News & Wissen SAP Activate in CX-Projekten: Wie sich die Methode sinnvoll zuschneiden lässt

SAP Activate ist als Implementierungsmethodik für SAP-Lösungen etabliert. Im vorherigen Beitrag zur Einführung in SAP Activate wurde gezeigt, wie die Methode Struktur, Transparenz und Agilität in SAP-Projekte bringt. In Customer Experience (CX-)Projekten, etwa bei der Einführung der SAP Sales Cloud V2, zeigt sich jedoch, dass der wesentliche Mehrwert von SAP Activate nicht in einer schematischen Anwendung, sondern in der gezielten Anpassung der Methodik an die Dynamik von CX-Projekten liegt.

CX-Projekte unterscheiden sich in zentralen Punkten von klassischen ERP-Einführungen. Sie sind stark nutzergetrieben, prozessnah und maßgeblich von Akzeptanz abhängig. Anforderungen verändern sich früh durch Feedback, Erwartungen entstehen schnell durch Systemdemos und der Projekterfolg bemisst sich nicht am Go-Live, sondern an der tatsächlichen Nutzung im Alltag. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie sich SAP Activate sinnvoll auf CX-Projekte übertragen lässt und wo bewusste Abweichungen notwendig sind.

Dieser Beitrag geht daher unter anderem der Frage nach, wie sich die Anwendung von SAP Activate in CX-Projekten von klassischen ERP-Projekten unterscheidet, warum insbesondere die Discover-Phase im CX-Kontext anders behandelt werden muss und welche Rolle Prepare, Kick-off und Explore tatsächlich einnehmen. Ebenso wird beleuchtet, welche Vorkonfigurationen in der Explore-Phase sinnvoll sind und wo klare Grenzen gezogen werden müssen, um implizite Erwartungen zu vermeiden. Darüber hinaus zeigt der Beitrag, wie Scope, Erwartungen und Weiterentwicklung gezielt über die Phasen Realize, Deploy und Run gesteuert werden können, um CX-Projekte kontrolliert umzusetzen und sauber abzuschließen.

Genau hier entscheidet sich, ob SAP Activate im CX-Projekt als Enabler wahrgenommen wird – oder als Hindernis.

Problemdefinition

SAP Activate wird in der Praxis vor allem mit großen SAP S/4HANA-Implementierungen und Public Cloud-Projekten assoziiert. Die Methodik ist genau für diese Szenarien konzipiert: umfangreiche Transformationsvorhaben mit klaren Phasen, hoher Governance und einem starken Fokus auf Standardisierung. Für kleinere, fachlich getriebene CX-Projekte – etwa die Einführung der SAP Sales Cloud – existiert hingegen häufig kein klar etabliertes Projektmanagement-Schema. Solche Projekte werden entweder sehr frei, rein agil oder stark individuell gesteuert.

SAP Activate kann hier grundsätzlich Abhilfe schaffen, sofern die Methodik nicht unverändert übernommen, sondern gezielt auf die Anforderungen von CX-Projekten zugeschnitten wird. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass SAP Activate in CX-Projekten häufig inkonsistent angewendet wird. Phasen werden unreflektiert übernommen oder falsch interpretiert: Die Discover-Phase wird pauschal angewendet, Prepare als Projektstart verstanden und Explore entweder als reine Analysephase oder als verdeckte Umsetzungsphase genutzt. Realize wird anschließend mit offenen Erwartungen überfrachtet, Deploy dient als Nachbesserungsphase und Run reduziert sich auf reinen Supportbetrieb.

Die Konsequenzen sind schleichende Scope-Erweiterungen, Unsicherheit rund um den Go-Live und eine unsaubere Abgrenzung zwischen Phase 1 und Phase 2. Nicht die Methodik selbst ist das Problem, sondern ihre oberflächliche oder falsche Anwendung im CX-Kontext.

Ziel des Beitrags

Dieser Beitrag verfolgt nicht das Ziel, SAP Activate unverändert auf CX-Projekte zu übertragen. Vielmehr geht er der Frage nach, ob und wie sich die Methode als strukturierender Leitfaden für kleinere, fachlich getriebene CX-Projekte nutzen lässt. Im Fokus stehen dabei weniger die vollständige Anwendung aller Activate-Artefakte als vielmehr die Phasenlogik, Entscheidungsmechanismen und Governance-Prinzipien, mit denen CX-Projekte gezielter geführt, Erwartungen klar gesteuert und Umsetzungen kontrollierbar gemacht werden können.

Der Beitrag betrachtet SAP Activate dabei ganzheitlich über alle Phasen hinweg – von Prepare und Explore über Realize und Deploy bis Run – und richtet sich an Projektleiter, CX-Verantwortliche und Entscheider, die SAP Activate als Steuerungs- und Führungsrahmen für CX-Projekte einsetzen möchten.

SAP Activate im CX-Kontext: Rahmen statt Rezept

CX-Projekte unterscheiden sich grundlegend von klassischen ERP-Einführungen. Sie sind stärker nutzerzentriert, UI-getrieben und leben von frühem Feedback. SAP Activate liefert hierfür kein starres Vorgehensmodell, sondern einen Rahmen aus Prinzipien: klare Phasen, Fit-to-Standard, iterative Validierung und transparente Steuerung.

Entscheidend ist nicht, alle Activate-Artefakte vollständig umzusetzen, sondern bewusst zu entscheiden, wie sie im CX-Kontext angewendet werden – und wo Abweichungen sinnvoll und notwendig sind.

Discover-Phase: bewusst integriert statt separat durchgeführt

CX-Projekte starten selten ergebnisoffen. Zielbild, Produktauswahl und grundlegender Nutzen sind in der Regel bereits vor Projektbeginn klar. Erste Anforderungen, Annahmen und fachliche Leitplanken entstehen häufig bereits im Pre-Sales-Kontext, etwa im Rahmen von Erstgesprächen, Show-and-Tell-Sessions, Demos oder einer Projektkalkulation.

Diese Aktivitäten sind methodisch der Discover-Phase zuzuordnen. Im CX-Kontext wird Discover jedoch häufig nicht als eigenständige Projektphase mit separatem Methoden-Setup durchgeführt, sondern als vorgelagerter Bestandteil der Entscheidungsfindung, der eng mit dem Pre-Sales verzahnt ist. CX-relevante Aspekte werden dabei als Teil der Sales- und Service-Prozesse innerhalb des Business-Suite-Kontexts betrachtet und bewertet.

Die Ergebnisse aus Discover dienen dazu, ein gemeinsames Verständnis über Nutzen, Zielbild und grundsätzliche Lösungsrichtung zu schaffen. Zu diesem Zeitpunkt sind sie jedoch in der Regel noch nicht verbindlich entschieden oder methodisch validiert, sondern bilden die Grundlage für das anschließende Projekt-Scoping.

Prepare im CX-Projekt: Scoping- und Vertriebsphase, kein Projektstart

Prepare ist im CX-Kontext keine operative Projektphase, sondern eine vorgelagerte Scoping- und Entscheidungsphase, die auf den Ergebnissen der Discover-Aktivitäten aufbaut. Der Übergang von Pre-Sales bzw. Discover zu Prepare erfolgt in der Regel, sobald eine Projektkalkulation erstellt wurde und das Projekt formal an das Projekt- bzw. Beratungsteam übergeben wird.

In Prepare werden die im Pre-Sales und in Discover gewonnenen Erkenntnisse strukturiert übernommen, konsolidiert und in einen verbindlichen Projektkontext überführt. Prepare beantwortet dabei nicht die Frage, wie umgesetzt wird, sondern was umgesetzt werden soll und unter welchen Rahmenbedingungen. Dazu gehört auch, einen ersten Projektplan auf grober Ebene zu definieren, Projektziele und -scope eindeutig festzulegen sowie die grundlegende Projektorganisation aufzusetzen.

Typische Inhalte der Prepare-Phase im CX-Projekt sind unter anderem:

• Definition von Projektzielen, Projektumfang und Phase-1-Scope
• Ableitung eines groben Projektplans als Orientierungsrahmen
• Zusammenstellung des Projektteams und Klärung der Rollen
• Abstimmung der grundlegenden technischen Rahmenbedingungen (z. B. Systemlandschaft, Zugriffe, Zielarchitektur)
• Konsolidierung und Strukturierung der fachlichen Anforderungen auf konzeptioneller Ebene

Workshops mit detaillierten Fachinhalten, Systemzugriffe oder Konfigurationen sind in dieser Phase noch nicht vorgesehen. Prepare endet mit einer verbindlichen Entscheidung über den Phase-1-Scope und einem klaren Erwartungsrahmen. Der eigentliche Projektstart erfolgt anschließend bewusst mit dem Kick-off als Übergang in die Explore-Phase.

Explore-Phase: validieren, erlebbar machen, entscheiden

Die Explore-Phase ist der methodische Kern des CX-Projekts. Sie dient dazu, Annahmen aus Prepare zu überprüfen und Entscheidungen herbeizuführen. Explore ist weder reine Analyse noch vorgezogene Umsetzung.

In CX-Projekten ist Explore ohne Systemerlebnis nicht zielführend. Strukturierte Workshops zu Vertriebsprozessen, Daten, Integration, Aktivitäten, Administration, Layouts, Reporting und ggf. unterstützenden Workcentern machen Prozesse im System erlebbar. Vertriebsprozesse fungieren dabei als inhaltlicher Anker, an dem sich alle weiteren Themen ausrichten.

Gezielte Vorkonfigurationen – etwa beispielhafte Organisationsstrukturen, Rollen, Nutzer oder Demo-Daten – sind sinnvoll, um Zusammenhänge zu verstehen und Machbarkeiten zu bewerten. Entscheidend ist dabei eine klare Leitlinie: Alles, was in Explore geschieht, dient der Entscheidungsfindung – nicht der stillen Umsetzung.

Themen, die nicht für Phase 1 vorgesehen sind, etwa erweiterte Workcenter wie Pipeline Manager oder Forecast Tracker, dürfen bewusst gezeigt und eingeordnet werden. Sie sind jedoch klar als Phase-2-Themen zu kennzeichnen, um implizite Erwartungen zu vermeiden.

Explore endet nicht mit dem letzten Workshop, sondern mit einem Ergebnis: Der Phase-1-Scope ist final bestätigt, optionale Themen sind abgegrenzt und die Auswirkungen auf Budget und Zeit sind transparent.

Übergang zu Realize: von Entscheidung zu Verbindlichkeit

Der Übergang von Explore zu Realize ist einer der kritischsten Punkte im CX-Projekt. Erst wenn der Phase-1-Scope eindeutig bestätigt ist, beginnt die Umsetzungsphase. Alles, was danach neu entsteht, ist keine Selbstverständlichkeit mehr, sondern eine bewusste Entscheidung.

Realize-Phase: umsetzen, steuern, schützen

In der Realize-Phase wird der vereinbarte Phase-1-Scope umgesetzt – nicht neu verhandelt. Konfigurationen, Erweiterungen, Integrationen und Migrationen erfolgen gezielt entlang der getroffenen Entscheidungen. Iterative Demos und Tests bleiben wichtig, dienen jedoch der Qualitätssicherung und Feinjustierung, nicht der Scope-Erweiterung.

Neue Anforderungen entstehen zwangsläufig, insbesondere durch Tests und Schulungen. SAP Activate bietet hier einen klaren Steuerungsrahmen: Jede neue Anforderung wird bewertet. Ist sie geschäftskritisch für den Phase-1-Go-Live, erfordert sie eine bewusste Entscheidung zu Budget und Zeit. Ist sie es nicht, wird sie transparent in eine Phase-2-Perspektive überführt. Diese Entscheidungslogik schützt das Projekt vor schleichender Scope-Ausweitung.

Governance und Projektleitung als Führungsinstrument

Damit diese Steuerung funktioniert, braucht es klare Governance-Strukturen. SAP Activate ist im CX-Kontext weniger eine Methodik für operative Teams als ein Führungsrahmen für Projektleitung und Entscheider. Neue Anforderungen werden nicht ad hoc durch Fachbereiche entschieden, sondern entlang definierter Entscheidungswege bewertet. Die Projektleitung trägt die Verantwortung, Scope-Grenzen durchzusetzen und Transparenz zu schaffen. Steering Committees dienen dabei bewussten Richtungsentscheidungen, nicht der operativen Detailsteuerung.

Integration und Daten: phasenübergreifender Erfolgsfaktor

Integrationen und Daten sind in CX-Projekten kein technisches Detail, sondern ein zentraler Scope- und Risikotreiber über alle Phasen hinweg. Bereits in Explore werden Objektumfänge und Datenflüsse grob bewertet und Machbarkeiten festgelegt. In Realize werden diese technisch umgesetzt und getestet, in Deploy erfolgt der finale Abgleich im Rahmen von Cut-over und Migration. In der Run-Phase zeigt sich schließlich, ob Datenqualität und Integrationslogik stabil genug sind, um nachhaltige Nutzung zu ermöglichen.

Deploy-Phase: Abgleich statt Nachbesserung

Deploy ist keine verlängerte Realize-Phase, sondern eine bewusste Abgleichs- und Cut-over-Phase. Hier wird geprüft, ob das System dem vereinbarten Projekt-Scoping entspricht. Deploy klärt, was zum Go-Live gehört – und was ausdrücklich nicht. Erwartungsmanagement ist hier entscheidend: Go-Live bedeutet Betriebsfähigkeit im definierten Phase-1-Umfang, nicht Vollständigkeit.

Run-Phase: Stabilisierung, Akzeptanz und Bewertung

Mit dem Go-Live beginnt die Run-Phase, die mehr ist als Support. In CX-Projekten dient sie der Stabilisierung, der Nutzerakzeptanz und der Bewertung des Projekterfolgs. Login- und Nutzungsquoten, Aktivitätsqualität, Prozessdisziplin und Supportaufkommen zeigen, ob Phase 1 ihre Ziele erreicht hat. Gleichzeitig liefert die Run-Phase die Grundlage für die Priorisierung und Planung von Phase-2-Themen.

Key-User spielen hier eine zentrale Rolle als Multiplikatoren und erste Ansprechpartner im Fachbereich. Am Ende der Run-Phase steht ein bewusster Abschluss von Phase 1 inklusive Abnahme und klarer Vereinbarung zur Weiterentwicklung.

Lessons Learned: methodischer Abschluss

SAP Activate endet im CX-Projekt nicht mit dem Go-Live. Ein strukturierter Lessons-Learned-Termin nach der Run-Phase ist entscheidend, um Erkenntnisse festzuhalten: Welche Annahmen haben sich bewährt? Wo war der Scope zu eng oder zu weit gefasst? Wie effektiv waren Governance und Entscheidungswege? Diese Reflexion schließt Phase 1 bewusst ab und bildet die Grundlage für Phase 2 oder zukünftige CX-Projekte.

Fazit und Handlungsempfehlungen

SAP Activate entfaltet seinen Mehrwert im CX-Kontext dann, wenn alle Phasen bewusst geführt werden. Struktur schafft Freiheit, wenn sie Entscheidungen ermöglicht, Erwartungen steuert und Verbindlichkeit schafft.

Konkret bedeutet das für CX-Projekte:

• Prepare als Scoping- und Entscheidungsphase verstehen
• Kick-off als echten Projektstart etablieren
• Explore zur Validierung nutzen, nicht zur Umsetzung
• Realize konsequent entlang des bestätigten Scopes steuern
• Deploy als Abgleichsphase nutzen, nicht als Nachbesserung
• Run aktiv zur Bewertung und Vorbereitung von Phase 2 einsetzen

Oder kurz gesagt: SAP Activate funktioniert im CX-Projekt dann am besten, wenn es als Führungsrahmen verstanden wird.

Stand: 6. Februar 2026