Inhaltsverzeichnis
In der modernen Geschäftswelt ist ein effizientes Einkaufsmanagement von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen nicht nur die besten Produkte und Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen beschaffen, sondern auch ihre Lieferantenbeziehungen optimieren. Hier kommen SAP-Konditionskontrakte ins Spiel.
Im SAP S/4 HANA-System ermöglichen Konditionskontrakte eine flexible und transparente Einkaufsbonusabwicklung. Sie bieten eine strukturierte Methode zur Verwaltung von Preisvereinbarungen, Rabatten und Bonuszahlungen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten. Ob es um Mengenrabatte, Skonti oder andere verhandelte Konditionen geht – Konditionskontrakte sind ein leistungsstarkes Werkzeug für den Einkauf.
In diesem Blogbeitrag werde ich Ihnen anhand eines praxisnahen Beispiels einen Einblick in die Konditionskontrakte im Einkauf bieten. Wir werden die dazugehörigen Fiori-Apps auf dem SAP Launchpad kennenlernen.
Lassen Sie uns gemeinsam in die Welt der Einkaufsprozesse eintauchen und die Möglichkeiten entdecken, die SAP-Konditionskontrakte bieten.
Praxisnahes Beispiel
Folgendes einfaches Szenario gibt einen guten Einblick in die praxisnahe automatische Abwicklung mit Konditionskontrakten:
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen kauft regelmäßig Waren von einem Lieferanten ein. Bei Ihrem jährlichen Lieferanten-Einkaufsverhandlungsgespräch haben Sie eine Vereinbarung getroffen: Wenn Ihr jährlicher Gesamtumsatz den Betrag von 10.000 Euro erreicht, gewährt Ihnen der Lieferant einen Bonus von 2%.
Nun möchten Sie diese Vereinbarung im SAP-System abbilden. Hier sind die Schritte:
- App „Konditionskontrakte überwachen" (F34111 )
Nach Öffnen der App legen wir über „Kontrakt anlegen" einen neuen Kontrakt im Einkauf an. Hier werden wir aufgefordert, die Konditionskontraktart* auszuwählen.
Konditionskontraktarten können im Customizing individuell definiert werden.
Eine Konditionskontraktart* in SAP definiert u.a. die Datenquelle für die Abrechnung.
Sie legt fest, welche Art von Vereinbarung oder Konditionen im Konditionskontrakt berücksichtigt werden sollen. Hier sind einige wichtige Aspekte:
- Umsatzbasis: Die Konditionskontraktart bestimmt, welche Umsätze für die Vereinbarung relevant sind.
In unserem einfachen kleinen Beispiel im Einkauf werden nur Wareneingänge für die Einkaufs-Konditionskontrakte als Datenquelle dienen.
Die im Konditionskontrakt festgelegten Umsatzselektionskriterien definieren den Umfang, für den das System den Umsatz ermittelt.
- Abrechnungskalender: Im Abrechnungskalender legen Sie die Termine fest, zu denen eine Abrechnung des Konditionskontraktes möglich sein soll. Dies ermöglicht die Einplanung von Teilabrechnungen und Endabrechnungen.
- Konditionen: In den Konditionstabellen halten Sie fest, welche Beträge in der Vereinbarung festgelegt wurden. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, einschließlich prozentualer Konditionen und Festbeträge.
Nun werden die notwendigen Felder in den einzelnen Registerkarten ausgefüllt.
In der Registerkarte „Basisdaten" wird uns die zuvor ausgewählte Kontraktart OPG3 Einkaufsbonus, Wareneingang, Waren (Standardeinstellung) angezeigt. In diesem Beispiel gehe ich nun nicht auf jedes Feld ein.
Wichtig für die Berechnung der Einkaufsbonusabwicklung sind hier lediglich die Konditionen.
In unserem Beispiel sind es 2% Bonus vom Umsatz. Ferner bilden wir hier noch 2% Bonusrückstellungen, auf die ich in diesem Blogbeitrag nicht näher eingehe.
Anschließend werden die Pflichtfelder in der Registerkarte „Einkauf" gefüllt.
Umsatzselektionskriterien sind hier in unserem Beispiel nun der Lieferant und Material.
Zu guter Letzt legen wir in der Registerkarte „Abrechnungskalender" die Abrechnungstermine fest.
Der Konditionskontrakt ist damit gesichert und kann aktiviert werden.
Workflows sind selbstverständlich auch hier verfügbar.
Workflows für SAP-Konditionskontrakte im Einkauf spielen eine entscheidende Rolle bei der effizienten Abwicklung und Genehmigung von Konditionskontrakten.
Diese Workflows ermöglichen die automatische Abwicklung und Freigabe von Konditionskontrakten.
Workflow-Schritte: Ein Workflow kann mehrere Schritte umfassen, z. B. Genehmigung, Ablehnung oder Rücksendung zur Nachbearbeitung. Der Genehmigungsprozess wird aktiviert, wenn die definierten Voraussetzungen erfüllt sind.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Bonusvereinbarung mit einem Lieferanten. Wenn Ihr jährlicher Gesamtumsatz 10.000 Euro erreicht, gewährt Ihnen der Lieferant einen Bonus von 2%. Der Workflow überwacht den Umsatz und aktiviert den Genehmigungsprozess automatisch.
Die Verwaltung von Workflows für Konditionskontrakte ist ein wichtiger Schritt, um effiziente Preisgestaltung und Transparenz im Einkauf sicherzustellen.
Umsätze können wir uns jederzeit über die Fiori-App „Umsatz anzeigen“ - Konditionskontrakte anzeigen lassen. In unserem Beispiel werden dann die Umsätze basierend auf dem Materialbeleg (Wareneingang) berechnet.
In diesem Beispiel wurden 500 Stück à 20 Euro vom Lieferanten geliefert. Das entspricht also einem bonusfähigen Umsatz von 10.000 Euro. Nun wollen wir die 1. Teilabrechnung über die Fiori-App „Konditionskontrakte abrechnen“ sehr komfortabel abrechnen.
Buchung über 2% Bonus (hier 200 Euro netto) und weitere Belege wie Rechnungswesensbeleg finden wir jetzt auch im Belegfluss des Konditionskontraktes.
Vorteile
Die Vorteile von SAP-Konditionskontrakten im Einkauf sind vielfältig und tragen zur Effizienz und Transparenz in der Beschaffung bei. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Preisstabilität und Kosteneinsparungen: Konditionskontrakte ermöglichen es Unternehmen, langfristige Preisvereinbarungen mit Lieferanten zu treffen. Dies hilft, Preisschwankungen zu minimieren und Kosten zu senken.
- Bessere Verhandlungsposition: Durch die Verhandlung von Konditionen im Voraus können Einkäufer eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten einnehmen. Dies führt zu günstigeren Konditionen und Rabatten.
- Automatisierte Bonusabwicklung: SAP-Konditionskontrakte erleichtern die Abwicklung von Bonuszahlungen und Rabatten. Die Berechnung erfolgt automatisch auf Basis der vertraglich vereinbarten Bedingungen.
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Alle Konditionen werden zentral verwaltet und sind für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung.
- Effiziente Verwaltung von Mengenrabatten: Unternehmen können Mengenrabatte basierend auf tatsächlichen Einkaufsmengen nutzen. Dies optimiert den Einkaufsprozess und fördert die Zusammenarbeit mit Lieferanten.
- Flexibilität bei Vertragsänderungen: Wenn sich Geschäftsbedingungen ändern, können Konditionskontrakte angepasst werden, ohne dass neue Verträge erstellt werden müssen.
Fazit
Insgesamt bieten SAP-Konditionskontrakte eine strategische Herangehensweise an den Einkauf, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität und Effizienz zu verbessern.
