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Der effiziente Umgang mit Audits ist in vielen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung von Standards und Qualitätsrichtlinien sicherzustellen. SAP Audit Management ist ein Tool, das Unternehmen bei der Durchführung von Prüfungen unterstützt und zur Ablösung redundanter, nicht auswertbarer Textdokumente verwendet werden kann. In diesem Artikel werden wir Schritt für Schritt erklären, wie Sie mit SAP Audit Management eine Audit-Prüfung erstellen können.
Schritt 1: Erstellung eines Auditplans
Der Auditprozess beginnt mit der Erstellung eines Auditplans. Ein Auditplan enthält Informationen darüber, welche Prüfungen über einen bestimmten Zeitraum durchgeführt werden sollen. In diesem Plan können Sie auch festlegen, wie die Prüfungen organisiert und durchgeführt werden. Sie können einem Auditplan beliebig viele Audits zuordnen und sogar zusätzliche Auditpläne erstellen.
Schritt 2: Erstellung einer Fragebogenliste
Die nächste Stufe des Prozesses beinhaltet die Erstellung einer Liste von Fragen, die während der Prüfung beantwortet werden müssen. Diese Fragebogenliste kann unterschiedliche Hierarchieebenen enthalten, wie z.B. Teile, Elemente und Fragen, welche der Organisation und Gruppierung einzelner Fragen dienen. Es gibt zwei Arten von Fragebogenlisten in SAP Audit Management: die Fragebogenliste als „Master Record" und die „Audit Question List". Die Master Record-Liste dient als Vorlage für die Audit Question List, welche dann tatsächlich während der Prüfung verwendet und beantwortet wird.
Schritt 3: Erstellung eines Audits
Ein Audit ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess, der dazu dient, die Ergebnisse einer Prüfung zu erhalten und objektiv zu bewerten. Ein Audit kann einem Auditplan zugeordnet sein oder auch unabhängig durchgeführt werden. Während der Auditdurchführung können Sie beliebig viele Auditfragebogenlisten zuweisen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Fragen beantwortet werden.
Wird beispielsweise ein Auditplan zur jährlichen Auditierung aller Lieferanten erstellt, kann pro Lieferant ein jeweiliger Audit als Kopie erzeugt und bearbeitet werden. Der Audit selbst enthält dann die Information, für welchen speziellen Lieferanten dieser Fragebogen beantwortet wurde. Neben der Auditierung von Lieferanten besteht die Möglichkeit, auch neue Auditgegenstände, wie z.B. Arbeitsplätze oder Prozesse zu definieren und zu prüfen.
Weitere funktionale Besonderheiten von SAP Audit Management:
- Definition von Auditteilnehmern, Ansprechpartnern und weiteren Verantwortlichkeitsrollen
- Vorgefertigte Druckvorlagen der systemseitig angelegten Audits, darunter Auditfragenkatalog oder Auditabschlussbericht
- Bewertungsverfahren in qualitativer und quantitativer Form der Fragen über Antwortkataloge & Prüfergebnisse
- Automatisierte Bewertung der Fragegruppen & Audits auf Basis vorgegebener oder frei definierbarer Bewertungsverfahren der Prüfwerte aller enthaltenen Fragen
- Standard-Monitoring-Tools offener und abgeschlossener Auditpläne, Audits, Fragenliste usw.
Schritt 4: Erstellung von Korrektur- und Präventivmaßnahmen
Während der Auditdurchführung können Fehler und Abweichungen festgestellt werden. Um sicherzustellen, dass diese Fehler behoben und zukünftige Fehler vermieden werden, müssen Korrektur- und Präventivmaßnahmen ergriffen werden.
Korrekturmaßnahmen sind Maßnahmen, die ergriffen werden, um die Ursachen von festgestellten Fehlern zu beseitigen und ihre Auswirkungen auf das Produkt zu minimieren. Präventivmaßnahmen sind Maßnahmen, die ergriffen werden, um potenzielle Fehler zu identifizieren und zu verhindern, bevor sie auftreten.
Diese Maßnahmen können auf verschiedenen Hierarchieebenen der Audit-Question-List zugewiesen werden. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass die festgestellten Probleme behoben und zukünftige Prüfungen verbessert werden.
Schritt 5: Individuelle Erstellung von Auditkomponenten (Auditplan/Audit/Fragestellung)
Die Erstellung von Auditkomponenten kann auf zwei Arten erfolgen: direkte Erstellung oder Erstellung mit Vorlage. Bei der direkten Erstellung müssen alle Auditkomponenten von Grund auf neu erstellt werden. Wenn Sie jedoch eine Vorlage verwenden, werden alle Auditkomponenten der Referenzvorlage unter dem neu erstellten Audit zugeordnet und können nach Bedarf angepasst werden.
Wenn Sie die direkte Erstellung wählen, müssen Sie alle Komponenten wie Fragebogenlisten, Teile, Elemente und Fragen manuell erstellen. Dies kann zeitaufwändig sein, bietet jedoch die Flexibilität, die Auditkomponenten Ihren spezifischen Anforderungen anzupassen.
Wenn Sie eine Vorlage verwenden, werden alle Komponenten der Vorlage unter dem neuen Audit erstellt. Dies kann den Prozess beschleunigen und sicherstellen, dass bestimmte Standards eingehalten werden, verhindert dabei aber auch nicht, dass zusätzliche manuelle Komponenten hinzugefügt werden.
Fazit
SAP Audit Management bietet ein leistungsstarkes Werkzeug zur Durchführung von Prüfungen und zur Einhaltung von Qualitätsstandards. Durch das Erstellen von Auditplänen, Fragebogenlisten, Audits und Maßnahmen zur Fehlerbehebung und -vorbeugung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prüfungen effizient und gründlich durchgeführt werden. Besonders im Hinblick auf die Auswertbarkeit und im Vergleich zu früheren manuellen Aktivitäten stehen Ihnen heute neue Möglichkeiten offen, Audits zu analysieren. Mit den richtigen Ressourcen und Anleitungen können Sie SAP Audit Management erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren und von dessen Vorteilen profitieren.
