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Kostenlos und automatisiert: Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern USt-IdNr. mit SAP

News & Wissen Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit SAP

Volker Ritzau (GS-Leiter/SAP Senior Solution Architect)
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Volker Ritzau (GS-Leiter/SAP Senior Solution Architect)

Unternehmen, die ihre Geschäfte nur innerhalb Deutschlands tätigen, benötigen lediglich eine Steuernummer – zum Beispiel bei der Ausstellung einer Rechnung. Anders sieht es bei B2B-Firmen aus, die auch innerhalb der EU – also über Landesgrenzen hinweg – operieren. Diese bedürfen zusätzlich noch einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sobald beide handelnden Unternehmen im Besitz einer USt-IdNr. sind, kann die Umsatzbesteuerung bei Geschäften innerhalb der EU korrekt gehandhabt werden.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern prüfen – welche Möglichkeiten gibt es?

Für das Überprüfen einer ausländischen USt-IdNr. kann man das herkömmliche – nicht digitale – Formular des Bundeszentralamts für Steuern nutzen oder ein entsprechendes Pendant der EU bzw. eines Mitgliedstaats. Dies wird jedoch meistens aufwendig, sobald die Prüfung mehrerer USt-IdNr. nötig ist. Sollen derartige Anfragen möglichst schnell und gleichzeitig ausgeführt werden, muss daher eine andere Lösung her. Eine digitale Möglichkeit kommt vom Bundeszentralamt für Steuern oder dem Pendant der EU. Diese stellen eine kostenlose, anmeldefreie XML-RPC-Schnittstelle zur Verfügung, die zwischen 05:00 und 23:00 Uhr ansprechbar ist. Wichtig ist, dass mit dieser Schnittstelle nur ausländische USt-IdNr. bestätigt werden können und keine deutschen.

Die Lösung auf dem SAP-Standard

SAP stellt mittlerweile eine Standardfunktionalität im SAP ERP und SAP S/4HANA-Backend per Update zur Verfügung. In den Hinweisen 2866929 und 2855240 sind Details zur Implementierung und Funktionalität beschrieben.

Anfragen starten mit der CPRO INDUSTRY SAP Fiori App

Für die Überprüfung der Ust-IdNr. über die o. a. Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern im SAP Fiori Launchpad stellt die CPRO INDUSTRY eine in der SAP Cloud gehostete SAP Fiori App zur Verfügung. Auf Basis von Standardservices liest die App Kundendaten aus dem angeschlossenen SAP ERP- oder SAP S/4HANA-System, führt eine Anfrage (vollständig oder nur für relevante und ausgewählte Kunden) an die öffentliche Schnittstelle durch und präsentiert die abgefragten Daten übersichtlich.

  1. Diese Lösung gibt es in einer CPRO INDUSTRY smartVAT - Lite Version, die implementierungs- und modifikationsfrei auf dem Backend-System läuft. Wir sprechen hier von einem Zero-Footprint im System; der Funktionsumfang fällt dementsprechend kleiner aus. Es können bspw. keine Kundendaten im SAP Backend-System geändert werden:
    Cpro smartUstId

    CPRO INDUSTRY smartVAT - Lite

  2. Daneben ist eine CPRO INDUSTRY smartVAT - Pro Version erhältlich, die mit zusätzlich eingespielten kundenspezifischen ODATA Services auf dem SAP Backend arbeitet - und somit bspw. auch eine direkte Änderung der überprüften Daten erlaubt. Hierzu müssen Entwicklungsobjekte im Backend eingespielt und erstellt werden:
Cpro smartUstId

CPRO INDUSTRY smartVAT - Pro

 

Sollte die von der SAP gelieferte Standardfunktionalität nicht ausreichen, bieten wir zusätzlich – mithilfe einer separaten Backend-seitigen Erweiterung – die Prüfung der USt-IdNr. direkt im Beleg (z. B. Rechnung) an.

Schnittstelle schaffen und richtig nutzen

Um anfrageberechtigt für die Nutzung der XML-RPC-Schnittstelle zu sein, wird lediglich eine eigene deutsche USt-IdNr. benötigt. Diese muss auch bei der Anfrage an die Schnittstelle als Eingabeparameter vorliegen. Dabei gibt es die Möglichkeit zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigungsanfrage zu wählen. Für die einfache Anfrage ist nur die eigene USt-IdNr. sowie die zu prüfende USt-IdNr. erforderlich. Die qualifizierte Variante verlangt zusätzlich noch den Firmennamen, den Ort, die Postleitzahl und die Straße. Diese Angaben werden mit den registrierten Daten abgeglichen und auf ihre Richtigkeit überprüft. Des Weiteren kann noch entschieden werden, ob eine Bestätigungsmitteilung gedruckt und zugesendet werden soll. Soll ein Druck erfolgen, wird die amtliche Bestätigungsmitteilung an das anfragende Unternehmen versendet. Auf jede Anfrage folgt eine Antwort, die in Form von XML dargestellt wird. Die Implementierung der Schnittstelle ist nicht auf eine bestimmte Programmiersprache oder auf ein bestimmtes System festgelegt. So ist die Umsetzung systemunabhängig und individuell möglich. Beispielsweise kann die Schnittstelle über einen ABAP Report angesprochen und die Antwort direkt im Backend verarbeitet werden.

Fazit: wenig Aufwand, viele Vorteile

Die Implementierung der Schnittstelle - und die damit einhergehende automatisierte Überprüfung der USt-IdNr. - lohnt sich, sobald mehrere Prüfungen täglich stattfinden sollen. Zudem ist die Nutzung der Schnittstelle kostenlos, weshalb sich die Umstellung auf eine digitale Lösung anbietet. Mit der richtigen Implementierung gehören monotone, wiederkehrende Arbeitsschritte der Vergangenheit an.

Arbeitet ein Unternehmen schon jetzt mit dem SAP Fiori Launchpad, bietet die CPRO INDUSTRY eine fertige SAP Fiori App.

 

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