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Stammdatenbearbeitung SAP Sales & Service Cloud

News & Wissen Stammdatenbearbeitung in der SAP Sales & Service Cloud

In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen Überblick über die Möglichkeiten der massenweisen Anlage und Änderung von Stammdaten in der SAP Sales & Service Cloud.

Die Basics

Bevor wir beginnen, wollen wir uns das Datenmodell etwas genauer anschauen. In der SAP Sales & Service Cloud (kurz: Cloud) sind die einzelnen Stammdaten als Geschäftsobjekte (kurz: GO) modelliert. Jedes GO besitzt eine Vielzahl von verschiedenen Attributen, es gibt aber immer das Objekt „root“, also den Wurzelknoten. Dieser identifiziert eine Instanz eines Geschäftsobjektes und beinhaltet den eindeutigen Schlüssel. Zudem sind in der Regel die Kopfattribute (kommen nur einmal pro GO vor) darin enthalten. Zusätzlich kann es nun beliebig viele Abzweigungen („nodes“) geben, die mit dem „root“-Objekt verknüpft sind. Diese enthalten weitere Informationen und können auch mehr als einen Datensatz enthalten (z. B. eine Tabelle).

Am Beispiel „Kunde“ sieht das dann folgendermaßen aus: Das „root“-Element enthält wie bereits erwähnt den eigentlichen Schlüssel des Objektes, in diesem Fall die Kundennummer. Als „node“-Elemente sind unter anderem die Adressdaten, Verkaufsdaten und die Ansprechpartner verbunden.

Welche Optionen gibt es überhaupt?

Als nächstes wollen wir klären, welche Möglichkeiten das System überhaupt bietet, um größere Datenmengen zu verarbeiten.

Option 1: Die Datenworkbench

Die Datenworkbench (kurz: DW) ist ein vielseitiges Tool, um Daten aus externen Systemen in die Cloud zu importieren. Sie arbeitet mithilfe von Dateien (CSV oder Excel), um Daten zu verarbeiten. Mit Hilfe der DW können die Daten sowohl importiert als auch exportiert werden.

Im Folgenden schauen wir uns die DW etwas genauer an.

Die DW wird über ein eigenes WorkCenter aufgerufen und muss entsprechend in der jeweiligen Benutzerrolle hinterlegt werden:

Danach ist diese in der Navigationsleiste sichtbar:

Zunächst schauen wir uns den „Import“ etwas genauer an.

Zu Beginn wird die Art des Imports festgelegt.

  • Bei einem „Gesamtgeschäftsobjekt“ handelt es sich um alle Bestandteile eines in der Cloud befindlichen Objektes (z. B. alle Elemente eines Kunden).
  • Ein „Einzelobjekt“ entspricht immer genau einem „node“-Element eines Gesamtgeschäftsobjektes. Der Rest des Objektes bleibt unberührt.
  • „Anlage“ bietet die Möglichkeit zum Upload von Dateien, dies ist jedoch nur bei bestimmten Geschäftsobjekten möglich.

Als nächstes muss der Vorgang ausgewählt werden.

  • „Einfügen“ bedeutet, dass nur neue Datensätze angelegt werden. Datensätze mit schon vorhandenem Schlüssel werden ignoriert.
  • „Mit Upsert einfügen“ bedeutet, dass nur bestehende Datensätze aktualisiert werden, neue Datensätze werden angelegt.
  • „Aktualisieren“ bedeutet, dass keine neuen Datensätze angelegt werden, es lassen sich nur bestehende Datensätze aktualisieren.

Als letztes wird das gewünschte Geschäftsobjekt (oder Teile davon) ausgewählt.

Nachfolgend ein Beispiel zur Migration von Produkten aus einem Fremdsystem:

Ich wähle „Einzelobjekt“ - „Einfügen“ für das Geschäftsobjekt „Produkt“. Danach kann ich mir die Vorlage im CSV-Format herunterladen.

CSV-Vorlage im Excel geöffnet:

Beispieldatensätze:

Schritt 1: Datendatei hochladen

Mit dem Schalter für die „Erstdatenübernahme“ können bestimmte Prüfungen deaktiviert werden. Dies kann zur Reduzierung der Fehler bei der initialen Beladung verwendet werden.

Mit dem „Simulationsmodus“ wird die Verbuchung der Datensätze simuliert und etwaig auftretende Fehler können gesichtet werden.

Schritt 2: Feldmapping

Sollte die für die Quelldatei nicht die Vorlage verwendet worden sein, kann man die Felder aus der CSV-Datei den Cloud-internen Feldern zuordnen.

Schritt 3: Codemappings

Da die Datentypen des externen Systems unter Umständen abweichen können, kann man bei bestimmten Datentypen Codemappings vornehmen. So ist beispielsweise die Einheit für Stück im Quellsystem gleich „PCE“, in der Cloud jedoch „EA“.

Schritt 4: Einplanung

Im letzten Schritt kann man die Migration entweder sofort starten oder auch eine Einplanung für einen späteren Zeitpunkt vornehmen.

Nach der Ausführung lässt sich der Status der Bearbeitung unter dem Punkt „Monitor“ verfolgen.

Hier werden etwaig auftretende Fehler und Warnungen angezeigt. Diese können nach Beendigung des Laufes exportiert werden.

Anschließend können die Produkte in dem dafür zuständigen WorkCenter geprüft werden:

Folgend ein kurzes Beispiel zum Export von Daten:

Zu Beginn wird wieder das entsprechende Geschäftsobjekt ausgewählt.

Über den Filter kann die Datenmenge entsprechend eingeschränkt werden.

In einem zweiten Schritt werden die Daten nochmal in einer Tabelle angezeigt. Hier kann auch das Exportdateiformat (CSV oder XLSX) festgelegt werden. Abschließend kann über „Daten exportieren“ der Export gestartet werden. Über den Monitor können die Datensätze dann heruntergeladen werden:

Option 2: WebServices

Die Cloud hat eine Vielzahl an unterschiedlichen WebServices, mit deren Hilfe Daten in das System geladen werden können. Es stehen zwei verschiedene Arten von bekannten WebService-Protokollen zur Verfügung. Dies wäre zum einen das auf XML basierende SOAP-Format und zum anderen das mit JSON arbeitende OData-Format.

Die WebServices ermöglichen genau wie die Datenworkbench einen schreibenden und einen lesenden Zugriff auf die entsprechenden Stammdaten.

Über das WorkCenter „Service Explorer“ können alle zur Verfügung stehenden WebServices im SOAP-Format angezeigt werden. Hier kann auch direkt zur Dokumentation abgesprungen werden.

Die OData-Webdienste sind im WorkCenter „OData-Dienst-Explorer“ zu finden. Hier werden ebenfalls alle nutzbaren Services angezeigt und dokumentiert.

Zusammenfassung

Die SAP Sales & Service Cloud bietet mit der Datenworkbench und den WebServices zwei ganzheitliche Tools, um Daten aus externen Systemen in die Cloud zu übertragen.

Die Datenworkbench findet dabei eher bei der Erstdatenübernahme Anwendung und ist weniger für eine regelmäßige Migration gedacht. Sie ist auch relativ einfach für alle Anwendergruppen erlernbar.

Die WebServices sind im Gegensatz dazu eher für fortwährende Migrationsobjekte gedacht, die in regelmäßigen Abständen Anwendung finden. Diese sind in der Regel auch aufwändiger im Aufbau und werden durch entsprechendes Fachpersonal eingerichtet.

 

Stand: 24. Mai 2024
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