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Die Einführung von SAP S/4HANA ist weit mehr als ein reines IT-Projekt. Sie erfordert eine tiefgreifende Transformation auf technologischer, prozessualer und organisatorischer Ebene. Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, nicht nur ihre bestehende Systemlandschaft zu modernisieren, sondern auch ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen an die neuen Möglichkeiten anzupassen. Im Grunde genommen handelt es sich um ein umfassendes Change-Management-Projekt. Eine erfolgreiche Implementierung hängt von zahlreichen Faktoren ab.
Neben einer klar definierten Strategie ist die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methodik entscheidend, um sowohl die Akzeptanz der Endanwender als auch eine strukturierte Steuerung des Veränderungsprozesses sicherzustellen.
Um unsere Kunden dabei zu unterstützen, hat SAP die SAP Activate-Methode entwickelt. SAP Activate ist ein standardisierter Ansatz, der eine effiziente und methodisch geführte Einführung von SAP S/4HANA ermöglicht. Doch was genau steckt hinter SAP Activate? Wie unterscheidet es sich von anderen Implementierungsansätzen? Und warum sollten Unternehmen diese Methodik nutzen? In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen zu SAP Activate und zeigen, wie Kunden ihre ERP-Transformation mit einer strukturierten Vorgehensweise erfolgreich meistern können.
Was ist SAP Activate?
SAP Activate ist ein agiles Framework zur Implementierung von SAP S/4HANA oder bspw. die SAP Sales oder Service Cloud. Es kombiniert bewährte Methoden, vorkonfigurierte Best Practices und unterstützende Implementierungswerkzeuge, um Unternehmen eine schnellere und effizientere Einführung ihres ERP-Systems zu
ermöglichen. SAP Activate geht jedoch über diese Modelle hinaus, indem es klassische Methoden mit agilen Prinzipien kombiniert, um eine flexiblere und iterativ gesteuerte Implementierung zu ermöglichen.
Wodurch unterscheidet sich SAP Activate von anderen Ansätzen?
Der zentrale Unterschied von SAP Activate zu früheren Implementierungsmethoden liegt in seinem iterativen Ansatz, der Unternehmen eine höhere Flexibilität bietet, ohne dabei die Struktur eines klar definierten Projektplans aufzugeben. Während klassische Methoden wie ASAP einen strikt getakteten Ablauf verfolgten, von der Planung über die Implementierung bis hin zum Go-Live, setzt SAP Activate auf eine schrittweise, anpassungsfähige Vorgehensweise. Der iterative Ansatz dieser Methodik ermöglicht es Unternehmen, bereits während der Implementierung kontinuierlich Anpassungen vorzunehmen. Anstatt erst am Ende des Projekts auf Veränderungen oder neue Anforderungen zu reagieren, können Unternehmen in kurzen Entwicklungszyklen arbeiten, in denen regelmäßig überprüft wird, ob der aktuelle Fortschritt noch den Projektzielen entspricht. Dadurch lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und korrigieren, was die Gesamtdauer und das Risiko der Implementierung reduziert.
Ein weiterer Vorteil von SAP Activate liegt in der engen Verzahnung mit agilen Projektmanagement-Ansätzen. Während traditionelle Methoden oft in starren Meilensteinen denken, ermöglicht SAP Activate eine dynamische Entwicklung, bei der verschiedene Teams parallel an unterschiedlichen Aufgaben arbeiten können. Dies führt zu schnelleren Ergebnissen und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, IT-Teams und Endanwendern. Auch aus finanzieller Sicht macht SAP Activate Sinn. Klare Strukturen und optimierte Ressourcennutzung verhindern unnötige Kostenexplosionen. Da SAP Activate bereits mit dem Kauf von SAP S/4HANA verfügbar ist, entstehen zudem keine zusätzlichen Lizenzkosten für die Nutzung der Methodik.
Die drei Kernelemente von SAP Activate
SAP Activate basiert auf drei zentralen Elementen:
Die erste Säule bilden die SAP Best Practices. Sie stellen vorkonfigurierte Geschäftsprozesse für verschiedene Branchen bereit. Unternehmen können dadurch standardisierte Lösungen direkt übernehmen oder individuell anpassen. Dies verkürzt nicht nur die Projektlaufzeiten, sondern minimiert auch Risiken, da bewährte Prozesse anstelle individuell entwickelter, komplexer Strukturen genutzt werden.
Die zweite Säule ist die agile Methodologie, die eine Kombination aus klassischen und agilen Projektmanagement Ansätzen nutzt. Während frühere Implementierungsprojekte oft einer starren, linearen Vorgehensweise folgen, erlaubt SAP Activate eine schrittweise und flexible Umsetzung. Durch diesen iterativen Ansatz können Unternehmen bereits während der Implementierung auf Veränderungen reagieren, anstatt erst am Ende eines Projektabschnittes Anpassungen vorzunehmen. Agile Methoden können zudem eine enge Zusammenarbeit zwischen den Projektteams und den Endanwendern fördern und verbessern.
Die dritte Säule umfasst Werkzeuge und Konfigurationsleitfäden, die Unternehmen bei der Implementierung unterstützen. Dazu gehören zentrale Plattformen wie der SAP Solution Manager, der als Steuerungseinheit für das gesamte Projekt dient, sowie SAP Cloud ALM, das speziell für Cloud-basierte Implementierungen entwickelt wurde. Ergänzt wird dies durch eine Reihe von geführten Konfigurationshilfen, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden.
Durch diese drei Kernkomponenten ermöglicht SAP Activate Unternehmen eine strukturierte, dennoch flexible und vor allem anpassungsfähige Implementierung von SAP S/4HANA.
Die Methodik
Um effizient und strukturiert zu gestalten, hat SAP das Activate-Phasenmodell entwickelt. Dieses Modell teilt die Implementierung in sechs Phasen auf und sorgt für eine klare Orientierung – von der ersten Analyse bis hin zum laufenden Betrieb.
1. Discover (Entdecken)
Die erste Phase dient der strategischen Analyse und der Entscheidungsfindung. Unternehmen prüfen hier, ob eine SAP S/4HANA-Implementierung für ihre geschäftlichen Anforderungen sinnvoll ist und welche Strategie verfolgt werden sollte. Eine der wichtigsten Aufgaben in dieser Phase ist das Scoping, also die Definition des Projektumfangs.
SAP bietet hierfür das DDA-Tool (Digital Discovery Assessment), das Unternehmen hilft, eine detaillierte Analyse der aktuellen IT-Landschaft und Geschäftsprozesse durchzuführen. Dieses Tool unterstützt die Angebotsentwicklung, indem es eine automatisierte Bewertung der Anforderungen ermöglicht. Basierend auf den eingegebenen Daten liefert das DDA-Tool Empfehlungen für das optimale Implementierungsszenario, sei es eine On-Premise-, Cloud- oder Hybrid-Lösung. Gleichzeitig wird ein Business Case entwickelt, der den wirtschaftlichen Nutzen des Projekts bewertet.
Zusätzlich werden in dieser Phase die langfristigen Projektziele definiert und eine erste Roadmap erstellt. Unternehmen legen fest, welche geschäftlichen Bereiche priorisiert werden und ob eine Greenfield- oder Brownfield-Strategie besser geeignet ist.
2. Prepare (Vorbereitung)
Nach der strategischen Entscheidung beginnt die Planungsphase. Hier wird das Projektteam zusammengestellt, Verantwortlichkeiten definiert, und ein High-Level-Projektplan mit den wichtigsten Meilensteinen erstellt. Parallel dazu erfolgt die erste technische Vorbereitung, indem die Implementierungsumgebung eingerichtet wird.
Eine wichtige Aufgabe in dieser Phase ist die Identifikation von Risiken und Abhängigkeiten. Durch eine sorgfältige Analyse möglicher Herausforderungen kann das Unternehmen frühzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen, um Verzögerungen oder unerwartete Probleme zu vermeiden.
3. Explore (Erkunden)
In der dritten Phase wird das zukünftige System-Setup detaillierter erarbeitet. Unternehmen führen Fit-to-Standard Workshops durch, in denen sie ihre bestehenden Geschäftsprozesse mit den SAP Best Practices abgleichen. Dabei wird entschieden, welche Prozesse unverändert übernommen werden können und wo individuelle Anpassungen notwendig sind.
Gleichzeitig erfolgt eine Validierung der Systemanforderungen, um sicherzustellen, dass alle geplanten Funktionen optimal mit bestehenden IT-Systemen zusammenarbeiten. In dieser Phase beginnt auch die Erstellung der technischen und funktionalen Designs für spezifische Anpassungen oder Erweiterungen.
4. Realize (Umsetzung)
Nachdem die Anforderungen definiert wurden, beginnt die eigentliche Umsetzung. Das System wird basierend auf den erarbeiteten Spezifikationen konfiguriert und getestet. Agile Methoden wie iterative Testzyklen und kontinuierliche Anpassungen sorgen dafür, dass Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
Parallel dazu werden Key-User geschult, die als Multiplikatoren für die Endanwender fungieren. Zudem erfolgen umfassende Integrationstests, um sicherzustellen, dass SAP S/4HANA nahtlos mit anderen Unternehmenssystemen zusammenarbeitet.
5. Deploy (Einführung)
Nun steht die finale Einführung des Systems bevor. In dieser Phase werden alle letzten Tests abgeschlossen, Fehler korrigiert und die Datenmigration durchgeführt. Da die Migration oft ein kritischer Faktor ist, wird sie sorgfältig geplant und in mehreren Schritten durchgeführt, um Datenverluste oder Inkonsistenzen zu vermeiden.
Ein weiteres zentrales Element ist die Schulung der Endanwender. Durch gezielte Trainingsmaßnahmen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden mit dem neuen System vertraut sind. Der eigentliche Go-Live wird intensiv überwacht, um mögliche Probleme sofort zu identifizieren und zu beheben.
6. Run (Betrieb)
Nach dem erfolgreichen Go-Live geht das System in den regulären Betrieb über. Unternehmen überwachen die Systemperformance, führen regelmäßige Updates durch und passen das System kontinuierlich an sich ändernde Geschäftsanforderungen an.
Zudem wird ein Langzeit-Support für die Endanwender bereitgestellt, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
6 Gründe, warum Unternehmen SAP Activate für die Implementierung von SAP-Lösungen verwenden sollten
Die SAP Activate-Methode bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung von SAP S/4HANA unterstützen. Dabei kombiniert sie bewährte Best Practices mit einer agilen Methodik und standardisierten Konfigurationsleitfäden, um eine strukturierte, aber dennoch flexible Implementierung zu ermöglichen.
1. Beschleunigte Implementierung durch vordefinierte Best Practices
SAP Activate setzt auf ein Framework aus drei zentralen Komponenten:
- SAP Best Practices,
- Methodology und
- Guided Configuration.
Diese vorkonfigurierten Prozesse helfen Unternehmen, SAP S/4HANA schneller und effizienter zu implementieren, da sie bewährte Geschäftsprozesse direkt übernehmen können. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung der Projektlaufzeit.
2. Transparente Projektsteuerung durch standardisierte Methodik
Die klare Struktur von SAP Activate ermöglicht eine präzise Steuerung des gesamten Implementierungsprozesses. Durch definierte Rollen, Vorlagen und strukturierte Meilensteine behalten Unternehmen den Überblick über den Fortschritt und können Risiken frühzeitig identifizieren. Zudem stehen zahlreiche Projektvorlagen für die verschiedenen Phasen bereit, die individuell angepasst oder direkt genutzt werden können.
3. Geringere Risiken durch bewährte Implementierungsstrategien
Der Einsatz standardisierter Prozesse und Methoden minimiert Unsicherheiten und reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen. SAP Activate ist der offizielle Nachfolger der Methoden ASAP (On-Premise), SAP-Launch (Cloud) und Rapid Deployment Solutions und vereint die besten Ansätze aus diesen Konzepten. Dadurch profitieren Unternehmen von einem erprobten und optimierten Implementierungsansatz.
4. Nutzerzentrierter Ansatz für eine höhere Akzeptanz
Ein wesentliches Merkmal von SAP Activate ist die frühzeitige Einbindung der Endanwender in den Implementierungsprozess. Dies geschieht durch optimiertes Change-Management, das Mitarbeitenden ein frühzeitiges Kennenlernen der Software ermöglicht – einschließlich der verwendeten Fiori Apps. So wird sichergestellt, dass die Nutzer mit den neuen Funktionen vertraut sind, was wiederum die Akzeptanz und den erfolgreichen Einsatz von SAP S/4HANA im Unternehmen erhöht.
5. Agiler Ansatz für flexible Anpassungen
Während klassische Implementierungsmethoden oft auf starre Abläufe setzen, ermöglicht SAP Activate eine iterative, agile Vorgehensweise. Unternehmen können ihre Anforderungen kontinuierlich optimieren und Änderungen an Prozessen und Funktionen flexibel umsetzen. Besonders in dynamischen Geschäftsumfeldern ist dies ein entscheidender Vorteil, da das System schrittweise an sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst werden kann.
6. Kosteneffizienz durch optimierte Ressourcennutzung
Durch die Nutzung vordefinierter Projektkomponenten und Best Practices können Unternehmen ihre Ressourcen effizient einsetzen und unnötige Zusatzkosten vermeiden. Dies macht SAP Activate besonders attraktiv für Unternehmen, die eine schnelle, aber dennoch nachhaltige Implementierung anstreben. Zudem sind die Nutzungsrechte für SAP Activate bereits im Kauf von SAP S/4HANA enthalten, sodass keine zusätzlichen Lizenzkosten entstehen.
Fazit
SAP Activate ist mehr als nur eine Methodik, es ist ein echter Gamechanger für Unternehmen, die SAP S/4HANA effizient und strukturiert einführen wollen. Die Kombination aus bewährten Best Practices, einer klaren Projektmethodik und agilen Prinzipien sorgt dafür, dass Implementierungen nicht nur schneller, sondern auch deutlich sicherer und flexibler ablaufen.
Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, vorgefertigte Prozesse und Vorlagen zu nutzen. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern minimieren auch viele typische Stolpersteine, die in klassischen ERP-Projekten auftreten. Gleichzeitig bleibt genug Raum für individuelle Anpassungen, sodass die Lösung gezielt auf die jeweiligen Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden kann.
Ein weiteres großes Plus ist die frühzeitige Einbindung der Anwender. Statt am Ende des Projekts festzustellen, dass Mitarbeitende mit der neuen Lösung nicht zurechtkommen, sorgt SAP Activate von Anfang an dafür, dass sie aktiv eingebunden werden. Schulungen, Testphasen und das Kennenlernen der Software helfen dabei, Widerstände zu reduzieren und eine hohe Akzeptanz sicherzustellen.
Insgesamt bietet SAP Activate genau das, was Unternehmen für eine erfolgreiche digitale Transformation brauchen: eine klare Roadmap, effiziente Abläufe und maximale Flexibilität. Wer SAP S/4HANA einführen möchte, hat mit dieser Methodik die beste Grundlage, um das Projekt erfolgreich umzusetzen.
