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SAP Freigabeprozesse Einkauf

News & Wissen Freigabeprozesse im Einkauf optimieren - mit Workflows und SAP Fiori-Apps

Im Einkauf dauern die Freigabeprozesse oft länger als erwünscht. Der Grund: Für Freigaben müssen die zuständigen Mitarbeiter regelmäßig aktiv ins SAP-System schauen, was im Arbeitsalltag nicht immer praktikabel ist. Durch Workflows und SAP Fiori-Apps lassen sich die Abläufe jedoch erheblich vereinfachen. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie jetzt.

Freigabeprozesse für Bestellungen in SAP

Um die Freigabeprozesse von Bestellanforderungen / Kontrakten / Bestellungen im Einkauf zu erleichtern, bietet die SAP die Lösung einer digitalen Freigabe-Strategie. Die Kriterien, nach denen eine Freigabe durchlaufen wird, können dabei anhand von Merkmalen kundenindividuell definiert und über eine Merkmalsklasse zusammengefasst werden. So kann beispielsweise eine Bestellung ab einem bestimmten Bestellwert nur ausgelöst werden, wenn der Geschäftsführer diese freigegeben hat. Der Berechtigte einer Freigabegruppe, also im Beispiel der Geschäftsführer, kann Objekte, wie etwa eine Bestellung, ohne die Anbindung eines Workflows und / oder SAP Fiori-Apps über die Transaktionen ME28 bzw. ME29N freigeben. Dafür muss der Mitarbeiter allerdings aktiv ins SAP-System schauen. Das hat den Nachteil, dass Freigaben länger als nötig unbearbeitet im System verbleiben.

Freigabeprozesse im Einkauf beschleunigen

Die Freigabeprozesse lassen sich jedoch unter Verwendung von Workflows optimieren, indem der Freigabeberechtigte aktiv vom System auf anstehende Freigaben hingewiesen wird. Dieses Feature kann bereits im SAP R/3 verwendet werden. Wenn man darüber hinaus eine ortsunabhängige Bearbeitung auf mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet, etc.) vornehmen möchte, bietet SAP ab S/4HANA die Fiori-App „Meine Inbox/Mein Eingang“ (En: „My Inbox“) an. Über die SAP Fiori-App können alle anstehenden Workflows bearbeitet werden. Der Anwender sieht in der App „Meine Inbox/Mein Eingang“ sofort, wenn eine Workflow-Aufgabe zu bearbeiten ist:

Im Folgenden soll beschrieben werden, welche Voraussetzungen im Kundensystem geschaffen werden müssen, um die Funktionalitäten „Workflow“ inkl. SAP Fiori-App-Verwendung zu nutzen.

Für die initiale Einrichtung des Workflows müssen folgende Dinge berücksichtigt werden:

Automatisches Workflow Customizing in Transaktion SWU3
In der Transaktion SWU3 muss das Automatische Customizing einmal ausgeführt werden, damit die folgenden Parameter eingestellt sind. Dies muss in Abstimmung mit dem Basis-Team des jeweiligen Systems erfolgen. Wenn das Automatische Customizing ausgeführt wurde, lassen sich technisch alle Workflows im System aktivieren. Ein Test-Workflow kann aus der Transaktion SWU3 gestartet werden, um zu prüfen ob die Einstellungen korrekt sind.

Aktivierung von zu nutzenden Workflows
Über die Transaktion OOCU muss über die Ereigniskopplung eine Aktivierung aller zu verwendenden Workflows vorgenommen werden:

Die Freigabe einer Bestellung hat beispielsweise die Kennung WS20000075.Aktivierte Workflows erzeugen nun im Hintergrund Work-Items, die vom berechtigten Benutzerkreis bearbeitet werden können.

Zuordnung Mitarbeiter zu einer Planstelle als Teil einer Aufbau-Organisation
Über die Transaktion PPOME muss eine Organisationseinheit mit dazugehörigen Planstellen erstellt werden. Jede Planstelle steht dabei für eine Freigabegruppe. Den einzelnen Planstellen werden die SAP-Benutzer der berechtigten Freigeber zugeordnet, siehe Beispiel.

Verknüpfung Planstellen mit Freigabe-Strategien
Die angelegten Planstellen müssen mit den Freigabestrategien, im Beispiel für Bestellungen, verknüpft werden. Dies geschieht im Customizing über den Punkt Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Freigabeverfahren für Bestellungen festlegen – Workflow:

Hier wird nun jedem Freigabecode einer Freigabegruppe eine der zuvor angelegten Planstellen zugeordnet. Somit ermittelt das System anhand des Freigabecodes in einer Bestellung die dazugehörige Planstelle. Die der Planstelle zugeordneten SAP-Benutzer erhalten ein Workflowaufgaben zur Bearbeitung. Voraussetzung dafür ist jedoch die Berechtigung des Benutzers zur Ausführung der jeweiligen Workflowaufgabe. Die Zuordnung wird in Punkt 5 beschrieben.

Zuordnung der Benutzer zur Workflow-Aufgabe
Damit einzelne Benutzer Workflow-Aufgaben empfangen und bearbeiten können, müssen die Benutzer den Workflow-Aufgaben zugeordnet werden. Dazu empfiehlt es sich, die zuvor angelegte Organisationseinheit allen verwendeten Workflow-Aufgaben zuzuordnen. Über die Zuordnung der Organisationseinheit erfolgt automatisch die Zuordnung der Planstellen und somit der Benutzer. Hierbei ist zu beachten, dass alle zu verwendenden Aufgaben (Genehmigung, Ablehnung, Zurückweisung, …) zuzuordnen sind. Die Zuordnung erfolgt über die Transaktion OOCU – Bearbeiter zuordnen:

Jeder Aufgabe - zum Beispiel „Freigabe Bestellung" - müssen die entsprechenden Objekte zugewiesen werden, siehe Beispiel:

Aufgaben können allerdings auch als „Generelle Aufgaben“ definiert werden. Diese Aufgaben dürfen alle Benutzer empfangen, wenn der Workflow sie als potenzielle Empfänger ermittelt (siehe Punkt 4). Die Verwendung der Organisationseinheit inkl. Planstellen bietet hier den großen Vorteil, dass die Benutzerzuordnung zentral erfolgen kann. Wenn sich Änderungen ergeben, müssen diese nur einmal im System vorgenommen werden.

Wenn alle Einstellungen - wie oben beschrieben - vorgenommen worden sind, kann die Workflow-Funktionalität verwendet werden. Alle Workflowaufgaben lassen sich im SAP-Workplace (Transaktion SBWP) für den jeweiligen SAP-Benutzer, gruppiert nach Aufgaben, anzeigen.

Die Aufgaben können hier – Voraussetzung: Anmeldung im SAP-System – bearbeitet werden.

Mit der Einrichtung eines Jobs zum Programm RSWUWFML2 ist es möglich, dem jeweiligen Bearbeiter per E-Mail eine Information über anstehende Workflow-Aufgaben zuzusenden.

Aktivierung der SAP Fiori-App „Meine Inbox“

Um die Workflowaufgaben auf mobilen Endgeräten empfangen und bearbeiten zu können, muss die SAP Fiori-App „Meine Inbox“ auf dem Fiori-Launchpad aktiviert werden. Die Aktivierung ist in Abstimmung mit der Basisberatung und kundenindividuell vorzunehmen. Die technische Beschreibung findet sich unter folgendem Link: https://help.sap.com/viewer/8308e6d301d54584a33cd04a9861bc52/1909.001/de-DE/87700e57daec134ce10000000a4450e5.html

Fazit

Die Verwendung von Workflows und SAP Fiori-Apps kann in der SAP-Landschaft die Freigabeprozesse im Einkauf beschleunigen und vereinfachen. Entscheider sind in der Lage, von überall auf anstehende Workflow-Aufgaben zuzugreifen und diese ohne einen direkten Zugriff auf das SAP-System zu bearbeiten.

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