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SAP Adobe Forms

News & Wissen Wissenswertes rund um die Erstellung von SAP Adobe Forms

Egal in welches SAP-Modul man blickt - in den meisten Fällen kommt man früher oder später in Kontakt mit irgendeinem Formular, sei es ein Label, ein Ausdruck eines Belegs oder dergleichen. Formulare ziehen sich durch nahezu alle Bereiche im SAP-System und sind nicht selten ein emotionales Thema beim Kunden. Was auch verständlich ist, da Formulare zum einen inhaltlich wichtig sind - siehe Rechnungen oder auch Mahnungen - und zum anderen als Aushängeschild des Unternehmens dienen.

Bisher sind drei verschiedene Formulartechnologien in Verwendung:

  • die alten SAP Script-Formulare, zu denen eine Hassliebe entstehen kann
  • die neueren Smart Forms-Formulare
  • die ganz neuen SAP Adobe Forms, umgangssprachlich auch PDF-Formulare genannt, die 2006 veröffentlicht wurden

Zu der letzten Technologie stelle ich Ihnen hier hilfreiche Informationen zur Erstellung und Verwendung dieser Formulare zur Verfügung. Diese beziehen sich ausdrücklich nicht auf die interaktiven PDF-Formulare.

Adobe Document Services (ADS)-Server

Hat man bisher SAP Script und Smart Forms einfach ohne Weiteres in jedem SAP-System verwenden können, so braucht man für die PDF-Formulare nun einen ADS-Server. Die Konfiguration des Servers ist üblicherweise bei den Kollegen der SAP Basis angesiedelt. Dieser Server ist für die Aufbereitung des Formulars verantwortlich.

  • TIPP: Den Report „FP_PDF_TEST_00“ kann man auch für einen Verbindungstest zum ADS verwenden. Liefert dieser Report Versionsinformationen zurück, so ist der ADS grundsätzlich erreichbar.

SAP Adobe Forms: Druckeranpassung

Einige von Ihnen kennen sicher das Problem: Aus Versehen hat man ein ZEBRA-Label auf einem Laserdrucker gedruckt und es kommen nur „kryptische“ Zeichen heraus. Die Ursache besteht darin, dass der Drucker den ZEBRA-Code nicht verarbeiten kann. So ähnlich verhält es sich bei einem PDF-Formular. Damit die Drucker die Formulare auch verarbeiten können, muss dem jeweiligen Gerätetyp eine sogenannte „XDC-Datei" zugeordnet werden. Dies ist die Druckerbeschreibung als XML-Format, in der etwa die Druckersprache, die Druckerkommandos, etc. hinterlegt sind. Diese Zuordnung erfolgt über den Report „RSPO0022“.

Im ersten ALV sieht man die Gerätetypen, die bereits einer XDC-Datei zugeordnet sind. Rot bedeutet: Hier passt die Datei nicht zum Drucker, eine andere muss verwendet werden. Im zweiten ALV stehen dann die vorhandenen XDC-Dateien.

LiveCycle Designer by SAP

Um das Layout des PDF-Formulars im SAP-System ansehen bzw. anpassen zu können, wird eine Drittanbietersoftware lokal auf dem jeweiligen Endgerät des Entwicklers benötigt - der Adobe LiveCycle Designer by SAP.

  • ACHTUNG: Hier muss explizit die Version für SAP (Download direkt auf der SAP-Homepage) genutzt werden, denn es gibt diese Software auch für Formulare, die nichts mit SAP zu tun haben.

SAP Adobe Forms: Formularbestandteile

Auch bei den Bestandteilen der SAP Adobe Forms gibt es einen gravierenden Unterschied zu den Vorgängern. Früher hatte man ein Formularobjekt, nun haben wir zwei.

Zum einen die Schnittstelle, die vom Druckprogramm aufgerufen wird: Hier lassen sich die noch fehlenden Daten ermitteln (sollte man aber ins Druckprogramm auslagern) oder vorhandene Daten aufbereiten. Zudem werden die Währungs- und Mengenfelder mit den jeweiligen Einheiten verknüpft. Dies ist wichtig, da die jeweiligen Felder dadurch richtig aufbereitet werden (Dezimal- und Tausendertrenner, Nachkommastellen, Datumsformat, etc.). Grundlage für diese Aufbereitung ist das Gebietsschema, siehe nächster Punkt. Die Schnittstelle ist zur Laufzeit nichts anderes als eine Art generierter Funktionsbaustein. Sie hat Import- und Exportparameter sowie Ausnahmen. Der Bereich „Globale Definitionen“ ist vergleichbar mit einem DATA-Include. Die Coding-Initialisierung dient der Datenbeschaffung und -aufbereitung, mit den Formroutinen können Unterprogramme gekapselt werden.

Der zweite Bestandteil ist das Formularlayout: Im Layout wird über den Kontext gesteuert, welche Daten aus der zugeordneten Schnittstelle im Layout verwendet werden können. Hier sollte nur das aktiviert werden, was auch benötigt wird, da sich die Dateigröße des Formulars sonst unnötig vergrößert. Denn alles, was im Kontext aktiv ist, wird bei Versand des PDF-Formulars (z. B. per E-Mail) übermittelt und kann somit auch ausgelesen werden, was ggf. nicht gewollt ist (Preise, vertrauliche Daten, etc.).

Im Kontext können die Daten mit Hilfe von Bedingungen zusätzlich gesteuert werden:

Im Layout bieten die Script-Sprachen FormCalc und JavaScript die Möglichkeit zur Steuerung weiterer Aufbereitungen (Ein- / Ausblenden, Dezimalaufbereitung anpassen, etc.):

Eine Schnittstelle kann für mehrere Formulare (Layouts) verwendet werden.
Die Transaktion für diese Formularobjekte lautet „SFP".

SAP Adobe Forms: Gebietsschema

Wer erinnert sich noch an die Zeit, als man Währungs-, Mengen- und Datumsfelder noch manuell im Code zusammengebastelt hat? Zum Glück konnte man sich das später mit Hilfe der Konvertierungsroutinen sparen. Auch bei den zwei alten Technologien griff man auf diese Methoden zurück, um zum Beispiel die Preise richtig anzudrucken - je nachdem in welches Land man die Rechnung geschickt hat und welche Sprache der Empfänger sprach.

Diese Konvertierungen bleiben einem in den PDF-Formularen erspart. Wie oben bereits erwähnt, wird dies über das Gebietsschema gesteuert. Das Gebietsschema setzt sich aus dem Land und der Sprache zusammen, die beim Öffnen des Druckjobs im Druckprogramm in den Parametern mitgegeben wird, zum Beispiel de_US – Sprache Deutsch; Land USA.

  • ACHTUNG: Das Gebietsschema kann pro Element im Layout eingestellt werden - entweder fest, zum Beispiel de_DE oder Gebietsschema des Viewers oder Standardsprache (hier greift die Kombination aus den Parametern). Standardmäßig wird der ADS mit den gängigsten Gebietsschemas ausgeliefert.

Ist neu immer besser?

Ich würde sagen „jein“. Die neue Formulartechnologie SAP Adobe Forms hat sehr viele Vorteile gegenüber den Smart Forms und vor allem den SAP Script-Formularen. Die Grenzen der Möglichkeiten in den PDF-Formularen wurden um einiges erweitert. Man kann sehr viele verschiedene Einstellungen vornehmen und sich mit der Scripting-Funktion die Sachen so „hinbiegen“, wie man sie braucht. Auch die Möglichkeit, getätigte Layout-Änderungen gleich in der SFP über die PDF-Vorschau zu testen, ist für den Entwickler sehr komfortabel.

Aber: Durch die vielen Einstellungsmöglichkeiten muss der Entwickler unter Umständen etwas Zeit und Nerven investieren, bis das gewünschte Ergebnis gedruckt wird. Auch gibt es noch einige Bugs, die nur mit einem Workaround umgangen werden können. Diese werden zwar weniger, aber komplett ausgereift ist der LiveCycle Desinger by SAP noch nicht. Im Großen und Ganzen kann ich aber sagen: Es geht in die richtige Richtung.

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