt vom Lieferanten, sondern automatisch aus dem ausgewählten E-Invoice-Netzwerk wie Peppol in Ihr System übertragen. Daraufhin werden aus den eingehenden Dokumenten automatisch elektronische Dokumente erzeugt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen, indem eine Eingangsautomatisierungslösung aus der SAP Business Technology Platform (BTP) implementiert wird. Die gewählte Lösung ermöglicht die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen. Je nach Systemeinstellung kann eine automatische Nachbearbeitung eingeleitet und somit der manuelle Aufwand der Mitarbeiter verringert werden. So können die Rechnungen ohne manuelle Hilfe verbucht werden, wenn diese dem Standard entsprechen.
Zur Überwachung der Rechnungseingänge umfasst SAP DRC ein Dashboard, mit dem schnell und einfach zu den unterschiedlichen Rechnungen navigiert werden kann. Die implementierte Eingangsautomatisierungslösung sendet nach Verarbeitung der Rechnung eine Antwort an das eDocument „Cockpit", welches den Status auf „angenommen“ oder „abgelehnt“ setzt. Darüber hinaus sind aufgrund von möglichen laufenden Konsistenzprüfungen Unstimmigkeiten mit den Aufzeichnungen der Behörden zu vermeiden.
Die Ausgangsrechnung
SAP DRC beginnt mit einem Quellbeleg, der zuvor durch (zum Beispiel) das Erstellen einer Rechnung im SAP SD erzeugt wurde. Im Rahmen des SAP Document and Reporting Compliance Framework extrahiert das System anhand der im AIF landesspezifischen Mappings die notwendigen Daten. Diese werden mittels eines elektronischen Belegs an den Empfänger übermittelt.
Vor dem Versand des eDocuments unterstützt SAP DRC eine HTML-Vorschau für XRechnung als auch ZUGFeRD zur fachlichen Überprüfung der Daten. Nach der technischen Prüfung anhand des im Customizing ausgewählten Standardformats (wie zum Beispiel ZUGFeRD) wird dann im AIF innerhalb des eDocument Frameworks ein eDocument erzeugt. Die eDocuments können dann von einer zentralen Anwendung, dem eDocument Cockpit, verwaltet und überwacht werden. So ist zum Beispiel der Versandstatus einer E-Rechnung innerhalb des eDocument Cockpits einsehbar.
Abhängig vom Anspruch des Kunden können durch benutzerdefinierte Entwicklungen zusätzliche Anforderungen, wie zum Beispiel das Anhängen einer E-Rechnung im PDF-Format, ermöglicht werden. Ist dies nicht der Fall, werden die erstellten eDocuments in das notwendige Format konvertiert und mittels einer Webservice-Plattform versendet und empfangen. Diese Übermittlung der E-Rechnung kann mittels der CPI oder anderen Webservices, wie das an Bedeutung gewinnende PEPPOL-Netzwerk, stattfinden. XRechnung wird zumeist über den Webservice PEPPOL übermittelt, während das ZUGFeRD-Format über E-Mail versandt wird. Dadurch, dass XML das führende Format für PEPPOL ist, kann dieser Webservice nicht für das ZUGFeRD-Format verwendet werden.
Voraussetzungen
SAP DRC ist sowohl für SAP S/4HANA als auch ECC einsetzbar. Die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in SAP beinhaltet zum Großteil vorkonfigurierte Inhalte, weshalb häufig nur noch wenig manuelles Customizing erforderlich ist. Die Lizenzen beschreiben einen weiteren wichtigen Faktor, der zu beachten ist. SAP DRC ist eine globale Lösung, weshalb neben Deutschland auch viele andere Länder und ihre länderspezifischen Formate durch eine Lizenz abgedeckt sind. Nach der erfolgreichen Implementierung für ein Land, können weitere Länder in kürzester Zeit eingerichtet werden. Die unterschiedlichen Szenarien der verschiedenen Länder lassen sich über das spezielle eDocument-Cockpit steuern.
Eine weitere Komponente, die im SAP DRC an Relevanz gewinnt und nach Bedarf implementierbar ist, stellt der sogenannte „Cloud Connector" dar. Dieser gilt als Voraussetzung für den CPI und verbindet die Datenbanken des SAP S/4HANA On-Premise mit den Datenbanken der SAP S/4HANA Cloud. Doch auch das Thema „Stammdaten" ist ein wichtiger Bestandteil der Implementierung von SAP DRC, der nicht zu vernachlässigen ist. Die Stammdaten sind abhängig von der gewählten Lösung notwendig, sodass zum Beispiel Sender und Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert sein müssen. Ebenso sind Leitweg ID, Geschäftspartner (Kunde/Lieferant), E-Mail-Adressen, Umsatzsteuernummern usw. in den Geschäftspartnern/Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten zu pflegen.
Fazit
Die stetige Digitalisierung fördert die Standardisierung der Prozesse - das gilt auch für die Eingangs- und Ausgangsrechnungen der Unternehmen. eDocuments mittels SAP Document and Reporting Compliance als Lösung seitens SAP sind daher als Chance zu sehen, Ihr Unternehmen effizienter zu führen. Die Optimierung von Prozessen ermöglicht Zeit- und Kosteneinsparungen, außerdem führt die höhere Effizienz der Rechnungsbearbeitung zu einem optimierten Geldfluss. Es handelt sich um ein leistungsfähiges Tool zur Vereinfachung des Informationsaustauschs, das die Rechtskonformität durch Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet. Aus diesem Grund arbeitet die SAP kontinuierlich daran, die gesetzlichen Anforderungen der landesspezifischen Formate in SAP DRC umzusetzen und aktuell zu halten.
Quellen
- Die E-Rechnung kommt in Deutschland ab 1.1.2025: Interdisziplinäre und zügige Umsetzungsstrategie nötig | Rödl & Partner (roedl.de)
- Document and Reporting Compliance | SAP Help Portal
- Was bedeutet E-Invoicing? Die neuen Vorschriften in Europa | ZDNet.de
- Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick | Steuern | Haufe
