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Das Instandhaltungsmodul von SAP ist unter verschiedenen Namen bekannt. Aktuell wird es von SAP als Asset Management bezeichnet. Gleichzeitig sind die Begriffe EAM (Enterprise Asset Management) und PM (Plant Maintenance) weiterhin gebräuchlich. Unabhängig von der Namensgebung steht stets dasselbe Ziel im Fokus: die strukturierte, systemgestützte Planung, Durchführung und Auswertung von Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb von SAP. Dabei handelt es sich nicht um ein Zusatzmodul, sondern um einen festen Bestandteil jeder SAP-Standardlizenz.
Die Instandhaltungsprozesse und die darin enthaltenen Funktionen sind sehr leistungsfähig und können äußerst komplexe Anforderungen abbilden. Stadtwerke, das Militär oder Energieversorger verfügen häufig über eine stark ausgeprägte Instandhaltung mit sehr spezifischen Anwendungsfällen. Diese lassen sich durch zahlreiche Funktionalitäten unterstützen, etwa durch die Checklistenbearbeitung sowie die Prüf- und Messmittelprüfung mit PM/QM-Kopplung unter Nutzung von Prüflosen und Prüfplänen. Auch die Ausarbeitung komplexer Wartungsstrategien, beispielsweise durch Hierarchien in Wartungspaketen und das Setzen von Offsets, oder die Nutzung von Beziehungswissen zur Auswahl unterschiedlicher Instandhaltungsmaßnahmen sind typische Einsatzszenarien. In diesen Branchen sind zudem technische Platzstrukturen üblich, die sowohl sehr tief als auch sehr breit hierarchisch aufgebaut sind.
Da Instandhaltungsprozesse in diesen Bereichen häufig in dieser Ausprägung genutzt werden, entsteht bei vielen Unternehmen der Eindruck, das SAP Asset Management sei für ihre Zwecke zu komplex und überdimensioniert. In der Folge wird es oft gar nicht in Betracht gezogen und lediglich als Randthema wahrgenommen.
Die Erfahrung zeigt jedoch, dass viele Unternehmen erheblich vom Einsatz des Asset Managements profitieren können. Nahezu jedes Unternehmen verfügt über Instandhaltungsprozesse, die häufig mit Stift und Papier, Excel oder Outlook geplant und durchgeführt werden. Alternativ kommen Dritt-Tools zum Einsatz, die nicht in das SAP-System integriert sind. Instandhaltung beschränkt sich dabei keineswegs auf große und komplexe Anlagen, Infrastrukturen oder Maschinen. Auch vergleichsweise einfache Tätigkeiten aus dem Facility-Bereich zählen dazu, etwa die Prüfung von Feuerlöschern, Sprinkler- und Brandschutzanlagen, die Wartung von Aufzügen und Rolltreppen oder kleinere Reparaturen in Bürogebäuden wie Türgriffe oder Fenster.
Die SAP Public Cloud ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse und eine schlanke Abbildung von Instandhaltungsprozessen, die eng mit anderen Modulen verzahnt ist. Mit einem Mini-PM-Ansatz lässt sich die Instandhaltung mit überschaubarem Aufwand von einem Schattenthema zu einem integrativen Bestandteil des SAP-Systems entwickeln. Durch eine gezielte Auswahl geeigneter Apps aus den vorhandenen Scope-Items sowie durch das bewusste Weglassen von Prozessschritten, die für eine schlanke Instandhaltung nicht erforderlich sind, wird Instandhaltung für Unternehmen jeder Größe praktikabel und sinnvoll nutzbar.
In der schlanken Lösung gliedert sich die Instandhaltung in zwei Prozesse: die proaktive Instandhaltung, die mit Wartungsplänen und Instandhaltungsanleitungen arbeitet, sowie die reaktive Instandhaltung, die für unvorhergesehene Störungen und kurzfristige Maßnahmen genutzt wird. Für diese Prozesse werden folgende Apps eingesetzt:
Proaktive Instandhaltung
In der proaktiven Instandhaltung werden in einer Instandhaltungsanleitung die Vorgänge (also die Instandhaltungstätigkeiten) sowie die je Vorgang benötigten Materialien definiert. In diesem Fall wird ein Beispiel genutzt, welches den Mini-PM Ansatz in der Praxis verdeutlicht, die Routine-Kontrolle eines Feuerlöschers. In diesem Beispiel ist nur ein Vorgang nötig und es werden auch keine Ersatzteile oder Komponenten benötigt.
Das nächste Objekt in der proaktiven Instandhaltung ist der Wartungsplan. Dieser enthält die zuvor definierte Instandhaltungsanleitung und legt den Zyklus sowie die Terminierungsparameter fest.
Im dargestellten Beispiel der Prüfung eines Feuerlöschers liegt ein Zyklus von drei Monaten vor. Das System berechnet automatisch Plantermine für einen definierten Zeitraum. Wird beispielsweise für ein Jahr geplant, werden 4-5 Plantermine erzeugt. Beim Erreichen eines Termins legt das System automatisch einen Instandhaltungsauftrag an, der die in der Instandhaltungsanleitung definierten Vorgänge und Materialien enthält und anschließend bearbeitet werden kann.
Zusätzlich stehen weitere Terminierungsparameter zur Verfügung. Über den Eröffnungshorizont kann beispielsweise definiert werden, wie lange vor dem eigentlichen Plantermin ein Auftrag bereits im System angelegt und verfügbar sein soll. So sieht ein terminierter Wartungsplan aus:
Reaktive Instandhaltung
Die reaktive Instandhaltung beginnt mit einer Instandhaltungsanforderung, die die Instandhalter auf eine Störung aufmerksam macht und erste Informationen zur Störung bereitstellt. Eingegangene Meldungen können von den Instandhaltern eingesehen und geprüft werden.
Ist eine Instandhaltungsmaßnahme erforderlich, wird die Meldung in einen Instandhaltungsauftrag umgewandelt.
Im Auftrag werden die Vorgänge definiert, welche die durchzuführenden Maßnahmen beschreiben. Den Vorgängen können bei Bedarf Materialien und externe Services zugeordnet werden, beispielsweise für den Vorgang „Initiale Überprüfung der Pumpe“.
Nach der Planung und Freigabe des Auftrags kann dieser einem Instandhalter zugeordnet und abgearbeitet werden.
Zuletzt muss noch ein Leistungserfassungsblatt angelegt werden, falls externe Dienstleistungen zur Durchführung der Instandhaltungsmaßnahme notwendig waren. Das Leistungserfassungsblatt bestätigt, dass die Leistungen vom Dienstleister erbracht wurden und ist notwendig, damit diese in der Lieferantenrechnung abgerechnet werden können.
Fazit
Die beiden beschriebenen Prozesse bieten für Betriebe mit unterschiedlich ausgeprägter Instandhaltung einen erheblichen Mehrwert, denn die Vorteile des Asset Managements liegen auf der Hand: Die Instandhaltung ist kein isoliertes Silo, sondern wird integrativ und ohne Systembruch in die SAP-Prozesslandschaft eingebunden. So können beispielsweise automatisch Bestellanforderungen aus Instandhaltungsaufträgen erzeugt werden, wenn nicht lagergeführte Materialien wie Ersatzteile oder Komponenten eingeplant werden. Durch die Integration in die Lagerhaltung lassen sich Bestände direkt einsehen und Materialreservierungen durchführen. Aufwände und Kosten werden im Instandhaltungsauftrag gesammelt und im SAP-System abgerechnet. Auch Auswertungen können ohne zusätzlichen Aufwand mit den im Standard bereitgestellten Apps durchgeführt werden.
Ob und in welchem Umfang ein Mini-PM sinnvoll eingesetzt werden kann, hängt stark von den bestehenden Prozessen und dem organisatorischen Umfeld ab. In einem kompakten Workshop können diese Rahmenbedingungen analysiert und ein passender, schlanker Instandhaltungsansatz definiert werden – auf Basis des SAP-Standards und ohne Überfrachtung.
