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Business Partner – viele Möglichkeiten, aber auch viele Herausforderungen
Das SAP-Konzept der vereinfachten Business Partner-Anlage mit SAP Screen Personas ermöglicht es, mehrere Geschäftspartnerrollen zu einem zentralen Stammsatz zu verknüpfen, zum Beispiel einen Debitor und einen Kreditor. Darüber hinaus können weitere Geschäftspartnerrollen gepflegt und über Beziehungen verbunden werden. Eine flexible und vielseitige Stammdatenpflege zu Geschäftspartnern ist das Ergebnis. Business Partner können bereits vor der SAP S/4HANA-Transformation auf dem SAP ECC genutzt werden, was gegebenenfalls auch zu Lizenzkosteneinsparungen führen kann.
Allerdings ist die zentrale Transaktion BP sehr umfangreich, nicht intuitiv und erfordert beim Anwender durchaus einige Schulungen, um effektiv damit arbeiten zu können. Selbst erfahrene Anwender suchen häufig die richtige Stelle der technischen Felder, da diese in den verschiedensten Reitern zu unterschiedlichen Geschäftspartnerrollen oder Organisationseinheiten versteckt sein kann.
Erfahrung aus Kundenprojekten
Bei unseren Kundenprojekten stellen wir „Bauchschmerzen“ seitens SD-, MM- und FI-Key-Usern fest, wenn es darum geht, die Anwender zur Pflege von Geschäftspartnerstammsätzen zu schulen. Schon der Einstieg in den Prozess der Anlage eines Stammsatzes über die Transaktion BP führt zu einem Feld, der sogenannten „Gruppierung“, bei der man eine falsche, nicht mehr behebbare Eingabe machen kann. Auch die Auswahl der Geschäftspartnerrollen ist keineswegs selbsterklärend und kann an vielen Stellen zu Unsicherheiten führen. Zu den weiteren Herausforderungen kommen wir am Ende des Artikels.
Wir starten zunächst mit einer kurze Anmerkung zu diesen zentralen ersten Eingaben:
Die SAP bietet eine Möglichkeit, den Einstieg in die Anlage zu vereinfachen. Über das Customizing unter
Anwendungsübergreifende Komponenten - SAP Geschäftspartner - Geschäftspartner - Grundeinstellungen - Geschäftspartnerrollen
besteht im untersten Punkt die Option, eigene Anwendungstransaktionen zu definieren.
Hierbei besteht die Möglichkeit, die Anzeige, Änderung oder Anlage von Business Partnern über vorhandene oder eigene Transaktionen so auszugestalten, dass die Geschäftspartnerrolle und die Gruppierung von Anfang an festgelegt werden:
Business Partner-Anlage über ein CRM-System
Natürlich kann die Anlage auch durch ein externes CRM-System wie SAP C/4HANA oder ein Nicht-SAP-CRM-System erfolgen: Hier lassen sich Business Partner automatisch über Schnittstellen im System generieren. Allerdings ist dieser Weg nicht für alle Unternehmen geeignet – sei es, weil kein derartiges CRM-System besteht, dieses nicht alle Arten der Geschäftspartnerstammsätze liefern kann oder es einfach passender erscheint, die Geschäftspartnerstammsatzpflege im SAP und nicht im CRM vorzunehmen.
Dadurch wird die Anlage bei vielen Unternehmen im SAP notwendig und es entstehen weitere Pflege-Stolpersteine:
- Feldsteuerungen hinsichtlich Ausblenden sowie Mussfeld und Kannfeld befinden sich unübersichtlich an zwei Stellen im Customizing mit zum Teil vorhandener Überlagerung und teils unklarer Feldzuordnung; eine Mussfeld-Kennzeichnung wird je nach gewählter Geschäftspartnerrolle unterschiedlich aktiv. Dies kann zur Rückführung in bereits durchgearbeitete Reiter bei der Anlage führen. Weiterhin ist die Mussfeld-Kennzeichnung bei Dropdown-Menüs unter Umständen nicht sichtbar.
- Benutzerparameter, zum Beispiel zu Organisationseinheiten, können in den uns bekannten Konstellationen aus Geschäftspartnerrolle/Release-Stand nicht in der Transaktion BP genutzt werden.
- Der Großteil der Fehlermeldungen der BP-Transaktion ist relativ schwer einzuordnen hinsichtlich der technischen Hintergründe.
- Verknüpfungen, etwa von Ansprechpartnern zu Firmen-Geschäftspartnern, müssen über eine Beziehung hinterlegt werden. Hierbei ist die Pflege dieser Beziehung wenig intuitiv und birgt die Gefahr, unvollständig zu sein.
- Einige Felder, die unter den allgemeinen Daten des generellen Geschäftspartnerstammsatzes laufen, sind sehr zentral und im Anlage-Dialog zum Beispiel den Vertriebsdatenfeldern sehr verwandt. Sie befinden sich aber an einer ganz anderen Stelle als die Vertriebsdatenfelder. Ein Wechsel zwischen diesen Reitern ist zumeist eine langwierige Angelegenheit.
Eventuell langwierige Suche: Das Feld „Kundenklassifikation" befindet sich zum Beispiel in der Geschäftspartnerrolle „Kunde“ unter „Debitor“ – allgemeine Daten sehr weit unten – nicht in den Vertriebsdaten:
Diese und weitere Punkte führten und führen bei unseren Projekten zu Abstimmungsschwierigkeiten seitens der Berater, Key-User und Anwender hinsichtlich der Geschäftspartnerpflege. Mit vereinfachten Debitorenanlagen aus dem SAP ECC haben wir allerdings ein SAP-Tool als Vorschlag, das bei konkreten Pflegekonstellationen die Fehlermöglichkeiten begrenzt – und das bei überschaubarem Aufwand.
Business Partner-Pflege mit SAP Screen Personas
Das Oberflächen-Add-On SAP Screen Personas, das die SAP ohne zusätzliche Lizenzkosten anbietet, ermöglicht es, Transaktionen umzugestalten. Mit diesem Tool können alle SAP GUI for HTML-fähigen Transaktionen beliebig angepasst und neue Ansichten von Transaktionen zugeordnet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, mit JavaScript sehr viel Automatisierung in die Oberflächen einzubringen. Auch kann JavaScript durch eine Aufzeichnungsfunktion leicht generiert werden.
Die Nutzung im Web-Browser der neuen Screens ist dabei eine Empfehlung von uns, da die angepassten Oberflächen im klassischen SAP GUI for Windows aufgrund zahlreicher Einschränkungen (noch) nicht nutzbar sind. SAP Screen Personas wird seitens SAP nicht so sehr in den Vordergrund gestellt wie SAP Fiori, ist aber SAP S/4HANA-fähig und wird weiter ausgebaut, zum Beispiel mit einer mobilen Lösung, der sogenannten Slipstream Engine. Auch können SAP Screen Personas-Anwendungen wie SAP Fiori-Apps aussehen und ins Launchpad integriert werden, um eine einheitliche Oberfläche zu bieten.
Eine Implementierung des Add-Ons zu einem SAP-System ist bei aktuellem Kernel/Kernel-Patch-Stand eher ein Aufwand von Stunden statt von Tagen.
Im ersten Schritt würde man etwa die BP-Transaktion umgestalten und intuitiver anordnen, die Felder mit Werten vorbelegen und andere ausblenden. Dabei muss einiges beachtet werden, da die BP-Transaktion sehr umfangreich ist.
Das von uns entwickelte und bewährte Vorgehen besteht darin, eine Geschäftspartnerdatenanlage von der BP-Transaktion loszulösen, um die zahlreichen Abhängigkeiten in der Transaktion zu umgehen. Mithilfe von JavaScript kann die BP-Transaktion anschließend im Hintergrund durchlaufen und der Anwender bekommt praktisch gar nichts davon mit. Hierbei ist es nun möglich, stets dieselben Eingaben zu automatisieren, so dass man operative Arbeit sparen und Fehler umgehen kann.
Beispielhaftes praktisches To-Do
Zunächst wird eine „nackte“ Z-Transaktion benötigt, auf der man anschließend die genutzten Eingabefelder mit SAP Screen Personas beliebig anordnen kann. Dafür erforderlich ist ein einfaches Programm via SE80 oder SE38. Im folgenden Screenshot verfügt dieses noch über ein Eingabefeld mit F4-Suchhilfe zur Zahlungsbedingung, das über die SAP Screen Personas-Suchhilfefunktion nicht gut abbildbar war und daher direkt in die Z-Transaktion aufgenommen wurde.
Dieses Programm kann nun aktiviert werden und in der Transaktion SE93 zu einer beliebigen Z-Transaktion verknüpft werden:
Wir benennen unsere Z-Transaktion „ZFORM“, da bei unserem Beispiel ein ehemals existierendes Kundenanlageformular nachgebildet werden soll, bei dem die Anwender sich wiederfinden sollen:
Die Transaktion enthält schlussendlich nur ein Eingabefeld:
Nun können die benötigten Eingabefelder mit SAP Screen Personas in die Z-Transaktion eingebracht werden, was hinsichtlich Anordnung und Ausgestaltung sehr schnell und individuell passieren kann:
Die Eingabefelder können dabei eine F4-Suchhilfe, Dropdown-Menüs, Radiobuttons oder Längenbegrenzungen erhalten. Abfragen darüber, ob die Eingaben numerisch sein oder bestimmte Werte beinhalten sollen, können mit JavaScript implementiert werden. In unserem Beispiel sind relativ viele flexible Eingaben wie Abladestellen oder Texte möglich. Möglicherweise sind deutlich weniger davon nötig:
Über einen „Daten laden“-Button, der über RFC-Funktionsbausteine Daten ausliest, können Daten vorhandener Kunden geladen werden:
Der Button „Speichern“ startet nun ein JavaScript, das dadurch entstanden ist, dass man eine Business Partner-Anlage via Aufzeichnung durchlaufen hat. Hierbei werden zunächst die Felder ausgelesen und bestimmte Eingaben geprüft:
Via Script wird nun in die Transaktion BP navigiert; über JavaScript-Funktionen wird bei Feldeingaben pro Reiter geprüft, ob die Eingaben Fehler hervorrufen oder nicht. In diesem Beispiel wird via Script auf den Reiter „Versand“ geklickt:
Wenn nun durch das try die Funktion „handleStatus“ ausgelöst wird, erfolgt eine Meldungsprüfung auf Warnungen oder Fehler:
Bei Fehlern wird nun via Function „goBackWithError“ zurück in die Anlagetransaktion gegangen; die Function "fillFields" füllt die gepflegten Felder wieder aus und dem Anwender wird die Fehlermeldung angezeigt:
Gibt es bei der versuchten Anlage nun keine Fehler, wird der Geschäftspartner mit den relevanten Daten angelegt und die Erfolgsmeldung dem Anwender angezeigt. In unserem Beispiel wurde ferner eine E-Mail an einen Verteiler ausgelöst, mit der Information, dass der Kunde angelegt wurde, was auch das SAVE-Script gewährleistet hat:
Fazit: Bei dieser Business Partner-Anlage mit SAP Screen Personas konnte der Endanwender keine falsche Gruppierung oder Geschäftspartnerart auswählen. Weiterhin können die Daten aus anderen Stammsätzen geladen werden.
Auch für deutlich weniger komplexe Kundenanlagen, wie zum Beispiel abweichende Warenempfänger, haben wir dazu einen Anlagescreen in dieser Funktionsweise konzipiert:
Das Script im Speichern-Button legt hier nun den abweichenden Warenempfänger im Hintergrund an und verknüpft die Partnerbeziehung im SAP, ohne dass der Anwender dies vornehmen muss. Auch für die farbliche Ausgestaltung oder das Einbringen Ihres Corporate Designs sind in SAP Screen Personas zahlreiche Werkzeuge nutzbar.
Sprechen Sie uns hierzu gerne an!
