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Deutschland geht einen großen Schritt in Richtung digitale Rechnungsabwicklung. Die E-Rechnung wird zur Pflicht, und für Unternehmen bedeutet dies neue Anforderungen an Prozesse, Datenqualität und IT-Landschaften. 2026 ist das entscheidende Jahr, um Strukturen einzurichten und zu testen, bevor die verpflichtende Ausstellung in mehreren Stufen startet. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die E-Rechnung rechtlich bedeutet, welcher Zeitplan gilt, welche Änderungen das BMF 2025 konkretisiert hat und worauf Unternehmen sich im Jahr 2026 konzentrieren sollten.
Gesetzlicher Rahmen
Umsatzsteuergesetz (§14 UStG)
Rechnungen sind steuerrechtlich nur dann ordnungsgemäß, wenn sie bestimmte Pflichtbestandteile enthalten. Für elektronische Rechnungen gilt zusätzlich:
§14 Abs. 1 Satz 3 UStG:
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
Daraus resultieren zwei entscheidende Anforderungen:
- Strukturierte Daten sind Pflicht
- Maschinelle, automatisierte Verarbeitung muss möglich sein
- Ein PDF ohne strukturierten XML-Inhalt entspricht daher nicht der gesetzlichen Definition
Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG
Folgende Felder müssen im Datensatz enthalten sein:
- vollständige Anschriften
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsnummer
- Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Zahlungsbedingungen
- Diese Angaben müssen im XML enthalten sein (nicht nur im optischen PDF sichtbar)
Wachstumschancengesetz: Einführung der Pflicht
Das Wachstumschancengesetz ergänzt §14 UStG und definiert den zeitlichen Pflichtverlauf.
- ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- bis 31.12.2026: Übergangsphase: PDF und andere Formate nur mit Zustimmung
- ab 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung für Unternehmen > 800.000€ Umsatz
- ab 01.01.2028: Pflicht für alle Unternehmen
Zeitplan für E-Rechnungstellung in Deutschland
Die BMF-Schreiben 2025: wissenschaftliche Analyse
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 konkretisiert die Anwendung des Gesetzes. Relevante Inhalte:
Definition einer gültigen E-Rechnung
- E-Rechnung = strukturierte maschinenlesbare Datei
- Standardformat gemäß EN-16931
- Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung
XRechnung ist ein XML (Extensible Markup Language) basiertes Datenmodell für E‑Rechnungen, das in Deutschland für den elektronischen Rechnungsaustausch mit Behörden festgelegt wurde. Der Standard erfüllt die europäische Norm EN 16931 und definiert, wie Rechnungsdaten strukturiert in einer XML-Datei abgebildet werden. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber von Bund, Ländern und vielen Kommunen ist eine elektronische Rechnung im XRechnungs- oder kompatiblen Format verpflichtend. Seit 2025 wird der Einsatz strukturierter E‑Rechnungen (z.B. XRechnung) schrittweise auch im B2B‑Bereich zur Pflicht. Eine XRechnung ist immer eine maschinenlesbare XML-Datei; ein normales PDF allein reicht nicht aus.
Beispiel für XRechnung
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland. Es besteht aus einer normalen PDF-Rechnung, die für Menschen gut lesbar ist, und enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei, die Maschinen automatisch auslesen und verarbeiten können. Dadurch eignet sich ZUGFeRD sowohl für den digitalen Austausch als auch für Unternehmen, die noch mit PDF-Workflows arbeiten. Es basiert wie XRechnung auf der europäischen Norm EN 16931 und wird häufig im B2B-Bereich verwendet, weil es die Vorteile von Papier-/PDF-Rechnungen und strukturierten XML-Daten vereint.
Beispiel ZUGFeRD-Rechnung
Fehlerklassifizierung aus dem BMF-Schreiben
Das BMF-Schreiben unterscheidet drei Fehlerkategorien mit unterschiedlicher Bedeutung:
Versandwege für E-Rechnungen in Deutschland
Für den Versand von E-Rechnungen schreibt das Gesetz keinen festen Übertragungsweg vor. Entscheidend ist, dass die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt wird und elektronisch verarbeitet werden kann. In der Praxis haben sich die folgenden Versandwege etabliert:
Versand per E-Mail
Beim Versand per E-Mail wird die E-Rechnung als XML-Datei (z.B. XRechnung) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML an den Empfänger gesendet. Die E-Mail dient ausschließlich als Transportmittel, die eigentliche Rechnung ist der strukturierte Datensatz im Anhang.
Dieser Versandweg ist vor allem im B2B-Umfeld verbreitet und rechtlich zulässig, sofern der Empfänger die Rechnung automatisiert verarbeiten und revisionssicher archivieren kann.
Versand über das Peppol-Netzwerk
Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online. Peppol ist ein europaweit standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Austausch von Rechnungen. Die Übermittlung erfolgt direkt von System zu System, ohne manuelle Zwischenschritte. Absender und Empfänger sind eindeutig identifiziert, und das Rechnungsformat ist standardisiert.
Dieser Versandweg ist im öffentlichen Bereich (B2G) weit verbreitet und gewinnt auch im B2B-Umfeld zunehmend an Bedeutung.
Peppol 4-Corner-Model
Das Peppol 4-Corner-Model beschreibt, wie elektronische Rechnungen im Peppol-Netzwerk sicher und standardisiert zwischen Absender und Empfänger ausgetauscht werden. Es trennt klar die Rollen der Beteiligten und ermöglicht eine System-zu-System-Übertragung ohne manuelle Zwischenschritte.
Peppol 4-Corner-Model
Die vier Ecken (Corners)
- Corner 1 – Rechnungssteller (Sender)
Das Unternehmen erstellt die E-Rechnung im ERP-System, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. - Corner 2 – Access Point des Senders
Der sogenannte Peppol Access Point übernimmt Versand, Adressierung und technische Prüfungen. Er stellt die Verbindung ins Peppol-Netzwerk her. - Corner 3 – Access Point des Empfängers
Dieser Access Point nimmt die Rechnung entgegen, prüft sie technisch und leitet sie an den Empfänger weiter. - Corner 4 – Rechnungsempfänger
Das empfangende Unternehmen oder die Behörde erhält die Rechnung direkt im eigenen System und kann sie automatisiert verarbeiten.
Versand über Portale (B2G-Bereich)
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stehen zentrale Rechnungseingangsportale zur Verfügung. In Deutschland ist hierfür heute vor allem die OZG-RE-Plattform relevant. Zusätzlich existieren auf Landes- oder kommunaler Ebene eigene Portale.
Die Einreichung erfolgt:
- über einen Web-Upload
- durch Hochladen einer XRechnung oder
- über angebundene elektronische Übertragungswege wie Peppol
Das Portal prüft die Rechnung technisch und leitet sie an den zuständigen öffentlichen Auftraggeber weiter.
Versand über elektronische Schnittstellen und Plattformen
Bei diesem Versandweg wird die E-Rechnung direkt aus dem ERP-System über technische Schnittstellen oder über spezialisierte E-Invoicing-Plattformen übertragen.
Die strukturierte Rechnung wird automatisiert an den Empfänger weitergeleitet und kann dort ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden. Dieser Weg wird häufig in integrierten Systemlandschaften eingesetzt, z.B. auch in Verbindung mit SAP.
E-Rechnung-Lösung mit SAP DRC
SAP eignet sich für die E-Rechnung, weil Rechnungen direkt im ERP-System erstellt und ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden. Über standardisierte SAP-Funktionen wie SAP Document and Reporting Compliance (DRC) können strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, geprüft und automatisiert über verschiedene Versandwege versendet werden. Dadurch lassen sich gesetzliche Anforderungen effizient umsetzen und Rechnungsprozesse langfristig digitalisieren.
Die Abbildung zeigt, wie SAP Document and Reporting Compliance (DRC) als zentrale Compliance-Komponente direkt in die SAP-Geschäftsprozesse eingebettet ist. Rechnungen entstehen im operativen SAP-System, zum Beispiel in den Finanz- oder Vertriebsprozessen, und werden dort nicht nur erstellt, sondern auch unter Berücksichtigung länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen aufbereitet.
SAP Document & Reporting Compliance
SAP DRC übernimmt dabei die Umwandlung der Rechnungsdaten in strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sowie die Prüfung relevanter Pflichtfelder und Regeln. Über standardisierte Integrationsschnittstellen werden die strukturierten Rechnungsdaten anschließend automatisiert an externe Empfänger wie Steuerbehörden, öffentliche Plattformen oder Geschäftspartner übertragen.
Dadurch entsteht ein durchgängiger, elektronischer Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Übermittlung, bei dem manuelle Zwischenschritte, Medienbrüche und zusätzliche isolierte Einzellösungen vermieden werden.
Umsetzung der E-Rechnung mit der CPRO INDUSTRY
Die CPRO INDUSTRY ist SAP Gold Partner und unterstützt Unternehmen in Deutschland sowie international bei der Umsetzung gesetzlicher E-Rechnungsanforderungen.
Die Unterstützung umfasst die Abbildung länderspezifischer Vorgaben, Formate und Meldepflichten direkt im SAP-System. Dabei werden sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen berücksichtigt und in unterschiedlichen Systemlandschaften umgesetzt, etwa in der Private Cloud, Public Cloud sowie in ECC und On-Premise-Umgebungen.
Der Leistungsumfang reicht von der fachlichen Analyse und Prozessberatung über die technische Implementierung, zum Beispiel mit SAP Document and Reporting Compliance, bis hin zu Tests, Go-Live und Stabilisierung im laufenden Betrieb.
Fazit
Die E-Rechnung wird ab 2027/2028 im B2B-Bereich verpflichtend und erfordert strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. 2026 ist das entscheidende Vorbereitungsjahr, um Prozesse, Systeme und Stammdaten anzupassen. Eine frühzeitige Umsetzung im SAP-Umfeld schafft Rechtssicherheit und bildet die Grundlage für effizientere, digitale Rechnungsprozesse.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 Ausstellung von Rechnungen
- BMF-Schreiben „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung“
- XRechnung
- Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung
- ZUGFeRD-Beispiel
- Peppol
- FAQ E-Rechnung in der Bundesverwaltung
