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Ein Großteil der Kommunikation mit dem Kunden läuft klassisch über E-Mails. Daher ist es bei der Einführung einer neuen CRM-Software unerlässlich, dass eine einfache und unkomplizierte Schnittstelle zwischen CRM und E-Mail-Software geschaffen wird. Dabei steht die vollumfängliche Synchronisation von E-Mails, Aktivitäten und Ansprechpartnern an erster Stelle. Im Rahmen der Einführung der SAP Sales / Service Cloud stehen gleich zwei Integrationsalternativen zur Auswahl. Auf der einen Seite kann eine Integration über das clientseitige Add-In ausgeführt werden, während auf der anderen Seite eine serverseitige Integration zur Verfügung steht. Dieser Blogbeitrag fasst die Vor- und Nachteile der beiden Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft Office zusammen und gibt Handlungsempfehlungen.
Highlights
- Im Rahmen der SAP Sales / Service Cloud-Einführung gibt es gleich zwei Integrationsmöglichkeiten für MS Outlook.
- Beide Integrationen sind ohne zusätzliche Lizenzkosten im Lösungsumfang enthalten.
- Die MS Outlook-Integration verbindet die beiden essentiellen Tools des Außendienstes nahtlos und sorgt durch den Austausch von Aktivitäten und E-Mails für eine reibungslose Kommunikation in Richtung Kunden.
Nutzung des clientseitigen Add-Ins
Die clientseitige Integration nutzt das Outlook-Add-In, das auf dem Computer oder Gerät des Benutzers installiert wird. Das Add-In wird dabei vom Nutzer in der SAP Sales Cloud heruntergeladen und direkt auf dem PC oder Laptop installiert. Nach Abschluss der Installation erfolgt die Anmeldung in Outlook mit den Zugangsdaten der SAP Sales / Service Cloud.
Durch die clientseitige Integration können Benutzer auf ihre SAP Sales / Service Cloud-Daten direkt von Outlook aus zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen. Die Integration hilft Benutzern, Zeit zu sparen und ihre Produktivität zu steigern, indem sie ihre Arbeitsabläufe optimiert und vereinfacht.
Der Seitenbereich des clientseitigen Add-Ins bietet einen intuitiven Überblick über die bestehenden Aktivitäten des Kunden. Zusätzlich können E-Mails einfach und unkompliziert per Drag & Drop abgelegt werden.
Insgesamt ist die clientseitige Integration eine schnelle und unkomplizierte Lösung, um eine Verbindung zwischen Microsoft Outlook und SAP Sales Cloud aufzubauen.
Nutzung des serverseitigen Add-Ins
Das serverseitige Add-In muss zunächst bei SAP angefordert werden. Hier erfolgt eine Verbindung innerhalb der SAP Sales / Service Cloud als Anmeldung in Microsoft Exchange, Office 365 oder Gmail. Die genaue Konfiguration der zu synchronisierenden Daten muss zuvor in der SAP Sales / Service Cloud erfolgen. Nach Abschluss der Profilvorlage und der Bereitstellungskonfigurationen wird das serverseitige Add-In zentral in Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt.
Insgesamt erfordert die Einrichtung des serverseitigen Add-Ins einen höheren Aufwand, da die Einrichtung des Standardprofils sowie die Bereitstellung für die einzelnen Nutzer vorbereitet werden müssen . Der Vorteil liegt allerdings in der anschließenden Nutzung im laufenden Betrieb. Es ist nicht mehr erforderlich, dass der einzelne Nutzer das Add-In updatet, sodass die Pflege zentral von der IT gesteuert werden kann. Dadurch werden die Vertriebsmitarbeiter entlastet und die Aufgabenverteilung zwischen IT und Sales bleibt klar voneinander getrennt.
Bei der Konfiguration der Auswahl der zu replizierenden Daten zwischen SAP Sales Cloud und Outlook wird eine entsprechende Profilvorlage aktiviert. Die Profilvorlage definiert, welche Daten zwischen MS Outlook und SAP Sales / Service Cloud ausgetauscht werden können. Dadurch wird genau festgelegt, wie der Prozess bzw. Datenaustausch zwischen den beiden Silos Outlook und CRM-System stattfinden soll. Bei der Nutzung des Intelligent Sales Add-Ons besteht zusätzlich die Möglichkeit, eingehende E-Mails automatisch zu synchronisieren und diese dem passenden Ansprechpartner zuzuordnen. Diese Funktionalität steht nur in Verbindung mit der Nutzung des serverseitigen Add-Ins zur Verfügung.
Der Seitenbereich des serverseitigen Add-Ins für Outlook gibt einen Überblick über die in der SAP Sales / Service Cloud enthaltenen Objekte. Der Seitenbereich bietet in beiden Integrationsszenarien die Möglichkeit, gezielt nach Objekten aus der SAP Sales / Service Cloud zu suchen oder alternativ auch Objekte komplett neu anzulegen.
Gegenüberstellung der beiden Lösungen
Beide Varianten erfüllen ihren Zweck und sorgen für eine fließende Integration zwischen MS Outlook und CRM, sodass Silos aufgebrochen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen optimiert wird. Teams können problemlos auf die Vertriebsdaten zugreifen, die in der SAP Sales / Service Cloud gespeichert sind, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Dies verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen und beschleunigt den Informationsaustausch.
Durch die Integration von MS Outlook in SAP Sales / Service Cloud können Vertriebsmitarbeiter ihre E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte in einer einzigen Anwendung verwalten. Dies macht es einfacher, alle Vertriebsdaten zentral zu speichern und zu administrieren, was zu einer höheren Effizienz und einer besseren Organisation führt. Durch die automatische Synchronisierung von Daten zwischen MS Outlook und SAP Sales / Service Cloud werden Aktualisierungen in einer Anwendung auch in der anderen Anwendung vorgenommen. Dies verbessert die Genauigkeit der Vertriebsdaten und hilft Vertriebsmitarbeitern, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können E-Mails direkt in SAP Sales Cloud senden und empfangen, Termine und Aufgaben synchronisieren und Kontakte automatisch aktualisieren. Die nahtlose Integration ermöglicht es ihnen, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren und ihre Zeit effektiver zu nutzen.
Fazit
Welche der beiden oben aufgeführten Lösungen für Ihr Unternehmen am besten ist, ist von Fall zu Fall zu unterscheiden. Während die clientseitige Integration schnell und unkompliziert einzurichten ist, bietet die serverseitige Integration weitreichendere Funktionen. Wenn die zeitlichen und finanziellen Ressourcen ausreichen, ist es generell zu empfehlen, die serverseitige Integration zu nutzen.
