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In diesem Artikel werden die neuen Funktionen und Verbesserungen aus dem SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, Release 2402 für den Bereich Professional Services eingehend betrachtet. Das Update bringt eine Reihe von Best Practice-Erweiterungen mit sich, welche die Effizienz und Flexibilität in der Projektabwicklung und Abrechnung unterstützen.
Verwaltung des Workflows für Projektabrechnungsanfragen: Benutzerdefinierte Rollen und mehrere Empfänger (4E9)
Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Rollen für Workflow-Prozesse zu erstellen und mehrere Empfänger hinzuzufügen, eröffnet neue Möglichkeiten für die Anpassung und Effizienzsteigerung in der Projektabrechnung. Generell wird ein Workflow auf PBR (Project Billing Request) - oder PBD (Preliminary Billing Document)-Ebene angelegt. Im Rahmen der Anfragen für Projektabrechnungen können jetzt zusätzliche Rollen und Empfänger per Workflow festgelegt werden. Dazu lässt sich auch ein Badi implementieren, um Rollen dezidierter auswählen zu können.
Bearbeitbarkeit von Rechnungsstichtagen in der Anwendung zur Verwaltung der Projektabrechnung (4E9)
Im Rahmen des Best Practice-Prozesses 4E9 können Rechnungsfälligkeitstermine in der App „Projektabrechnung verwalten“ direkt bearbeitet werden. Per Klick auf die Fälligkeitstermine eines Faktura-Elements wird ein Dialogfenster geöffnet, das die offenen Faktura-Planpositionen auflistet und zur Bearbeitung bereitstellt. Die Faktura-Elemente können damit bearbeitet werden:
- Spesen und Zeit
- Festpreis oder periodische Leistungen
- Verbrauchsabhängige Leistungen
Generell gilt, dass die Funktion „POSTPONE_BILLING_DATE“ aktiviert werden muss.
Verbesserungen bei der Abrechnung im Voraus in der Projektabrechnung (4E9)
Ein wichtiger Neuerung ist die Optimierung der Abrechnungsfunktionalität. Durch die Möglichkeit, Positionen auszuwählen, zusammenzuführen oder einzureichen, wird die Flexibilität in der Erstellung der Abschlagsrechnung deutlich erhöht.
So können beispielsweise offene, noch nicht fakturierte Positionen eines Akonto-Faktura-Plans mit anderen Vertragsarten wie Zeiten und Aufwänden zusammengeführt werden. Es besteht die Möglichkeit, sowohl Fälligkeitsdaten aus der Vergangenheit als auch aus der Zukunft auszuwählen. Es ist möglich, die Fälligkeitstermine und Beträge der Rechnungen auf diesem Wege zu bearbeiten.
Erstellung vorläufiger Rechnungsdokumente für Anzahlungsanfragen (J14)
Die neue Funktion zielt darauf ab, den Gesamtprozess zu optimieren, indem sie verschiedene Aspekte der Rechnungserstellung verbessert. Hauptsächlich soll die Flexibilität bei der Rechnungserstellung erhöht werden, um den Anforderungen verschiedener Situationen gerecht zu werden. Darüber hinaus wird die Bearbeitung von Anzahlungsanforderungen im Rechnungsstellungsprozess erleichtert, was zu einer effizienteren Abwicklung führt. Ein weiteres Ziel ist es, die Genauigkeit der Rechnungserstellung durch den Genehmigungsprozess für vorläufige Rechnungsdokumente sicherzustellen, wodurch Fehler reduziert und die Qualität der erstellten Rechnungen verbessert wird. Insgesamt wird diese neue Funktion dazu beitragen, den Rechnungsprozess effizienter, flexibler und genauer zu gestalten.
Außerdem sind vorläufige Faktura-Belege für Anzahlungsanforderungen verfügbar. Das bedeutet, dass man vorläufige Anzahlungsanforderungen erstellen kann, um sie vor der eigentlichen Erstellung der Anzahlungsanforderungen zur Zahlungseinholung von Kunden überprüfen und genehmigen zu lassen.
Dieser Überprüfungs- und Genehmigungsprozess trägt dazu bei, die Genauigkeit der folgenden Anzahlungsanforderungen zu verbessern und vermeidet Nachbesserungen von Rechnungen aufgrund ungenauer Angaben. Es ist wichtig zu beachten, dass die Nutzung vorläufiger Anzahlungsanforderungen optional ist. Man kann entweder vorläufige Anzahlungsanforderungen für die Prüfung und Genehmigung nutzen oder diesen Schritt überspringen und direkt mit der Erstellung von Anzahlungsanforderungen beginnen.
Direkter Zugriff von Projektmanagern auf verschiedene Informationen (J11)
Die App „Project Control – Professional Services Projects“ ist mit den vergangenen Releases um mehrere Funktionen erweitert worden. Dadurch wird die App zunehmend zum One-Stop-Shop für Projektmanager, da sie projektbezogene Informationen nun nicht mehr an verschiedenen Stellen sammeln müssen. Stattdessen finden sie alles an einem Ort und können von dort aus zu detaillierteren Apps navigieren.
Die neuen Funktionen enthalten kurzgefasst:
- Verfolgen von Projektphasenänderungen: Nutzer können jetzt leicht nachvollziehen, wer eine Projektphase geändert hat.
- Direkte PDF-Vorschau für Rechnungsdokumente: Projektbezogene Rechnungsdokumente können nun direkt in einer PDF-Vorschau geöffnet werden.
- Einblicke in die Personalsituation: Nutzer erhalten jetzt detaillierte Einblicke in die Personalsituation ihrer Projekte. Damit können fehlende Mitarbeiter leichter identifiziert werden, sodass die Auswirkungen auf die Kosten einfach zu verstehen sind.
Verbesserte WIP-Berichterstattung für Kundeprojekte bei T&E-Abrechnung (1IL)
Um den Work in Progress (WIP) bei Kundenprojekten mit der Time- & Expense-Abrechnungsmethode besser auszuweisen und zu erklären, wurden die Journaleinträge der ereignisbasierten Umsatzrealisierung aufgewertet. Diese Verbesserungen ermöglichen eine transparentere Darstellung des WIP, auch für frühere Perioden.
Die Journalbuchungen für die ereignisbasierte Umsatzrealisierung enthalten nun zusätzliche Informationen über die geleisteten Stunden und die fakturierten Produkte. Außerdem können Ausbuchungen und CAP-Buchungen jetzt über die Felder der Journalbuchungen genauer festgelegt werden. Um die Transparenz weiter zu erhöhen, wurde die Anzahl der Journalbuchungspositionen für die CAP-Buchungen reduziert.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der WIP inzwischen auch für frühere Perioden transparenter erklärt werden kann, da mehr Informationen über die geleisteten Stunden und die fakturierten Produkte bereitgestellt werden. Die Verbesserungen ermöglichen obendrein eine detailliertere Analyse von Ausbuchungen und CAP-Buchungen. Das Ergebnis ist eine verbesserte Informationslage und Transparenz für die Nutzer.
Drag-and-Drop-Zuweisung in der Ressourcenverwaltung (BTP)
Das Ressourcenmanagement in SAP S/4HANA Cloud for Projects, das auf der Business Technology Platform (BTP) liegt, muss in diesem Zusammenhang ebenfalls erwähnt werden.
Es besteht nun die Möglichkeit, eine Zuweisung von einer Person auf eine andere Person per Drag-and-Drop zu verschieben. Diese Funktion ist von zentraler Bedeutung, da der Umgang mit Personalveränderungen zu den täglichen Aufgaben gehört. Wenn Personen nicht mehr verfügbar sind, müssen Aufgaben auf andere Kandidaten übertragen werden können. Diese Neuerung erleichtert den Prozess erheblich und ermöglicht eine effiziente Anpassung der Ressourcen innerhalb des Projekts.
