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News & Wissen Revisionssichere Dokumentation von SAP-Berechtigungen auf Knopfdruck – wie geht das?

Dr. Daniel Müller (Senior Consultant & Teamlead SAP ALM)
Autor:

Dr. Daniel Müller (Senior Consultant & Teamlead SAP ALM)

Kennen Sie dieses Gefühl? Diesen Moment im Leben, in dem man denkt, nö, das mache ich jetzt so nicht mehr mit! Aus. Schluss. Fertig. Basta. Ende Gelände! So oder so ähnlich ging es mir im Rahmen eines Projekts für SAP-Berechtigungen im Jahr 2018.
Immer wieder die gleiche Nummer: (SAP PFCG-)Rollen mit dem Fachbereich konzipieren, realisieren (inkl. Transport) und dokumentieren (Konzept & Technik).
Und genau bei der technischen Rollendokumentation – zumeist in Word-Dokumenten - war von Anfang an klar: Die ist schon mit dem Projektende veraltet!
Wieso tu ich dem Kunden und mir das alles überhaupt noch an?

Warum Rollendoku von SAP-Berechtigungen?

Nicht nur wegen externen Stakeholdern wie z.B. Wirtschaftsprüfern. Sondern gerade auch wegen internen Stakeholdern, wie z.B. der SAP Basis, dem Fachbereich oder der internen Revision.

Und in allen Fällen zur Beantwortung z.T. sehr pragmatischer Fragestellungen:

  • Wer hat welche (SAP PFCG-)Rolle/ Rollenänderung angefordert?
  • Wann wurde diese Rolle/ Rollenänderung durch wen wie realisiert und produktiv gesetzt?
  • Wie sieht die Rolle aktuell/ gerade in diesem Moment aus?

Das heißt, neben der revisionssicheren, strukturierten und transparenten Dokumentation durchgehender Belegketten – von der Anforderung bis zur Produktivsetzung einer (SAP PFCG-)Rolle – ist insbesondere deren Versionsverwaltung von hohem Interesse.

Im Sinne einer strukturierten Beantwortung dieser Fragestellungen werden im Nachfolgenden zunächst mögliche Anwendungsfälle einer Rollendokumentation dargestellt. Hieran anschließend werden mögliche Realisierungsansätze dargestellt.

Wann Rollendoku von SAP-Berechtigungen?

Folgende Anwendungsfälle einer technischen (SAP PFCG-)Rollendokumentation werden im Rahmen dieses Beitrags unterschieden:

Rollenanlage dokumentieren

  • funktionale Sicht: SAP PFCG-Einzel-/ Sammelrolle dokumentieren
  • Kombination von fachlicher und funktionaler Sicht: Arbeitsplatzrolle (SAP PFCG-Sammel- und Einzelrollen) dokumentieren

Rollenänderung dokumentieren (an SAP PFCG-Einzel-/Sammelrolle)

  • in einem logischen SAP-System (z.B. Entwicklungssystem)
  • Abgleich über mehrere logische SAP-Systeme (z.B. Entwicklungs- vs. Produktivsystem)

Kritische Objekte

  • proaktiv definieren und auswerten (z.B. unternehmenskritische SAP-Berechtigungsobjekte und deren konkrete Ausprägung)

Revisionssichere Dokumentation von SAP-Berechtigungen – wie geht das mit dem SAP Solution Manager 7.2?

Da SAP PFCG-Rollen revisionssicher von einem Entwicklungssystem bis in ein Produktivsystem zu transportieren sind, bieten sich hierzu Werkzeuge wie der SAP Solution Manager 7.2 an.
Und hier konkret das Change Request Management (ChaRM).
Mit dessen Hilfe werden neu angelegte SAP PFCG-Rollen bzw. -Änderungen an diesen strukturiert und transparent dokumentiert sowie deren technische Objekte (revisions-)sicher produktiv gesetzt.
Im Prüfungsfall ist somit eine durchgängige Belegkette – von der Anforderung bis zur Produktivsetzung - der jeweiligen SAP PFCGRolle auf Knopfdruck darstellbar, dies i.d.R. auf Basis einer durch den Wirtschaftsprüfer gelosten Transportauftrags-ID.

Damit können mit dem SAP Solution Manager 7.2 diese zuvor aufgeworfenen Fragestellungen konkret beantwortet werden:

  • Wer hat welche (SAP PFCG-)Rolle/ Rollenänderung angefordert?
  • Wann wurde diese Rolle/ Rollenänderung durch wen wie realisiert und produktiv gesetzt?

Damit bleibt noch diese oftmals zentrale, Fragestellung im Rahmen des Betriebs von SAP-Landschaften offen: Wie sieht die jeweils interessierte SA PFCG-Rolle aktuell/ gerade in diesem Moment aus? Und dies in den o.g. Anwendungsfällen?

Dokumentation von SAP-Berechtigungen auf Knopfdruck – wie geht das mit der Cpro smartRoleDoc?

Viele meinen reflexartig zu wissen, die Antwort liege in der Transaktion SUIM. Na dann viel Spaß beim Suchen!
Sie möchten statt einer rein funktionalen Betrachtungsweise die zumeist technisch dominierende Sicht auf SAP PFCG-Rollen mit deren jeweils fachlicher Sicht in einer gesamthaften Übersicht strukturiert abbilden? Und dies in Echtzeit, also auf Knopfdruck, inkl. Änderungshistorie auf Objektebene?

Dann freuen Sie sich auf die folgenden Ausführungen meines Kollegen Axel Siekmann. Dieser skizziert Ihnen im Folgenden einen Einblick in die Applikation Cpro smartRoleDoc.

Cpro smartRoleDoc ist eine Lösung aus den smart-Solutions der CPRO INDUSTRY. Sie basiert auf smartXL - einem AddIn für Microsoft Excel, mit dessen Hilfe Applikationen auf der Basis von Microsoft Excel in Anbindung an SAP-Systeme realisiert werden können.

Cpro smartRoleDoc wird mit einer Backend-Komponente ausgeliefert. Diese bereitet alle Daten aus dem SAP-Berechtigungswesen passend für das Frontend auf. Sie greift auf die Leistungsfähigkeit Ihrer SAP-Server zurück. Ihre bereits getätigten Investitionen in die Backend-Systeme werden damit bestmöglich genutzt.

Als Frontend wird Microsoft Excel eingesetzt. Die Idee ist, das Rad nicht neu zu erfinden und auf die bestehenden Funktionalitäten von Microsoft Excel zurückzugreifen. Diese sind im Einzelnen:

  • Visualisierung in diversen Diagramm- und Tabellen-Typen
  • dynamische Filterung
  • Pivotierung und Ad-hoc-Analysen
  • einfache Erweiterung und Modifizierung durch den Anwender
  • keine Programmier-Kenntnisse erforderlich
  • VBA-Scripting jedoch möglich
  • Quasi-Unternehmens-Standard

Neben Microsoft Excel und Ihrem SAP-System benötigen Sie keine weiteren Komponenten. Zusätzliche Investitionen sind nicht notwendig.

Mit Cpro smartRoleDoc analysieren Sie Ihr SAP-Berechtigungswesen – von der Sammelrolle bis zum Änderungssatz des SAP-Berechtigungswertes. Folgende Dimensionen stehen Ihnen für die Auswertung zur Verfügung:

  • Sammelrolle
  • Einzelrolle
  • Klasse Berechtigungsobjekt
  • Berechtigungsobjekt
  • Berechtigung
  • Berechtigungsfeld
  • Berechtigungswert
  • Änderungszeiger
  • Änderungsdatum
  • Änderungsname
  • Benutzerzuordnung

Cpro smartRoleDoc basiert auf dem Framework smartXL. Damit können Sie zusätzlich kostenlos dessen umfangreiche Features nutzen. smartXL ist als erweiterbares Microsoft Excel-Framework mit vielfältiger Backend-Funktionalität ausgelegt und ermöglicht es Ihnen, beliebige Auswertungen auf Ihrem SAP-System in Echtzeit durchzuführen.

Sie haben die Möglichkeit, diese Auswertungen, Cpro smartRoleDoc sowie eigene Daten in einer Arbeitsmappe miteinander zu verknüpfen. Sämtliche Bestandteile können in bereits bestehende Arbeitsmappen eingebunden werden.

Cpro smartRoleDoc in Verbindung mit der smartXL-Basis setzt Ihrer Phantasie keine Grenzen. Sie sind der Macher und Entscheider. Nicht umsonst bewerben wir die smartXL-Produktfamilie mit dem Slogan „Impress yourself“.

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