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Zuletzt wurde die Standard-Lieferantenbeurteilung im R/3 entwicklungsseitig wenig beachtet - das hat sich jetzt geändert: Die SAP hat nicht nur eine Überarbeitung vorgenommen, sondern in der SAP S/4HANA-Fiori-Version eine weitere große Funktionalität bereitgestellt. Welche das ist und was mit dieser alles möglich ist, erfahren Sie hier.
Ermittlung der Datenbasis: LIS vs. real-time
In der aktuellen Version der Lieferantenbewertung findet eine Echtzeitberechnung statt. Das bedeutet: Die Daten in der SAP Fiori-Variante werden nicht mehr im Logistikinformationssystem (LIS), z. B. in Tabelle S013, fortgeschrieben, sondern in real-time dargestellt. Somit entfallen die Bewertungsläufe zur Neubeurteilung einer weiteren Periode.
Änderungen und Korrekturen an der Datenbasis des LIS waren bislang zwar möglich, indem die Strukturen neu aufgebaut wurden, aber dies war nur mit erheblichem Aufwand realisierbar.
Dementgegen bietet die real-time-Lieferantenbewertung genau das Maß an Flexibilität, das hier zeitgemäß ist, um auch auf ungeplante Bewertungssituationen reagieren und manuell eingreifen zu können.
Berechnungsgrundlage
Weitere Transparenz wird an dieser Stelle geschaffen, indem es nun möglich ist, die Bepunktung von z. B. Mengentreue oder Termintreue bis auf Belegebene herunter nachvollziehen zu können.
Damit entfällt ein sehr aufwändiges manuelles Prüfen der Bepunktungsgrundlage. Wollte man in der Vergangenheit wissen, wie eine Note zustande kommt, kam man technisch schnell an seine Grenzen. Mit einigen Tricks war dies in der R/3-Version zwar durchaus möglich, jedoch stellte es sich in bestimmten Einkaufsszenarien jedoch schnell als aussichtslos heraus, zu prüfen, welche Punktzahl nun auf welcher Basis berechnet wurde.
Was wird bewertet?
Die SAP Fiori-Lieferantenbewertung muss aktiviert werden. Unabhängig von dieser „Live-Schaltung“ können die nachfolgenden Kriterien jederzeit eingerichtet oder angepasst werden - natürlich ausschließlich über die entsprechenden SAP Fiori-Kacheln.
Per Standard steht bereits der volle Bewertungsumfang zur Verfügung. Das Customizing kann man entweder aus der bereits vorhandenen R/3-Version ableiten oder es völlig neu definieren.
Dabei bleiben zunächst die gängigsten Kriterien erhalten:
- Termintreue
- Mengentreue
- Qualität
- Preis
Neu hinzu kommt ein großes Paket, das im Bereich Category Management angesiedelt ist und fortan Punkte für eine realitätsnähere Betrachtung eines Lieferanten beisteuern kann. Dabei kommt es zum Einsatz von Fragebögen, die individuell strukturiert und ausgeprägt werden können.
Es werden selbst zu definierende Fragen gecustomized und dabei mit potenziellen Antworten versehen. Diese wiederum können vom Autor bepunktet werden. Bei der Option, eine Antwort im Freitext verfassen zu können, entfällt natürlich die Möglichkeit, Punkte vorzudefinieren. Diese steuern zwar hinsichtlich der Endnote eines Lieferanten nichts zur Bepunktung bei, lassen sich jedoch in den Bereich Softfacts einordnen und stellen das Gesamtbild eines Lieferanten dadurch runder und realistischer dar.
Dabei werden für die Kriterien Termintreue und Mengentreue die gewohnten Gewichtungen und Punktzahlen hinterlegt.
Neu ist hierbei, dass diese unmittelbar über die SAP Fiori App hinterlegt werden können. Es wird klar definiert, wie viele Punkte bei welcher Abweichung der Liefermenge bzw. bei terminlichem Verzug oder auch vorgezogener Lieferung vergeben werden sollen.
Wer bewertet?
Die Bewertung des versendeten Fragebogens findet zunächst unternehmensintern statt und soll - für ein möglichst ganzheitliches Bild des Lieferanten - genau an den Stellen im Unternehmen mit Leben gefüllt werden, die nicht immer berücksichtigt worden sind. Beispielsweise werden die Mitarbeiter im Wareneingang angeschrieben und gebeten, ihre Erfahrungen durch Beantwortung der Fragen mitzuteilen.
Die bekannten Kriterien wie Termintreue oder Mengentreue werden jedoch nach wie vor vollautomatisch berechnet.
Wie wird bewertet?
Der Mitarbeiter erhält eine Nachricht in seine SAP Fiori Inbox, die ihn über eine Statusänderung auf der interaktiven Kachel dazu auffordert, einen Fragenbogen zu sichten und zu beantworten. Dafür kann durch den Autor ein Zeitrahmen vorgegeben werden, der dem Mitarbeiter angezeigt wird.
Nach Abschluss seiner Beurteilung wird die Lieferantenbewertung abgeschickt. Diese ist nach Versand nicht weiter änderbar, jedoch jederzeit einsehbar.
Über eine Art Cockpit ist zu sehen, welche Umfragen derzeit aktiv sind und wie die zugehörigen Fristen gesetzt sind. Denn es ist durchaus möglich, verschiedene Fragenbögen an abweichende Personengruppe zu senden. Diverse eigene Vorlagen können parallel zum Einsatz kommen und dabei mit unterschiedlichen Fragen ausgeprägt werden.
Dies erscheint äußerst sinnvoll, da der Lieferant als theoretisch ganzheitlicher Geschäftspartner eine Mehrzahl an Kontaktstellen im Unternehmen haben kann.
Einige Apps aus dem Prozess der Lieferantenbewertung via Fragenbogen
Lieferantenverhandlungsblatt vs. Scorecard
Natürlich wird der Echtzeitberechnung der bewerteten Kriterien und Fragebögen auch bei der finalen Auswertung Sorge getragen. Das im R/3 noch auf Einkaufsverhandlungsblättern ausgewiesene Punkteergebnis wird in mittlerweile gewohnter SAP Fiori-Manier in sogenannten Scorecards aufbereitet. Diese bieten nicht nur einen Gesamtüberblick über die einzelnen benoteten Teilkriterien, sondern werden zum Teil auch im modernen Live-Kachel-Look dargestellt.
Interaktive Kacheln mit Live-Auswertungen
Per Klick kann man das Ergebnis nach Bedarf aktualisieren. So bereichern diese Kacheln per Standard-Funktionalität hervorragend ein individuelles Einkaufscockpit.
Fazit
Die Lieferantenbewertung unter R/3 wurde zuletzt technisch wenigen Neuerungen unterzogen. Umso mehr bietet das SAP Fiori-Upgrade nun Grund zur Freude, da nicht nur die gängigsten Kriterien übernommen wurden. Denn jetzt besteht auch die Möglichkeit, Fragebögen individuell auszugestalten, was ein weiterer Schritt hin zu einer detaillierteren und realistischeren Betrachtung eines Lieferanten ist.
Das Feature der Live-Kacheln bietet auch hier einen unkomplizierten ersten Blick auf automatisch errechnete Ergebnisse und unterstützt zudem den modernen Ansatz eines individuellen Einkaufscockpits, das mit geringstem Aufwand bereits im SAP S/4HANA Standard zur Verfügung steht.
Stand: 27. Oktober 2021
