Neue SAP Releases SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, Release 2402 - Sourcing and Procurement

Im Zeitalter der Digitalisierung und der ständig wachsenden Anforderungen an Geschäftsprozesse spielt eine effiziente und innovative Beschaffungsstrategie eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2402 setzt neue Maßstäbe in den Bereichen Sourcing und Procurement, indem es Unternehmen ermöglicht, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern. Diese neueste Version der SAP S/4HANA Cloud Suite bringt eine Fülle von Funktionen und Verbesserungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, den Anforderungen des modernen Beschaffungswesens gerecht zu werden.

Sourcing und Procurement in SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2402 bieten eine intuitive Benutzeroberfläche und leistungsstarke Analysetools, die Einkäufern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und ihre Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten. Durch die Nutzung von Echtzeit-Daten und fortschrittlichen Analysefunktionen können Unternehmen nicht nur ihre Kostenstruktur verbessern, sondern auch Risiken in ihrer Lieferkette proaktiv managen und die Compliance sicherstellen.

Mit der Integration in das breite Netzwerk von SAP Ariba und anderen Cloud-Lösungen unterstützt SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2402 Unternehmen dabei, ein nahtloses und kollaboratives Umfeld mit ihren Lieferanten aufzubauen. Diese Vernetzung ermöglicht eine effizientere Kommunikation, bessere Verhandlungen und eine optimierte Lieferantenbewertung, was letztlich zu stärkeren und nachhaltigeren Geschäftsbeziehungen führt.

Wir werden hier die Schlüsselfunktionen und Vorteile von Sourcing und Procurement in SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2402 näher betrachten und erörtern, wie Unternehmen diese innovativen Lösungen nutzen können, um ihre Beschaffungsstrategien zu transformieren und einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Operativer Einkauf

Bearbeitung von Self-Service-Bestellanforderungen mit Folgebelegen

In unserem fortlaufenden Bestreben, Ihre Einkaufserfahrung zu optimieren, möchten wir Ihnen eine Neuerung präsentieren, die die Verwaltung Ihrer Self-Service-Einkaufsanforderungen erleichtern wird. Mit dieser Aktualisierung wird Anforderern die Flexibilität eingeräumt, frühere Bestellanforderungen zu modifizieren und zu ergänzen, selbst nachdem nachgelagerte Dokumente generiert wurden. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten zusätzliche Mittel oder Ihr Budget für bestimmte Anschaffungen wird aufgestockt. Anstatt von vorn beginnen zu müssen, können Sie nun Ihre vorhandenen Anforderungen bequem erweitern, indem Sie Artikelzahlen, Budgeterweiterungen und mehr ergänzen. Diese Funktionalität bewahrt den ursprünglichen Zweck und die geschäftliche Begründung Ihrer Anforderungen, während sie gleichzeitig die Flexibilität bietet, Bestellmengen für nachfolgende Bestellungen anzupassen.

Die Kernfunktion dieser Neuerung ist die Möglichkeit zur Modifikation einer ausgewählten Anzahl von Feldern in Bestellanforderungen über die App „Meine Bestellanforderungen - Neu“, auch nachdem Folgekaufdokumente angelegt worden sind.

Aufnahme von Lieferadressenreferenzen in Self-Service-Bestellanforderungen

Dank dieser Neuerung haben Anforderer jetzt die Möglichkeit, über die Nutzung von Werks- oder Lageradressen hinausgehend, mühelos unter allen Lieferadressen zu wählen, die zuvor im SAP S/4HANA-System hinterlegt wurden. Wir führen eine innovative Adresskategorie – „Referenz" – ein, die durch eine benutzerfreundliche Suchfunktion unterstützt wird. Diese Neuerung eliminiert die Notwendigkeit manueller Eingaben und ermöglicht es den Nutzern, schnell und effizient die passende Lieferadresse auszuwählen. Dadurch wird der Prozess der Adressverwaltung innerhalb von Self-Service-Bestellanforderungen wesentlich erweitert.

Das Hauptmerkmal ist die Implementierung einer Suchfunktion für Lieferadressen in der SAP Fiori App „Meine Bestellanforderungen - Neu“.

Das Ziel ist mit der Einführung dieser Funktion, das Nutzererlebnis zu bereichern, indem wir einen flexibleren und effizienteren Weg zur Auswahl von Lieferadressen in Self-Service-Bestellanforderungen anbieten.

Kopieren von Musterproduktspezifikationen in professionelle Bestellanforderungen

Eine neue Funktion wird eingeführt, die es Fachkräften im Einkauf erlaubt, bereits vorhandene Produktspezifikationen ohne großen Aufwand für neue Bestellungen zu nutzen. Diese Lösung ist darauf ausgelegt, das Erstellen von professionellen Bestellungen, egal ob es sich um einzelne Produkte, komplette Produktsets oder spezifische Segmente einer Produktreihe handelt, erheblich zu vereinfachen. Der Ablauf gestaltet sich intuitiv: Nutzer suchen zunächst die benötigte Spezifikation und filtern anschließend innerhalb der Produktreihe, um die zu kopierende Produkte oder Produktgruppen auszuwählen.

Die Hauptmerkmale umfassen:

• Die Integration einer Suchfunktion für Produktspezifikationen in die SAP-Fiori-App „Bestellanforderungen verwalten – Professional“.

Durch diese Neuerung wird der Beschaffungsvorgang signifikant aufgewertet, da sie nicht nur die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht, sondern auch die Zusammenstellung von Dienstleistungen und Materialien in logischen Hierarchien innerhalb einer Bestellanforderung erleichtert. Weiterhin werden Zeitersparnis und eine Reduktion von Fehlern ermöglicht, indem bestehende Produktspezifikationen direkt in Transaktionsdokumente übernommen werden können.

Darstellung des CO₂-Fußabdrucks von Bestellpositionen während der Bestellbearbeitung

Diese Funktionserweiterung gestattet es den Einkaufsverantwortlichen, den CO₂-Fußabdruck einer jeden Bestellung direkt in den zugehörigen Anwendungen sichtbar zu machen, vorausgesetzt, die Geschäftsfunktion SAP Sustainability Footprint Management ist aktiviert. Der Mehrwert dieser Innovation liegt in der Optimierung des Bestellvorgangs durch einen sofortigen und klaren Einblick in die CO₂-Intensität. Zusätzlich fördert sie eine größere Offenheit während des gesamten Ablaufs von Bearbeitung und Genehmigung von Bestellungen und unterstützt damit nachhaltige Einkaufsstrategien.

Wesentliche Merkmale beinhalten:

• Anzeige des kumulierten CO₂-Äquivalent-Fußabdrucks einer Bestellposition am Anfang der Detailansicht in der SAP-Fiori-App „Bestellungen verwalten“ im Betrachtungsmodus.
• Darstellung des CO₂-Fußabdrucks einer Bestellposition in der „Bestellung anzeigen“-App und danach in der „Mein Posteingang“-App während des Genehmigungsprozesses.

Diese Entwicklung zielt darauf ab, Einkäufern handfeste Nachhaltigkeitsinformationen für den Alltag zu bieten, die Entscheidungsfindung auf einer informierten Basis zu erleichtern und ein Bewusstsein für verantwortungsvolles Beschaffen zu schaffen.

Mehr zu diesem Produkt finden Sie hier.

Zeigen Sie den Gesamtnettowert in der App „Bestellungen verwalten" an

Diese Funktion erlaubt es Einkaufsverantwortlichen, den gesamten Nettowert aller Bestellpositionen innerhalb der App „Bestellungen verwalten" mühelos einzusehen, wodurch eine ganzheitlicher Übersicht mit nur einem Blick möglich wird. Das Hauptziel dieser Funktion ist es, den Prozess der Bestellbearbeitung zu vereinfachen, indem sie es den Nutzern ermöglicht, den Gesamtnettowert aller Positionen schnell zu ermitteln, was zu einer verbesserten Transparenz bei der Erstellung und Verwaltung von Bestellungen führt.

Wichtige Merkmale umfassen:

• Anzeige des Nettowertes einer Bestellung während ihrer Erstellung oder Bearbeitung am Anfang der Seite des Bestellungsobjekts
• Darstellung des kalkulierten Gesamtnettowertes aller Bestellpositionen auf der Seite des Bestellungsobjekts im Ansichtsmodus
• Die Zusammenfassung berücksichtigt Artikel im Status „Gesperrt" und zielt Positionen ab, die zum Löschen vorgemerkt sind

Erweiterbarkeit von Feldern für die Lieferantenbestätigung

Diese Funktionalität bietet den Key-Usern die Möglichkeit, das Geschäftsobjekt „Lieferantenbestätigung" durch Werkzeuge für Key-User-Erweiterbarkeit, wie das Anpassen der Benutzeroberfläche, benutzerdefinierte Felder und API-Erweiterungsfelder, flexibel anzupassen. Das Ziel ist es, die Anpassungsfähigkeit zu steigern, indem benutzerdefinierte Felder nahtlos in den Lieferantenbestätigungsprozess integriert werden können, und dadurch die Nutzererfahrung durch eine individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche an die besonderen Bedürfnisse der Geschäftsabläufe zu verbessern.

Hauptmerkmale beinhalten:

• Gewährleistung der Erweiterbarkeit durch die Key-User im Kontext der Lieferantenbestätigung sowohl auf der Übersichts- als auch der Detail-Ebene
• Integration von benutzerdefinierten Feldern in die Benutzeroberfläche der Lieferantenbestätigung, einschließlich der Bereiche für Übersicht und Details
• Vereinfachung der Implementierung von Erweiterungsfeldern in der API für Lieferantenbestätigungsdaten

Diese Funktionalität zielt darauf ab, Key-Usern mehr Kontrolle zu geben und einen benutzerorientierteren sowie flexibleren Ansatz im Lieferantenbestätigungsverfahren zu ermöglichen.

Zuordnung von „Benutzerdefinierten Feldern einer Bestellung“ in eine „Bestell-E-Mail-Vorlage“

Diese Aktualisierung gestattet es Anwendern, benutzerdefinierte Felder problemlos mit individuell gestalteten E-Mail-Benachrichtigungen aus Bestellvorgängen zu verknüpfen, was die Flexibilität und Präzision in der Kommunikation rund um Bestellungen signifikant verbessert. Durch das Einbeziehen von benutzerdefinierten Feldern in die Bestell-E-Mails wird nicht nur die Anpassungsfähigkeit erweitert, sondern auch eine genauere und durchsichtigere Übermittlung von Informationen in der Bestellkommunikation gewährleistet.

Wichtige Funktionen umfassen:

• Erhöht die Transparenz gegenüber Lieferanten durch E-Mails, die Informationen aus benutzerangepassten Bestellfeldern einbinden
• Ermöglicht eine flexible Anpassung der CDS-Sicht für E-Mail-Parameter, die eine reibungslose Integration von benutzerdefinierten Feldern in Bestellungen unterstützt

Unterstützung fürs Anhängen von Bestellungen als PDF in den Ausgabekanal für den elektronischen Datenaustausch

Diese Funktion hat die Kommunikation verbessert, Bestellungen als PDF-Dokumente im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zu versenden. Durch die Bereitstellung der kompletten Bestelldetails in einem Anhang, verstärken wir wesentlich die Transparenz im Austausch mit den Lieferanten.

Wesentliche Merkmale:

• Ermöglicht es, Bestellungen als PDF-Dokument dem elektronischen Datenaustauschkanal (EDI) hinzuzufügen
• Unterstützt das Einbinden von Bestelldokumenten als Anhänge in der EDI-Nachricht beim Erstellen von Bestellungen via EDI

SAP Ariba Zentralbeschaffung

Warteschlangenmanagement für automatisierten Workload-Balancing

Diese Funktionalität erlaubt es Kunden, ihre operative Einkaufsbelastung innerhalb des zentralisierten Beschaffungssystems strategisch zu verteilen. Mit Hilfe anpassbarer Automatisierungsrichtlinien werden offene Anforderungen automatisch jenen Einkäufern zugewiesen, die aktuell die niedrigste Belastung haben. Ziel ist es, eine größere Klarheit über den Zustand und die Zuständigkeiten jeder Bestellanforderung zu schaffen und gleichzeitig durch eine kluge Verteilung der Arbeitslast auf das Team die Gesamteffizienz zu verbessern.

Hauptmerkmale:

• Erstellung von Einkäuferteams mittels der Teamdefinitions-Funktion im integrierten Verantwortungsmanagement für SAP S/4HANA
• Anwendung von automatischen Teamzuweisungen bei der Überführung von Bestellanforderungen in das zentrale Beschaffungssystem
• Einsatz spezifischer Automatisierungsregeln und deren Kriterien, um die Zuweisung von Teams zu vereinfachen
• Möglichkeit zur manuellen Teamzuweisung innerhalb des Aufgabenpools der SAP-Fiori-App „Zentrale Bestellanforderungsbearbeitung", vergleichbar mit der direkten Zuweisung an einen Einzelbearbeiter
• Sicherstellung, dass bei jeder Teamzuweisung automatisch der Einkäufer aus dem Team mit der aktuell geringsten Arbeitsbelastung ausgewählt wird

Anzeige des Gesamtlimits und des Erwartungswerts in zentral verwalteten Bestellanforderungen

Diese Funktionalität erlaubt es Einkäufern, detaillierte Einblicke in die Limits ihrer Bestellanforderungen zu erhalten, egal ob diese aus SAP S/4HANA oder Systemen, die mit SAP ECC verbunden sind, übernommen wurden. Wesentliche Daten, wie das festgelegte Gesamtlimit und der prognostizierte Wert, sind nun unmittelbar in der Anwendung „Zentrale Bestellanforderungsbearbeitung" verfügbar. Das Ziel dieser Funktion ist es, die Übersichtlichkeit bezüglich der Limitpositionen in zentral bearbeiteten Bestellanforderungen zu verbessern, wodurch der Bedarf entfällt, in das verbundene System wechseln zu müssen.

Hauptmerkmale:

• Darstellung der Felder für das „Gesamtlimit" und den „Erwarteten Wert" auf der Detailseite der zentral bearbeiteten Bestellanforderung

Einsetzbar für die Artikelkategorien:

•  Erweitertes Limit (E)
•  Limit (B)

SAP Ariba Zentrale Rechnungsverwaltung

Empfang von Rechnungen aus dem SAP Business Network im Eingangsverarbeitungsmodul (Release 2311)

Wir können Ihnen noch mitteilen, dass das SAP Business Network jetzt besser mit dem SAP Ariba Central Invoice Management zusammenarbeitet. Diese Verknüpfung eröffnet neue Möglichkeiten für einen sicheren und globalen Austausch von Geschäftsdokumenten und ermöglicht einen direkten elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden, inklusive Validierungsprozesse. Durch den direkten Empfang von Rechnungen aus dem SAP Business Network in das Modul für die Eingangsrechnungsverarbeitung von SAP Ariba Central Invoice Management wird der Rechnungsbearbeitungsprozess deutlich gestrafft und die Notwendigkeit einer optischen Zeichenerkennung (OCR) eliminiert.

Diese Neuerung demonstriert unser fortwährendes Bestreben, die Effizienz und Automatisierung Ihrer Beschaffungsvorgänge zu steigern. Die fließende Integration zwischen dem SAP Business Network und SAP Ariba Central Invoice Management vereinfacht nicht nur die Rechnungsbearbeitung, sondern minimiert auch den manuellen Aufwand für die Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung, was zu einer effizienteren und reibungsloseren Nutzererfahrung führt.

Hauptmerkmale:

• Direkte Integration mit dem SAP Business Network für einen unmittelbaren elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden
• Die Möglichkeit für Einkäufer, im SAP Business Network eingehende Rechnungen, mit oder ohne Bestelldetails, zu empfangen.
• Automatisierte Weiterleitung von im SAP Business Network erstellten Lieferantenrechnungen an SAP Ariba Central Invoice Management. Das SAP Business Network dient dabei als Eingangskanal und fördert die Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses
• Eliminierung des Arbeitsschrittes zur Dokumenteninformationsextraktion für Rechnungen aus dem SAP Business Network, wodurch OCR- und Informationsextraktionsdienste überflüssig werden

Workflow für die Anforderung von Informationen

In der aktuellen Version 2402 können wir den „Request for Information" Workflow einführen. Dieses Feature unterstützt Kreditorenbuchhalter, indem es die mühelose Anforderung zusätzlicher Rechnungsdetails von Kollegen ermöglicht. Durch Vereinfachung der Zusammenarbeit verbessert der Workflow die Transparenz, indem er den Prüfenden einen deutlicheren Geschäftskontext zur Verfügung stellt, und minimiert gleichzeitig den manuellen Aufwand im Rechnungsbearbeitungsprozess.

Hauptfunktionen:

• Verbesserte Zusammenarbeit: Bietet Kreditorenbuchhaltern eine einfache Möglichkeit, von Kollegen zusätzliche Informationen zu einer Rechnung anzufordern
• Direkte Benachrichtigung: Sendet Arbeitsaufgaben unmittelbar an den Posteingang des Mitarbeiters, um schnelle Reaktionen zu fördern
• Einfache Antwortmöglichkeit: Ermöglicht es den Mitarbeitern, Anfragen direkt aus ihrem Posteingang heraus zu überprüfen und zu beantworten
• Lückenlose Dokumentation: Bietet detaillierte Notizen zum Workflow für eine vollständige Aufzeichnung aller Kommunikationsvorgänge auf der Seite der Lieferantenrechnung.

Legal Networks Integration – PEPPOL für Deutschland und Norwegen (Release 2311)

Das SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, Release 2402 bietet noch eine wichtige Neuerung: die Einbindung von PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), einem führenden Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung, in SAP Ariba Central Invoice Management. In Anbetracht der länderspezifischen Vorgaben für elektronische Rechnungsformate und Regierungsplattformen hat SAP Ariba Central Invoice Management eine Anpassung vorgenommen. Durch die Integration von PEPPOL und der „SAP Document and Reporting Compliance Cloud“ im 2402 Release können Benutzer nun Rechnungen über legale Netzwerke empfangen, was sowohl die Compliance als auch die Effizienz im Beschaffungswesen verbessert.

Diese Neuerung fördert den problemlosen elektronischen Austausch von Rechnungen und Bestellungen, indem sie Effizienz und Compliance in den Mittelpunkt des Rechnungsstellungsprozesses stellt. Das Ziel der SAP ist es, den Empfang von Rechnungen in Übereinstimmung mit den spezifischen gesetzlichen Vorgaben der Finanzämter zu erleichtern und gleichzeitig den Aufwand bei der Rechnungsstellung durch verbesserte E-Invoicing-Verfahren zu minimieren.

Wesentliche Funktionen umfassen:

• Die Integration mit PEPPOL in Deutschland und Norwegen, die den elektronischen Austausch von Rechnungen und Bestellungen unterstützt
• Die Sicherstellung eines gesetzeskonformen Rechnungseingangs, der den Anforderungen spezifischer Steuerbehörden gerecht wird
• Die Minimierung des Aufwands bei der Rechnungsverarbeitung durch die Implementierung effizienter E-Invoicing-Methoden
• Die Einbindung in die SAP Document and Reporting Compliance Cloud, die Compliance mit lokalen Gesetzen in den jeweiligen Ländern sicherstellt
• Die Unterstützung von länderspezifischen elektronischen Rechnungsformaten und deren Verteilung über staatliche Plattformen in verschiedenen Ländern

Vertragsmanagement für Unternehmen

Integration zwischen Enterprise Contract Management und Icertis Contract Intelligence

Diese Integration erschließt nahtlose und intelligente Möglichkeiten für das Contracting auf der Käuferseite, der Verkäuferseite und unternehmensweit. Unser klar definiertes Ziel ist es, die Vertragserfüllung zu vereinfachen, die Effizienz im Vertragsmanagement zu steigern, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Automatisierung von Prozessen zu verfeinern. Ein besonderer Fokus liegt auf der Optimierung des Prozesses von der Quelle bis zum Vertrag, besonders in Bezug auf die Beschaffung von Produkten in der Automobilbranche und im Industrie-, Wartungs- und Konsumgütersektor (IMC).

Wichtige Funktionen beinhalten:

• Die regelbasierte Erstellung und Zusammenstellung von Klauseln und Dokumenten
• Ein kollaboratives Vertragsmanagement mit internen und externen Beteiligten unter Einsatz von Microsoft Teams
• Vollständige Nachverfolgbarkeit von Unterschriften und Verantwortlichkeiten für eine lückenlose Vertragskontrolle
• Die Online-Bearbeitung und das Redlining von Dokumenten, um den Prozess effizienter und reibungsloser zu gestalten

SAP Ariba Beschaffungsplanung

Beschaffungsplanungsanalysen – Projekte zentral anzeigen, analysieren, aufschlüsseln, vergleichen und verfolgen

Diese App erweitert die Analysemöglichkeiten der Benutzer erheblich, indem sie es ihnen erlaubt, umfassende Einblicke in ihre Beschaffungsprojekte nicht nur durch visuelle Darstellungen, sondern auch mittels detaillierter Tabellenansichten zu gewinnen. Unser Hauptanliegen ist es, die Transparenz über projektrelevante Daten zu erhöhen, das Verständnis für den Fortschritt von Beschaffungsprojekten zu vertiefen und Nutzern die Möglichkeit zu geben, maßgeschneiderte Analysen durchzuführen.

Hauptmerkmale umfassen:

• Zentrale Analyse und Überwachung von Beschaffungsprojekten
• Detaillierte Untersuchung von Daten durch Drilldown-Funktionen und direkte Verlinkung zu spezifischen Geschäftsobjekten
• Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlichen Werten bei Beschaffungsmeilensteinen oder Investitionen
• Darstellung von Projektdaten in visueller oder tabellarischer Form
• Erstellung und Speicherung individuell angepasster Analyseansichten für effizientes Abrufen
• Export von Daten in Dateiformat zur Unterstützung der Teamarbeit

Diese fortschrittliche Analyseanwendung zielt darauf ab, Nutzern eine tiefgreifende Einsicht in ihre Beschaffungsvorgänge zu gewähren und sie bei der informierten Entscheidungsfindung und strategischen Planung zu unterstützen.

Stand: 12. April 2024