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In der SAP S/4HANA Public Cloud war die Lieferantenreklamation lange Zeit kein durchgängig integrierter Prozess. Während in klassischen On-Premise- oder Private Cloud-Systemen die Qualitätsmeldung oft als zentrales Werkzeug diente – inklusive individuell erweiterter Funktionen zur Erstellung von Retouren – herrschte in der Public Cloud an dieser Stelle eine funktionale Lücke, die nun geschlossen wurde.
Der Übergang von der Qualitätssicherung zur logistischen Abwicklung einer Rücklieferung war in der SAP S/4HANA Public Cloud bisher durch einen hohen manuellen Erfassungsaufwand geprägt. Zwar existiert im System die Aktivitätenleiste in der Qualitätsmeldung, jedoch fehlen hier die notwendigen Standardbausteine, die die Funktionalität zum Anlegen einer Retourenbestellung mitbringen. Das Anlegen einer Retoure war ein manueller Prozess, bei dem Daten redundant erfasst werden mussten und die nachträgliche Nachvollziehbarkeit zwischen dem dokumentierten Qualitätsmangel und dem zugehörigen Retouren-Einkaufsbeleg oft verloren ging.
Die Lösung durch die App „Lieferantenreklamationen verwalten“
Seit dem Release 2602.1 (HFC6) steht mit der App „Lieferantenreklamationen verwalten“ (App-ID: F8685) eine Lösung zur Verfügung, die einen durchgängig integrierten Prozess ermöglicht. Die neue Best Practice-Prozess-Variante ist Bestandteil des Scope Item 2F9 - Qualitätsmanagement für Mängelrügen an Lieferanten. Dieser integrative Prozess ermöglicht es, erfasste Fehler zu einem Material – beispielsweise aus einer Wareneingangsprüfung – direkt als Referenz zu hinterlegen. Darüber hinaus können auch Fehler, die im Fertigungsprozess erfasst wurden, in der App referenziert werden. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn ein Fehler an einer fremdbeschafften Komponente entdeckt wird. Aus der App heraus kann anschließend direkt eine Retourenbestellung erzeugt werden.
- Moderne Fiori App
- Durchgängiger Prozess
- Erhöhte Transparenz
- Reduzierung von Fehlern und manuellen Tätigkeiten
Vom Fehler zur Retoure – ein integrierter Prozess
Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, wird der Prozess anhand eines Praxisbeispiels veranschaulicht. In diesem Szenario wird eine Qualitätsprüfung beim Wareneingang für das Material „QM-Regulär (QM001)“ durchgeführt und anschließend über die neue App eine Retourenbestellung angestoßen.
Ergebniserfassung und Fehleranlage
Bei der Prüfung des angelieferten Materials zeigt sich, dass das Merkmal „Oberfläche“ nicht den Anforderungen entspricht, da das Material zerkratzt ist.
Das Prüfmerkmal wird dabei in der Ergebniserfassung des Prüfloses bewertet und bei einer Abweichung vom Sollzustand zurückgewiesen. Durch entsprechende Einstellungen in den Stammdaten wird nach der Erfassung automatisch ein Fehler erzeugt. Alternativ kann ein solcher Fehler auch manuell während der Ergebniserfassung angelegt werden. Dieser Fehler bildet die Grundlage für die weiteren Prozessschritte.
Im nächsten Schritt wird der Verwendungsentscheid für das Prüflos getroffen. Der Verwendungsentscheid legt fest, wie mit der geprüften Ware verfahren wird – ob sie angenommen oder zurückgewiesen wird. In unserem Beispiel wird die gesamte Prüflosmenge zurückgewiesen und damit in den gesperrten Bestand gebucht. Die Buchung in den gesperrten Bestand verhindert, dass das fehlerhafte Material in der Produktion oder in anderen nachgelagerten Prozessschritten weiterverwendet wird.
Bearbeitung des erfassten Fehlers
Der automatisch angelegte Fehler mit dem Fehlercode „Oberflächenproblem“ ist nun im Nonconformance Management (NCM) über die App „Fehler verwalten“ zu finden. Das NCM dient als zentraler Erfassungsort für alle qualitätsrelevanten Abweichungen und ermöglicht deren strukturierte Weiterbearbeitung. Hier bietet das System zwei Wege an:
- den Fehler in eine klassische Qualitätsmeldung (Q-Meldung) übertragen
- den Fehler direkt innerhalb des NCM weiterbearbeiten
Durch die Definition von Maßnahmen können nicht nur Schritte geplant, sondern via integrierter Workflow-Funktion auch Kollegen als Maßnahmenbearbeiter hinzugezogen werden. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben gezielt verteilen, ohne das System zu verlassen. Die zugewiesenen Bearbeiter erhalten dann eine Benachrichtigung über die zu bearbeitende Maßnahme direkt in ihrer Inbox und können die Aufgabe dort bestätigen und kommentieren.
Anlegen der Lieferantenreklamation
Im Falle der Entscheidung, dass das Material reklamiert werden muss, wird die neue Fiori-App „Lieferantenreklamationen verwalten“ (App-ID: F8685) aufgerufen.
Beim Anlegen einer neuen Reklamation wird zwingend ein Bezug zu dem zuvor erfassten Fehler hergestellt. Durch diesen Bezug kennt das System den referenzierten Fehler sowie die zugehörige Bezugsmenge. Dies ist ein zentraler Punkt für die Datenintegrität: Die Verknüpfung stellt sicher, dass die Reklamation eindeutig einem (oder mehreren) dokumentierten Qualitätsmangel zugeordnet ist und die Rückverfolgbarkeit vom Fehler bis zu Retourenbestellung gewährleistet bleibt.
In der Reklamation werden nun Details wie die Reklamationsbeschreibung (z.B. „Kratzer auf Material QM001“), Termine und Partner hinterlegt. Diese Informationen werden anschließend um die Retourendaten ergänzt.
Erzeugung der Retourenbestellung
Die eingegebenen Daten wie Reklamationsmenge, der Lagerort und die gewünschte Belegart für die Retourenbestellung sind Voraussetzungen für die Anlage des Folgebelegs. Sind alle erforderlichen Felder gepflegt, kann mit einem Klick auf die Funktion „Retoure anlegen und sichern“ der Folgeprozess direkt aus der Lieferantenreklamation heraus angestoßen werden.
Das System legt auf Basis dieser Eingaben eine neue Retourenbestellung an. Zur Nachvollziehbarkeit ist im Kopf der Bestellung automatisch eine Notiz hinterlegt, in der vermerkt ist, dass die Bestellung anhand von einer Lieferantenreklamation angelegt wurde.
Das System legt die neue Retourenbestellung zunächst als Entwurf an. Dies ist ein entscheidender Kontrollschritt im Prozess. So hat beispielsweise ein Einkäufer die Möglichkeit, die Bestellung vor dem endgültigen Absenden an den Lieferanten noch einmal zu überprüfen. Dabei kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen erfüllt sind, etwa ob der Business Partner korrekt in der Rolle als Kunde gepflegt ist, was für die logistische Abwicklung der Rücklieferung zwingend erforderlich ist.
Nach der Überprüfung und finalen Bearbeitung, kann der Prozess der Lieferantenretoure (Scope Item BMK) weiter abgewickelt werden.
Über die Statusfunktion in der App „Lieferantenreklamationen verwalten“ lässt sich der Bearbeitungsstand jederzeit nachverfolgen. So ist für alle Beteiligten transparent, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Reklamation aktuell befindet.
Fazit
Die App „Lieferantenreklamationen verwalten“ bringt eine wesentliche Erleichterung für den Arbeitsalltag in der SAP S/4HANA Public Cloud. Durch die systemseitige Verknüpfung von Fehlern aus der Qualitätsprüfung mit den Folgebelegen im Einkauf wird der bisherige manuelle Mehraufwand signifikant reduziert. Die Notwendigkeit, Daten aus der Qualitätsdokumentation manuell in die Retourenbestellung zu übertragen, entfällt dadurch. Fachlich bedeutet dies eine Steigerung der Datenqualität, da Übertragungsfehler durch die automatische Datenübernahme aus dem Nonconformance Management verhindert werden.
Die Durchgängigkeit des Prozesses – vom ersten erfassten Mangel am Prüfmerkmal über die Dokumentation im NCM bis hin zur Erstellung einer Retourenbestellung – stellt eine wesentliche Verbesserung der Prozesstransparenz dar. Unternehmen profitieren von einer schnelleren und strukturierten Abwicklung von Reklamationen gegenüber ihren Lieferanten. Damit bietet die SAP S/4HANA Public Cloud nun ein Werkzeug, das den Anforderungen an moderne, integrierte Qualitätsprozesse gerecht wird und die operative Lücke zum Einkauf schließt.
