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Änderungsmanagement

News & Wissen Hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität durch ein effizientes Änderungsmanagement

Inhaltsverzeichnis
    Dr. Daniel Müller (Senior Consultant & Teamlead SAP ALM)
    Autor:

    Dr. Daniel Müller (Senior Consultant & Teamlead SAP ALM)

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    Ihr Ziel ist eine hohe Qualität und Stabilität Ihrer SAP Prozesse? Sie möchten dies durch ein effizientes Änderungsmanagement erreichen? Und welche konkreten Mehrwerte bringt mir das effiziente Ändern meiner SAP-Prozesse? Wie sehen konkrete Lösungsansätze zur Erzielung dieser Mehrwerte im SAP Solution Manager 7.2 aus - insbesondere vor dem Hintergrund, da jeder Dritte von uns befragte SAP-Anwender zukünftig das Szenario „Change Request Management“ im SAP Solution Manager 7.2 zur Erlangung einer hohen SAP Prozessqualität & -stabilität nutzen möchten (Quelle: CPRO INDUSTRY SAP ALM Customer Survey - Q2 2020, n=85).

    Die moderne IT-Organisation im Spannungsfeld zwischen Innovation und Effizienz

    Ihr Ziel ist die hohe Qualität und Stabilität Ihrer SAP-Prozesse? Bei immer enger getakteten Innovationszyklen? Dann kennen Sie sicher folgende Herausforderungen:

    • Mangelhafte Inhaltsqualität von SAP-Fehlermeldungen & -Anforderungen

    Sind bereits die durch Ihre Fachabteilung aufgegebenen Fehlermeldungen oder Anforderungsbeschreibungen von inhaltlich mangelhafter Qualität, verzögert dies den Änderungsprozess signifikant. Sprich, geben Sie Ihren Anwendern (z.B. Key-Usern) keine Möglichkeit, qualitativ hochwertige Fehlermeldungen oder Anforderungen in Richtung IT aufzugeben, sind sowohl der Eingangskanal (z.B. Service Desk), als auch alle nachgelagerten Akteure (Change / Release Manager, Implementierungsverantwortliche, etc.) negativ hiervon betroffen. Spätestens beim Test des unterbereiteten Lösungsvorschlags durch die initiierende Fachabteilung kommt dann so manch böses Erwachen („Diese Implementierung löst nicht das beschriebene Problem bzw. erfüllt nicht die formulierte Anforderung!“).

    • Fehlende Integration der Workflows untereinander

    Basiert Ihr Änderungsworkflow auf einem unübersichtlichen Nebeneinander zahlreicher IT-Anwendungen (Stichwort: Medienbrüche)? Sind im Rahmen dieser Workflows organisatorische Aktivitäten auszuführen, deren Einhaltung nicht transparent abgebildet bzw. für Ihre Anwender nicht ersichtlich sind? Fehlt Ihnen ein integrierter Änderungsworkflow - von der Beschreibung des SAP-Fehlers / der Anforderung über deren Genehmigung / Freigabe bis hin zu deren Implementierung inkl. Testen in der jeweiligen SAP-Systemlandschaft?

    • Fehlende Prozess-Compliance

    Sie vermissen einen revisionssicheren Implementierungsworkflow, der zentral und transparent die Historie aller SAP-Prozessänderungen aufzeigt (durchgängige Belegflusskette)? Ein Workflow, der zudem Sonderbedarfe wie Notfalluser und Systemöffnung abbildet, ein Prüfungsgegenstand zahlreicher Audits? Und der sicherstellt, dass für Ihr Umfeld relevante Regularien durch Ihre Anwender eingehalten werden (z.B. Entwickler darf nicht Tester sein)?

    • Fehlende Verantwortlichkeiten

    Wünschen Sie sich einen Änderungsworkflow, der jeder Aktivität / jedem Status klar definierte Akteure zuweist? Vermissen Sie klar definierte Verantwortlichkeiten, auf Basis derer konkrete Aufgabenbeschreibungen abgeleitet werden können (z.B. Key-User erstellt im Namen seines Teams Fehlermeldungen; Change / Release Manager sind die zentrale Steuerungs- und Schiedsstelle im Rahmen der Anforderungs-/ Implementierungsworkflows). Dies vor dem Hintergrund, um kurze Prozessdurchlaufzeiten bei gleichzeitig hoher Prozessqualität und -stabilität zu erzielen?

    • Fehlende Automatisierung

    Ein effizientes Änderungsmanagement lebt von Beschleunigern. Ein zentraler ist die (semi-)automatisierte Ausführung zentraler Aktivitäten innerhalb des Änderungsworkflows, z.B. realisiert durch:

    • die vollautomatische Steuerung von Transporten innerhalb der jeweiligen SAP-Systemschiene,
    • die Möglichkeit eines Vorabtests durch die Implementierungsverantwortlichen in einem Testsystem inbegriffen,
    • unterstützt durch sog. transportbezogene Prüfungen (z.B. systemübergreifende Objektsperre, Einhaltung der gewünschten Transport-/ Importreihenfolge), die für mehr Prozessqualität und –stabilität und damit für mehr Sicherheit im Betrieb Ihrer SAP-Lösungslandschaften sorgen.

    >> Weiterführende Informationen zum Thema „Integriertes Qualitäts- und Risikomanagement von Änderungen mit dem SAP Solution Manager 7.2“ erhalten Sie hier. <<

    Sie möchten diese und weitere Mehrwerte durch ein effizientes Änderungsmanagement generieren? Doch was konkret bedeutet das?

    Was versteht man unter einem effizienten Änderungsmanagement?

    Effizient ändern bedeutet: Zur Zielerreichung ändere ich mit möglichst geringem Aufwand, z.B. punktgenau, (semi-)automatisiert („bis zu 95% Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Testansatz“) oder mittels einfach zu bedienender, integrativer, skalierbarer Methoden & Tools.

    SAP Application Lifecycle Management - ein ganzheitlicher Lösungsansatz

    SAP Application Lifecycle Management (ALM) ist die Summe aller Methoden und Tools zum Management von SAP-Lösungslandschaften - von deren Planung bis zur Stilllegung. Zentrale Bausteine hierfür sind die Dokumentation, das Testen sowie die revisionssichere Nachverfolgung aller Änderungen an der jeweiligen SAP-Lösung.

    Die zentralen SAP ALM-Ziele sind somit die Sicherstellung:

    • einer hohen Prozessqualität/ -stabilität bei gleichzeitiger
    • Effizienzsteigerung
    • Verkürzung der Auslieferungszyklen (von Innovationen/ Prozessänderungen)
    • gesetzlicher / unternehmerischer Vorgaben und Regularien (Compliance)

    Neben brandneuen Tools wie SAP Cloud ALM zum Management Cloud-zentrierter SAP-Lösungslandschaften (aktuell: SAP S/4HANA Cloud) steht Ihnen der SAP Solution Manager als ausgereiftes, universell einsetzbares SAP ALM-Werkzeug zur Verfügung. Seit Release 7.2 zudem bestückbar mit ausgewählten SAP Best Practice Prozessen, z.B. für SAP S/4HANA (Cloud & On-Premise Version). Optional unter Einsatz der mitgelieferten SAP ACTIVATE-Projektmethodik. Wer anstelle eines mit SAP ACTIVATE implizierten Wasserfall- eher ein agiles Projektvorgehen präferiert, kein Problem. Ab Januar 2020 umfasst die Standardauslieferung des SAP Solution Managers 7.2 sogenannte Focused Solutions. Eine davon trägt den Namen Focused Build: viel Funktionalität und Methode zum agilen Management von SAP-Projekten. Ein weiteres nennt sich Focused Insights: die perfekte Plattform zur schnellen und einfachen Konfiguration bedarfsgerechter Reporting-Dashboards diverser SAP ALM-Szenarien.

    SAP Solution Manager 7.2 - eine ganzheitliche SAP ALM-Lösung für ein effizientes Änderungsmanagement

    Der SAP Solution Manager 7.2 zeichnet sich durch einen integrierten Änderungsprozess aus. Integriert im Sinne einer nahtlosen Integration:

    • der Bausteine / Phasen des Änderungsworkflows miteinander (SAP Fehler – SAP Anforderung – SAP Implementierung)
    • des Änderungsworkflows in die jeweilige SAP-Lösungslandschaft (z.B. direkte Absprungmöglichkeit aus einem Änderungsdokument in ein logisches Entwicklungssystem zwecks Freigabe von Transportauftragsaufgaben)
    • der SAP Solution Manager 7.2-Anwendungen
    • untereinander (z.B. direkte Absprungmöglichkeit aus dem Änderungsworkflow in die Prozess- und /oder Testanwendung zum jeweils gewünschten Zeitpunkt)
    • mit Dritt-Tools (z.B. Jira)

    Nachfolgende Übersicht (s. Abb. 1) illustriert den Änderungsworkflow des SAP Solution Managers 7.2 am Bsp. einer dreistufigen SAP-Systemlandschaft. Beginnend mit der Aufnahme der SAP-Anforderung bzw. des Fehlers durch die Fachabteilung müssen diese vor deren Realisierung freigegeben werden (Freigabe-Workflow). Dies erfolgt i.d.R. durch ein sog. Change Advisory Board (CAB), einen Change oder einen Release Manager. Die eigentliche Realisierung der Änderungen (Implementierungsworkflow) erfolgt durch die Implementierungsverantwortlichen (s. Abb. 1: DEV / Entwicklungssystem). Der Test dieser Änderungen erfolgt anschließend i.d.R. durch die anfordernde Fachabteilung (s. Abb. 1: QAS / Qualitätssicherungssystem). Die Produktivsetzung dieser Änderungen durch die SAP Basis (s. Abb. 1: PRD / Produktivsystem):

     

    SAP Solution Manager 7.2 Änderungsworkflow – Übersicht

    SAP Solution Manager 7.2 Änderungsworkflow – Übersicht

     

    Wie in obiger Übersicht zu sehen, erfolgt die eigentliche Realisierung der Änderungen beim effizienten Änderungsmanagement durch die Implementierungsverantwortlichen (s. Abb. 1: DEV). Ein signifikanter Effizienztreiber in dieser Phase des Änderungsworkflows ist die durch den SAP Solution Manager 7.2 integrierte Möglichkeit der Anlage sog. Transporte von Kopien (ToC) direkt über den Implementierungsworkflow (s. Abb. 2). Hierdurch können Implementierungsverantwortliche sog. Kopien des Original-Transports in das QAS-System bringen. Der Original-Transport selbst verbleibt bis zu dessen Freigabe im DEV-System zum Zwecke der Durchführung sog. Entwicklertests (z.B. Unit Test), also ohne ein Engagement bzw. eine Information der Fachabteilung. Diese ToCs werden über den Implementierungsworkflow des SAP Solution Managers 7.2 automatisch in das jeweilige QAS-System transportiert / importiert:

     

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungs-Workflow – DEV Highlight

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungsworkflow – DEV-Highlight

     

    Zur Sicherstellung der gewünschten (QAS-/ PRD-) Importreihenfolge bzw. zur Vermeidung möglicher Transportkonflikte sollte die sog. Downgrade Protection zentral im SAP Solution Manager 7.2 aktiviert werden. Voraussetzung hierzu ist die sog. systemübergreifende Objektsperre (CSOL), ebenfalls zentral im SAP Solution Manager 7.2 aktivierbar. Diese Objektsperre verhindert, dass unterschiedliche Implementierungsverantwortliche zeitgleich am selben Customizing-/ Workbench-Objekt arbeiten. Die Objektfreigabe erfolgt mit dem PRD-Import.

    >> Weiterführende Informationen zum Thema „Integriertes Qualitäts- und Risikomanagement von Änderungen mit dem SAP Solution Manager 7.2“ erhalten Sie hier. <<

    Der Test dieser Änderungen erfolgt anschließend i.d.R. durch die anfordernde Fachabteilung (s. Abb. 1: QAS). Ein signifikanter Effizienztreiber in dieser Phase des Änderungsworkflows ist die durch den SAP Solution Manager 7.2 integrierte Möglichkeit von Compliance-Prüfungen. In unserem konkreten Beispiel eine automatische Prüfung auf die vorab definierte Funktionstrennung von Implementierungsverantwortlichem / Entwickler und Tester (s. Abb. 3):

     

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungs-Workflow – QAS Highlight

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungs-Workflow – QAS Highlight

     

    Im Rahmen der Testerfolgsfreigabe durch den Tester wird die:

    • Testqualität – und damit die Prozessqualität und –stabilität – durch den Einsatz automatischer Prüfungen auf das Vorhandensein eines (qualifizierten) Testergebnisdokuments weiter verbessert (alternativ auf Ebene Testplan, Testpaket, Testfall oder SAP-Änderung)
    • Effizienz des Änderungsworkflows durch die automatische Freigabe sowie den sich hieran anschließenden automatischen Import des Original-Transportauftrags in das Folgesystem signifikant gesteigert (hier: QAS)

    Die Produktivsetzung dieser Änderungen erfolgt durch die SAP Basis (s. Abb. 1: PRD). Signifikante Effizienztreiber in dieser Phase des Änderungsworkflows sind die durch den SAP Solution Manager 7.2 bereitgestellten automatischen Transport-/ Importmechanismen. Wahlweise auf Basis eines einzuplanenden, periodischen Importjobs oder automatisch/ statusabhängig über den Änderungsworkflow direkt i.S.e. Vorabimports (s. Abb. 4):

     

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungs-Workflow – PRD Highlight

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungsworkflow – PRD Highlight

     

    Weiterhin hervorzuheben ist der vollautomatisierte E-Mail-Workflow im Falle fehlgeschlagener PRD-Importe in Richtung SAP Basis und / oder Implementierungsverantwortliche. Dies auf Ebene des jeweiligen Änderungsdokuments bzw. der diesem Dokument zugewiesenen Transportaufträge - Fehlerprotokoll inklusive. Ein weiterer Effizienztreiber mittels proaktiver, unverzüglicher Information der relevanten Akteure für mehr Prozess- bzw. Systemstabilität.

    Das hohe Integrationspotential des durch den SAP Solution Manager 7.2 angebotenen Änderungsworkflows kann weiter gesteigert werden durch eine nutzenstiftende prozessuale und technische Anbindung von Drittsystemen (s. Abb. 5, z.B. Jira):

     

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungs-Workflow – CPRO INDUSTRY smartConnector

    SAP Solution Manager 7.2 Implementierungsworkflow – CPRO INDUSTRY smartConnector

     

    Das CPRO INDUSTRY smartConnector-Framework bietet hierzu einen generischen Ansatzpunkt. Ziel ist eine maximale SAP-Prozessqualität und –stabilität durch eine effiziente organisatorische, prozessuale und technische Integration der vom Kunden (erfolgreich / nutzenstiftend) eingesetzten IT-Anwendungen entlang eines klar definierten Änderungsworkflows.

    Effizientes Änderungsmanagement: Fazit

    Hohe SAP-Prozessqualität & -stabilität durch ein effizientes Änderungsmanagement, geht das? Ja, das geht! Sogar richtig gut mit dem SAP Solution Manager 7.2 - eine ganzheitliche SAP ALM-Lösung zum effizienten Ändern von SAP-Prozessen.

    >> Sie möchten erfahren, wie die Süwag Energie AG eine hohe Qualität und Stabilität Ihrer SAP-Prozesse mit Hilfe eines effizienten SAP-Änderungsmanagements erzielt? Dann laden Sie sich jetzt die Aufzeichnung von unserem Referenz-Webinar vom 9. Oktober 2020 herunter! Oder erhalten Sie in der Success-Story einen Überblick über das Projekt! <<

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