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smartTroubleShooter

News & Wissen Die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter im Einsatz bei bofrost*

Kennen Sie das? Sie oder Ihre Mitarbeiter/innen versinken in Nebentätigkeiten, weil deren Bearbeitung extrem zeitaufwändig ist? Sie schaffen es nicht mehr, den Fokus auf das Tagesgeschäft zu legen und die Produktivität sinkt? So geht es auch IT-Abteilungen, die nebenbei SAP-Fehlermeldungen bearbeiten sollen. Abhilfe schafft hier die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter.

Die häufigsten Gründe für Schwierigkeiten bei der Bearbeitung von SAP-Fehlermeldungen sind fehlende Informationen aus den Fachbereichen und fehlende technische Informationen, etwa die Angabe, um welche Transaktion es in dieser Meldung geht oder ein Screenshot für den Bearbeiter, um die Meldung leichter zu verstehen. Der Aufwandstreiber steckt in überflüssigen Rückfragen, um das herauszufinden, was im Detail nun wirklich zu bearbeiten ist. Die Fachbereiche wiederum beklagen sich über zu komplizierte Eingabemasken, wenn sie doch nur schnell mal eine Meldung loswerden möchten, egal in welchem SAP-System sie gerade stehen.

Die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter besteht aus den Fiori Apps „Meldung anlegen“ und „Meine Meldungen“. Die Apps werden von den Fachbereichen (Meldenden) genutzt und liefern der SAP / IT-Abteilung eine hohe Inhaltsqualität von Meldungen, die eine Bearbeitung ohne unnötige Rückfragen möglich macht.

Die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter ist seit 2019 bei bofrost* implementiert. Erfahren Sie im Weiteren, welche Mehrwerte Ihnen die Anwendung im Vergleich zum SAP-Standard bietet.

Fehler im Betrieb (… und Anforderungen im Projekt / Betrieb)

Fehler im Tagesgeschäft werden jedem nur allzu bekannt sein: Eine Fehlermeldung poppt auf, Berechtigungen sind nicht vorhanden, ein Eintrag in einem Drop-Down-Menü fehlt, usw. Jetzt ist der Wunsch groß, diese Fehler genau im Moment ihres Auftretens schnell und einfach loszuwerden. Und das System möge bitte mitdenken, denn gerne glaubt der Meldende, der Bearbeiter wisse schon, was gemeint ist.

Bearbeiter wünschen sich dagegen sehr wohl ein paar Informationen vom Meldenden, z. B. in welcher Transaktion der Fehler hochgekommen ist. Und wie die Fehlermeldung genau lautet. Wurde ein Screenshot vom Fehler gemacht und der Meldung mitgegeben?

Die Informationen zur Transaktion können tatsächlich automatisch mit der CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter-App „Meldung anlegen“ mitgegeben werden. Ebenso können Meldende der Meldung auch komfortabel Screenshots anhängen, ohne diese vorher lokal speichern zu müssen.

Sehen Sie im folgenden Video, wie die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter in der Praxis aussieht, am Beispiel eines SAP S/4HANA-Systems: In einer SAP Fiori-App fehlt ein Eintrag in einem Drop-Down-Menü. Dazu wird eine Meldung abgesetzt, inkl. Screenshot-Anhang. Erfahren Sie, welche Informationen automatisch befüllt werden und wie die Eingabemaske für den Meldenden aussieht:

Vielen ist gar nicht bewusst, dass auch neue Anforderungen ganz schlank und mit (bestehenden) Meldungsprozessen abgedeckt werden können.

Egal aus welchem Grund eine neue Anforderung entsteht, diese muss vom Fachbereich irgendwo erfasst und anschließend von jemandem bearbeitet werden.

Mit der CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter-App „Meldung anlegen“ lassen sich neue Anforderungen erfassen. Die Vorgehensweise ist analog zu einem Fehler im Betrieb, nur der Inhalt entspricht einer neuen Anforderung und nicht einem Fehler. Die genannte Eingabemaske ist die gleiche - sowohl für neue Anforderungen als auch für Fehler. Fachbereiche brauchen keine neuen komplexen Vorgänge erlernen, da für beides die gleiche Vorgehensweise gilt - im Handling wie auch technisch.

Mehrwerte durch eine hohe und nahtlose Integration

Ob SAP S/4HANA, klassisches SAP ERP, SAP Solution Manager, SAP GUI oder SAP Fiori Launchpad - es spielt keine Rolle, aus welchem SAP-System und aus welcher SAP-Oberfläche heraus eine Meldung abgesetzt wird. Die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter-App „Meldung anlegen“ ist im SAP Solution Manager verankert und kann aus allen SAP-Systemen und allen SAP-Oberflächen heraus geöffnet werden.

Die beiden CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter-Apps „Meldung anlegen“ und „Meine Meldungen“ sind im SAP Solution Manager im IT Service Management (ITSM) integriert. Durch die ITSM-Integration ist eine weitere nahtlose Integration mit dem Change Request Management (ChaRM) und dem Test Management gegeben.

Integrationspunkt in einem SAP S/4HANA-System, Oberfläche Fiori Launchpad: rechts oben der Briefumschlag

Integrationspunkt in einem SAP ERP-System, Oberfläche SAP GUI: über Hilfe > Support Meldung erfassen

Für den Meldenden bleibt immer alles gleich: Es öffnet sich die App „Meldung anlegen“ und die Eingabemaske verändert sich nicht.

Durch die oben erwähnte nahtlose Integration ins ChaRM kann aus einer Anforderung oder einem Fehler eine Änderung werden. Ebenso ist es möglich, Anforderungen und Fehler mit dem Test Management zu testen.

Die Fachbereiche können ihren Fokus wieder auf das Tagesgeschäft legen, da SAP-Fehler (und SAP-Anforderungen) leicht und einfach von allen SAP-Systemen und SAP-Oberflächen zu erfassen sind. Die Möglichkeit, Screenshots ohne lokale Vorab-Speicherung anzuhängen, erleichtert ihnen zusätzlich die Meldungsaufgabe. Über die App „Meine Meldungen“ erhält der Meldende eine transparente Übersicht aller seiner Meldungen.

Die IT-Abteilung profitiert von den intelligenten Informationen, die automatisch in der Meldung gespeichert werden und spart sich unnötige Rückfragen zum Inhalt. Dadurch können in kürzerer Zeit mehr Meldungen bearbeitet werden.

Per Workflow erhalten sowohl Meldende als auch Bearbeiter beim Statuswechsel E-Mails, basierend auf Mailformularen (auch bei Status „Neu“). Die Mails enthalten nicht nur den Kurztext, sondern auch den Langtext. Somit ist es nicht notwendig, für die aktuellste Mitteilung im System die Meldung zu öffnen, da alle Informationen direkt in der E-Mail stehen. Trotzdem befindet sich in der E-Mail auch ein Link zur Meldung, die sich - ohne manuelle Suche im System - per Klick öffnen lässt.

Funktionen im Vergleich zum SAP-Standard

Die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter App „Meldung anlegen“ bietet eine einfache Eingabemaske, die nur so viele Felder enthält, wie der Meldende benötigt, um seine Fehler (und Anforderungen) abzusetzen:

Mit der CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter wurden folgende generische Funktionen realisiert:

Unterschiede CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter App „Meldung anlegen“ versus SAP-Standard:

Die Screenshot-Komfortfunktion gibt es nicht im SAP-Standard und sie ermöglicht das Anhängen von Screenshots, ohne diese lokal speichern zu müssen. Über einen oder mehrere Bildschirme hinweg lassen sich Screenshots erstellen - oder auch nur Teilausschnitte. Der Meldung werden dann ein oder mehrere Screenshots gleichzeitig angehängt:

In der CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter-App „Meine Meldung“ wird die technische Herkunft sowohl in der Beschreibung als auch in den Details angezeigt. Dies kann eine Transaktion im klassischen Sinne oder auch eine technische Information zu einer SAP Fiori App sein:

Fazit zur CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter

Die CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter besteht aus den Fiori Apps „Meldung anlegen“ inkl. Screenshot-Komfortfunktion und „Meine Meldungen“. Die Fiori Apps sind browserbasiert und intuitiv zu bedienen. Damit erhalten Sie ein systemübergreifendes standardisiertes Vorgehen und eine einheitliche Eingabemaske.

„Mit der CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter haben wir eine hohe Inhaltsqualität der Meldungen und eine einfach zu bedienende Oberfläche. Zusätzlich erhalten wir eine Menge Komfort durch smarte Funktionen und können dadurch unsere Produktivität steigern.“

- Arno Otte, IT SAP Basis Senior Manager und Projektleiter,
bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG -

Mit der CPRO INDUSTRY-Lösung smartTroubleShooter profitieren Sie außerdem von einer nahtlosen und vollintegrativen ITSM-Lösung mit dem Change Request Management und dem Testmanagement.

Erhalten Sie mehr Informationen in unserem SAP ALM-Strategie-Workshop.

Über bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG

bofrost*, 1966 im niederrheinischen Issum als Familienunternehmen gegründet, ist heute mit rund 4 Mio. Kundenhaushalten der größte Direktvertreiber von Tiefkühlkost und Speiseeis in Europa. Das Unternehmen verfügt über deutschlandweit 115 Standorte; die Verwaltung hat ihren Sitz in Straelen am Niederrhein.

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